REGULARIZACIÓN ANUAL EN DICIEMBRE – Preguntas más frecuentes

Según recomendaciones de la Agencia Tributaria, en el territorio común, aparte de realizar el cálculo inicial de IRPF en el mes de enero, durante el año hay que ir regularizando el porcentaje de IRPF a los trabajadores (por las variaciones que pueda haber en su base imponible o en la situación familiar o personal).

Cuando llega el final del año, es recomendable realizar también una última regularización, para acabar de ajustar posibles variaciones.

Son muchas las dudas que surgen en torno a este último proceso. Por eso, a continuación, damos respuesta a las principales cuestiones o dudas más habituales respecto a la REGULARIZACIÓN ANUAL EN DICIEMBRE:

En diciembre tenemos las pagas extras además de la nómina mensual, ¿cuándo es más recomendable regularizar el IRPF, antes o después de abonarlas?

En diciembre, por su situación excepcional, puedes regularizar el IRPF antes o después del cálculo. Solo ten en cuenta los consejos que te damos a continuación:

• Si regularizas el IRPF antes de tener calculadas pagas extras y mes normal, el % final que obtengas será aplicable tanto para el cálculo de pagas extras como para el del mes normal
• Si regularizas el IRPF y ya tienes calculadas las pagas extras, el % final que obtengas será aplicable únicamente para el cálculo del mes normal. Es decir, las pagas extras las habrás calculado con el % de IRPF que tenia el empleado en noviembre, y la nomina de diciembre la tendrás que calcular con el nuevo % obtenido.
• Si regularizas el IRPF y ya tienes calculadas tanto las pagas extras como el mes normal, el % final que obtengas será aplicable únicamente para el cálculo del mes normal. Es decir, deberás recalcular la nómina con el nuevo % obtenido en la regularización.
• NO es correcto efectuar la regularización anual en diciembre varias veces. El cálculo se realiza solo una vez (a principios, mediados o finales de mes según tus necesidades).
• Si tienes muchas variables por abonar en diciembre, pero hasta últimos de mes no te van a facilitar ese dato, te aconsejamos esperar a final de mes para regularizar el IRPF con todas esas variables informadas, y de esta manera aplicar el % final definitivo a la nómina del mes normal.
• De no seguir las recomendaciones dadas por Sage, el % final podrá no ser correcto, reteniéndose incorrectamente al trabajador.

En diciembre he abonado atrasos. Al regularizar el IRPF en diciembre, ¿me los tendrá en cuenta? ¿debo recalcular de nuevo los atrasos con el nuevo % obtenido?

Aquellos atrasos que tengan fecha de cobro diciembre, al regularizar el IRPF con la opción de “regularización anual en diciembre” los tendrá en cuenta para el cálculo como base y retenido anterior. En ningún caso debes recalcular de nuevo esos atrasos con el nuevo %.

Tienes más información así como un ejemplo práctico AQUÍ.

En nuestra empresa tenemos las pagas prorrateadas y se abonan junto con la nómina del mes. ¿Cuál es la forma correcta de proceder con el IRPF, regularizamos primero el IRPF y calculamos después la nómina, o a la inversa?

Puedes realizar la regularización de IRPF antes o después del cálculo de nómina.

Solo recuerda que, si tienes muchas variables por abonar en diciembre, te recomendamos que esperes a que las tengas todas informadas en incidencias de empleado para poder regularizar el IRPF.

Mi empleado cobra muchas variables, y a final de año sube mucho el % de IRPF, ¿Cómo lo puedo evitar?

• Además del cálculo inicial en enero y la última regularización en diciembre, realiza regularizaciones de manera frecuente a lo largo del año para ajustar en la medida de lo posible el % de IRPF (por ejemplo, realizando una regularización trimestralmente).
• Si el empleado cobra muchas variables, intenta calcular el % de IRPF inicial en enero teniendo en cuenta estas variables. A nivel de programa, puedes crear conceptos tipo fórmula que intervendrán únicamente sobre el cálculo de IRPF incrementando la base, y por tanto ajustando el % lo máximo posible. Si necesitas más información sobre este punto, revisa los siguientes artículos:
  • • Fórmulas para el cálculo de IRPF: % renta año ACTUAL - Ver detalle FAQ Artículo
    • Fórmulas para el cálculo de IRPF: % renta año ANTERIOR - Ver detalle FAQ Artículo
    • Fórmulas para el cálculo de IRPF: % renta año ANTERIOR CON CUADRE -Ver detalle FAQ Artículo
    • Fórmulas para el cálculo de IRPF: % renta año ANTERIOR SIN CUADRE - Ver detalle FAQ Artículo

Al regularizar el IRPF, hay muchas opciones disponibles que no se para que sirven ni cual es su función (por ejemplo, la opción de “incorporar rendimientos no calculados”).

En esta FAQ tienes detallado tantos los tipos de cálculos disponibles (y en qué momento debes usar cada uno de ellos), como la función y operativa de cada una de las diferentes opciones disponibles.

¿En qué situación debo utilizar la opción de “Agrupar empleados de baja o no procesa..”?

Siempre que tu empleado tenga varios periodos de trabajo anteriores (da igual el motivo) con rendimientos en el ejercicio en el que estás regularizando.

Si el empleado tiene periodos anteriores cesados en otro código de empresa diferente al actual, también podrás agruparlos.

Mi empleado tiene dos periodos de trabajo en el mes de diciembre. ¿Cómo lo hago?

Cuando hayas cesado el periodo anterior y creado el nuevo periodo de trabajo con todos los datos que correspondan, regulariza escogiendo la opción de “regularización anual en diciembre” y recuerda marcar la opción de “agrupar empleados de baja o no procesa”.

Todo lo calculado en el periodo anterior, el programa lo tendrá en cuenta como base y retenido anterior.

Si en diciembre escojo la opción de “regularización de mes diciembre a fin de año”, ¿el cálculo final será correcto?

NO. La opción correcta y la que debes elegir para diciembre es la “regularización anual en diciembre”.

Cuando hago la regularización de IRPF y listo el detalle del cálculo me figura un indicador / tipo 5 en algunos empleados, ¿qué significa?

Significa que el % de IRPF se ha limitado según lo indicado en el Art.87.5 del RIRPF.

Tienes más detalle de lo que significa, así como un ejemplo práctico, AQUÍ si trabajas con Sage 200 o AQUÍ si trabajas con Sage Despachos Connected.

¿Cómo podemos listar un informe con los datos de situación familiar de cada uno de nuestros trabajadores?

Sigue las instrucciones que se detallan en este artículo para poder generar un informe con todos los datos.

¿Qué significan las casillas de PC y CAUSA 11 que se muestra en el resultado del cálculo?

• La casilla de PC se mostrará marcada únicamente si tu empresa pertenece a cualquiera de las 3 provincias del País Vasco y además el empleado/a tiene informada pensión compensatoria en la casilla de "Datos diputación foral" de la pestaña de IRPF de la ficha del empleado.
• La casilla de causa 11 se mostrará marcada únicamente cuando se fuerce manualmente el cálculo de IRPF por la “causa 11 – otras causas” en la situación familiar del empleado/a.

Si ya teníamos realizada la regularización anual en diciembre e incluso teníamos la nómina de diciembre calculada con el nuevo % y posteriormente la empresa nos envía para abonar unos determinados importes en diciembre. ¿los informamos en incidencias y volvemos a regularizar?

Desde Sage, nuestra recomendación es que esperes a realizar la regularización anual en diciembre a que tengas informadas todas las variables. No obstante, si ya habías hecho la regularización y el cálculo, recuerda marcar la opción de “procesar las incidencias de conceptos” al hacer nuevamente la regularización, para que el programa pueda tener en cuenta estas incidencias.

Al tener que repetir el cálculo (no es una operativa aconsejada por Sage), te recomendamos en este caso que compruebes el % final de IRPF con la Agencia Tributaria siguiendo las instrucciones que se indican AQUÍ si trabajas con Sage 200, o AQUÍ si trabajas con Sage Despachos Connected.

Si regularizo en diciembre para todas las empresas, pero no guardo los % IRPF calculados, sino que exporto esa información a un Excel para revisarlo y luego lo vuelvo a calcular y lo guardo, ¿daría algún problema el cálculo?

No, al no guardarlo no hay ningún problema. Solo confirma que no haya variaciones en la base respecto al cálculo anterior.