Prácticas formativas NO REMUNERADAS - Calendario de días de prácticas, cálculo de nómina y costes en Sage 200

Los alumnos que realicen prácticas formativas o prácticas académicas externas incluidas en programas de formación tienen las siguientes caracteristicas:

• Se identifican en la Seguridad con CCC con valor 993 del campo TRL de Empresa.
• La cotización consiste en una cuota fija empresarial por cada día de prácticas formativas por contingencias comunes y por contingencias profesionales, sin que pueda superarse la cuota máxima por contingencias comunes y profesionales que se determine.
• Están excluidos de desempleo, fondo garantía salarial (fogasa) y formación profesional (FP),  así como la cotización y protección por la prestación por incapacidad temporal derivada de contingencias comunes y el Mecanismo de Equidad Intergeneracional MEI.
• Además, a dichas cuotas les resultará de aplicación una reducción del 95% de las cuotas por contingencias comunes.

En la aplicación, para poder gestionar y calcular correctamente los costes, es necesario que tengas tanto el centro de cotización de la empresa como el empleado, correctamente informados. Recuerda que tienes más información detallada aquí.

A continuación te comentamos los pasos que debes seguir para un correcto cálculo de nómina:

PASO 1: Crear el calendario de prácticas no remuneradas

Antes de calcular la nómina y para un correcto cálculo de los costes es necesario que indiques los días de practicas correspondientes a cada mes. Para eso, es necesario que crees el calendario el nuevo calendario Prácticas No remuneradas.

Para crear este nuevo calendario, accede al menú de laboral y en concreto a Calendarios - Prácticas no remuneradas - Asistente de alta.

Marca el check de Todo el año y también la opción de Todas las empresas.

Informa en los límites todas las empresas / empleados pues el programa incluirá únicamente aquellos trabajadores de Empresas o Centros de cotización correspondientes a prácticas formativas no remuneradas PFNR.

Al finalizar el asistente, el programa te mostrará los registros de empleados y calendarios que ha dado de alta.

PASO 2: Informar los días de prácticas no remuneradas

Una vez creado el calendario, para informar cada mes los días de prácticas, accede al menú de laboral y en concreto a Calendarios - Prácticas no remuneradas - Mantenimiento.

Puedes consultar un mes concreto o todo el año marcando la casilla de Todo el año.

Informa los limites de empresa/s y empleado/s que correspondan y finaliza el asistente. El programa te mostrará el calendario.

En la pestaña de Días prácticas verás que te aparecerán marcados en color rojo los días SIN prácticas. Por defecto el programa considera días sin prácticas los domingos y festivos, no obstante, recuerda que puedes y debes modificar el calendario si lo necesitas.

En esta pestaña no se distinguirán los días de prácticas efectivos de los días de prácticas previstos (que son aquellos que coinciden con situaciones especiales de IT por contingencias profesionales, nacimiento y cuidado de menor, riesgo durante el embarazo o durante la lactancia natural).

RECUERDA que en el caso de que tengas informados días de vacaciones en el calendario de la empresa,  los verás reflejados en este calendario, y no se tendrán en cuenta para el cálculo de la nómina considerandose como días sin prácticas.

En la pestaña Todos sólo saldrá información cuando hayas calculado la nómina.

Esta información no se puede modificar, por lo que si algún dato no es correcto, deberás consultar que los días de practicas informados en la pestaña anterior sean correctos, y que si existen IT, éstas estén informadas antes de calcular la nómina.

RECUERDA que también puedes indicar de manera masiva y para todo el año y todas las empresas, los días de practicas en el calendario de días de prácticas. Tienes más información AQUÍ.

PASO 3: Informar incidencias de IT

Si procede, recuerda informar las IT que correspondan al empleado. Para saber más dispones de este artículo PINCHA AQUÍ. 

Las IT que se contemplan para los empleados formativos no remunerados (PFNR) son las siguientes: 

• Situación de incapacidad temporal derivada de contingencias profesionales (accidente o enfermedad profesional): cuya prestación se abonará por la empresa, institución o entidad en la que se desarrollen aquellos, o, en su caso, por el centro de formación responsable de la oferta formativa, mediante pago delegado. Ten en cuenta que los empleados de prácticas formativas no remuneradas no tienen prestación de IT por enfermedad, pero sí que tienen pago delegado en caso de accidente.
• Nacimiento y cuidado del menor, riesgo durante el embarazo y riesgo durante la lactancia natural: cuya prestación se abonará por la entidad gestora o, en su caso, por la mutua colaboradora, mediante pago directo de la misma. 

Es decir, en los empleados PFNR no se contemplan las IT por enfermedad común, por lo que no deberás informarla en el programa.

Las empresas recibirán a través del FIE la información de los partes de baja /alta / confirmación de estos trabajadores. Se deberá remitir el parte de datos económicos a través del fichero FDI y en el caso de IT por accidente de trabajo, se deberá generar el correspondiente fichero a delt@.

PASO 4: Consultar si existen tramos superpuestos por los que no debe existir cotización en la cuenta CCC de prácticas

Antes de calcular, la entidad o el centro formativo puede conocer los días por los que debe cotizar si existen tramos superpuestos en la 
nueva opción +PL, en la funcionalidad de la oficina virtual Consulta de la Situación Actual de estos afiliados. A través del IDC/PL-CCC “DÍAS EFECTIVOS DE COTIZACIÓN” también se pueden consultar los días por los que corresponde cotizar para cada tramo. Se muestra el cálculo automático de la TGSS teniendo en cuenta el número de días comunicados y la inclusión de la situación de alta en CCC con TRL 993 en el ámbito de aplicación de la DA 52 LGSS.

Dispones de este artículo de ayuda sobre como añadir estos periodos para el empleado de PFNR PINCHA AQUÍ.

Dispones de este artículo de ayuda con la información de cálculo de nómina y costes con esta situación PINCHA AQUÍ. 

PASO 5: Cálculo de nómina y costes

Será necesario realizar el cálculo de nómina mensual para poder generar el fichero de afiliación con los días de prácticas, calcular las bases y las cuotas.
Las nóminas de estos trabajadores se mostrarán sin contenido en los apartados de devengos y deducciones, pues no tienen precios ni cuotas de empleado. Únicamente se visualizarán las bases de cotización.

• La base de cotización mensual será el resultado de multiplicar la base mínima de cotización del grupo de cotización 8, por el número de días de prácticas formativas realizadas en el mes.
• El importe máximo que podrán cotizar estos empleados será el correspondiente a la base mínima mensual del grupo de cotización 7.

IMPORTANTE: Si en un mes no se han realizado días de prácticas pero el empleado se ha mantenido en situación de alta, será necesario calcular la nómina del periodo, ya que su no realización debe informarse en el fichero de afiliación. En estos casos, la nómina se mostrará sin bases de cotización. Para saber más sobre como gestionar un empleado sin días de prácticas en el mes dispones de este artículo PINCHA AQUÍ. 

Al listar el resumen de costes SLD, verás que no existen cuotas de empleados, y las cuotas de empresa solo corresponden a Cont.Comunes e IT/IMS.

Acuérdate además que estos empleados tienen derecho a una reducción del 95% sobre las cuotas de Cont.Comunes.

Dentro de Utilidades / Configuración -  Legales - Seguros Sociales - Porcentajes y topes se ha incluido una nueva pestaña de Prácticas no remuneradas con los valores que se utilizarán para el cálculo de estas cuotas de
empresa.
Tomará cada día de prácticas informado en el calendario y lo multiplicará por los valores indicados para el cálculo de cuotas, no pudiendo superar al máximo indicado en los legales:

PASO 6: Envíar comunicación días de prácticas

Una vez calculada la nómina, ya podrás enviar la mecanización de días de prácticas mediante fichero AFI con acción MDP (tienes más información del proceso aquí).

PASO 7: Generar ficheros SILTRA

Recuerda que para los alumnos de prácticas no remuneradas PFNR la cotización se iniciará:

- Mediante la remisión del Fichero de Solicitud de Borrador SLD, de forma general si no existe ninguna persona en situación de IT Accidente (por AT y EP), generando el fichero de solicitud de borrador en los meses que corresponda marzo, junio, septiembre o diciembre.

- Mediante el envío del Fichero de Bases SLD, trimestral seleccionando el mes que corresponda en el proceso, en el ejemplo sería en septiembre,  en el supuesto de que exista alguna persona en situación de IT por AT y EP en ese trimeste, como este ejemplo, incorporando, exclusivamente, el importe correspondiente a la prestación abonada en régimen de pago delegado en situaciones de Incapacidad Temporal causada por accidente de trabajo o enfermedad profesional apareciendo en el fichero de bases del trimestre sólo los tramos de la IT accidente con concepto económico 663  Compensación de IT por Accidentes de trabajo con el importe de la prestación del pago delegado. El resto de alumnos, que NO estuvieran en situación de IT, y que NO se deben enviar en el Fichero de Bases, se calcularán de forma automática sin necesidad de enviar la solicitud de borrador. La solicitud de cálculo de la liquidación debe de realizarse mediante la solicitud de borrador cuando ningún trabajador de  programas de formación de prácticas no remuneradas PFNR de la cuenta de cotización CCC este en situación de IT de AT y EP para iniciar la liquidación L00. 

Para saber más dispones de este artículo PINCHA AQUÍ. 

PASO 8: En caso de discrepanciás de cálculo o no obtener documento borrador DCL para el cálculo de la liquidación de la cuenta CCC prácticas

Deberás volver a consultar los tramos superpuestos y los días de cotización efectiva utilizando las mismas opciones ( opción +PL, en la funcionalidad de la oficina virtual Consulta de la Situación Actual de estos afiliados o a través del IDC/PL-CCC “DÍAS EFECTIVOS DE COTIZACIÓN )  porque pueden haberse producido cambios desde que se consultó la primera vez. 

NOTA: Para saber más sobre sobre los empleados de formación, de prácticas formativas remuneradas PFR y de prácticas formativas no remuneradas PFNR dispones de este listado de artículos PINCHA AQUÍ.