Al ir a calcular el IRPF a un trabajador, bien sea por alta nueva, al inicio de un nuevo ejercicio o por cese, es necesario escoger la opción correcta para que el % final obtenido sea correcto.

A continuación, te detallamos cada una de las opciones y tipos de cálculos que encontrarás en tu programa, al acceder a la siguiente opción de menú:

• IRPF - Calcular IRPF si trabajas con Sage Despachos Connected
• IRPF - Cálculo porcentaje si trabajas con Sage 200

TIPOS DE CÁLCULOS:

En la aplicación disponemos de las siguientes opciones de cálculo, que te detallamos a continuación:

QUÉ OPCIÓN DE CÁLCULO DEBES ESCOGER PARA UN EMPLEADO NUEVO EN LA EMPRESA CON FECHA DE ALTA FEBRERO O POSTERIOR

Cuando das de alta un nuevo trabajador y su fecha de alta es febrero o posterior, debes proceder a calcular el % IRPF (que posteriormente aplicarás en las nóminas) en función de su base imponible (BI) y de la situación familiar del trabajador.

Estas son las opciones de cálculo que podrás escoger:

• FECHA DE ALTA A FIN DE CONTRATO: Es la opción de cálculo que deberás escoger cuando se trata de un empleado nuevo en la empresa, y cuya fecha de alta sea febrero o posterior. Se calculará el IRPF desde la fecha de alta del empleado, hasta la fecha que haya informado en el campo "Fecha fin contrato" en "Contrato" de la ficha del empleado. El cálculo de la base imponible (BI) se realiza sobre los precios existentes en la ficha del trabajador, teniendo en cuenta la fecha de alta y fin de contrato informada en la ficha.
• FECHA DE ALTA A FIN DE AÑO: Es la opción de cálculo que deberás escoger cuando se trata de un empleado nuevo en la empresa, y cuya fecha de alta sea febrero o posterior. Se calculará el IRPF desde la fecha de alta del empleado hasta fin de año (31/12). El cálculo de la base imponible (BI) se realiza sobre los precios existentes en la ficha del trabajador, teniendo en cuenta la fecha de alta del trabajador hasta fin de año.

RECUERDA además que, al seleccionar cualquiera de estas dos opciones, se activará la casilla % incremento base calculada para que puedas indicar un %. El programa incrementará la BI inicial en ese % que has indicado, y por tanto, el % IRPF se calculará también sobre esa BI final incrementada.

QUÉ OPCIÓN DE CÁLCULO DEBES ESCOGER AL INICIO DE UN NUEVO EJERCICIO Y/O EMPLEADO NUEVO EN LA EMPRESA CON FECHA ALTA EN ENERO

En enero (al inicio del ejercicio) o bien cuando das de alta un nuevo trabajador y su fecha de alta es enero, debes proceder a calcular el % IRPF (que posteriormente aplicarás en las nóminas) en función de su base imponible (BI) y de la situación familiar del trabajador.

Estas son las opciones de cálculo que podrás escoger:

• TODO EL AÑO: Es la opción de cálculo habitual de IRPF que se realiza en enero para todos los trabajadores (tanto de aquellos empleados que ya estaban dados de alta en la empresa, como aquellos que son alta nueva y cuya fecha de alta sea enero). El cálculo de la base imponible se realiza sobre los precios existentes en la ficha del trabajador.
• BASES IMPONIBLES DEL AÑO: está opción también se realiza en enero exclusivamente. A diferencia de la opción de cálculo de "todo el año", al seleccionar esta opción el programa calculará la base imposible (BI) del trabajador teniendo en cuenta las bases IRPF del ejercicio anterior.

RECUERDA además que, al seleccionar cualquiera de estas dos opciones, se activará la casilla % incremento base calculada para que puedas indicar un %. El programa incrementará la BI inicial en ese % que has indicado, y por tanto, el % IRPF se calculará también sobre esa BI final incrementada.

QUÉ OPCIÓN DE CÁLCULO DEBES ESCOGER PARA UN EMPLEADO QUE CAUSA CESE DEFINITIVO EN LA EMPRESA

Si quieres ajustar el % de IRPF en un trabajador que causa cese definitivo en la empresa, esta es la opción de cálculo que deberás escoger:

• REGULARIZACIÓN DESDE MES DE.... (seleccionando el mes del cese del empleado): antes de regularizar el % IRPF, deberás tener calculada la nomina y el finiquito que le correspondan al empleado, ya que necesitamos esos datos para un correcto ajuste del % IRPF. Una vez regularizado el IRPF, y si éste ha variado, vuelve a calcular la nómina + finiquito con el % definitivo.

QUÉ OPCIÓN DE CÁLCULO DEBES ESCOGER PARA REGULARIZAR IMPORTES DESDE FEBRERO HASTA NOVIEMBRE:

Bien sea porque has pagado algún incentivo y/o atrasos, porque has abierto un nuevo periodo al empleado por un cambio salarial, porque exista un cambio en su situación familiar, o bien porque quieres regularizar y ajustar el % IRPF, estas son las opciones de cálculo que deberás escoger:

• REGULARIZACIÓN DE MES.... A FIN DE AÑO: el programa regularizará el % IRPF hasta fin de año (31/12). Deberás indicar el mes de posición que necesites, y el % final obtenido se deberá aplicar a ese mes indicado. Si por ejemplo, seleccionamos el mes de junio, el cálculo de la base imponible será:
  • • De enero a mayo (siempre el mes anterior al mes de posición) la BI es la que consta en los acumulados de IRPF, es decir, coge los datos reales que vienen directamente del cálculo de nóminas y pagas extras. En el caso de que existan atrasos, el programa los tendrá en cuenta siempre y cuando su fecha de cobro esté comprendida entre los meses de enero a mayo.
    • De junio al 31/12: es la base pendiente de calcular. El programa estima esta BI en función de los precios existentes en la ficha del trabajador.
• REGULARIZACIÓN DE MES.... A FIN DE CONTRATO: el programa regularizará el % IRPF hasta la fecha que haya informada en el campo ·Fecha fin contrato" de la ficha del empleado. Deberás indicar el mes de posición que necesites, y el % final obtenido se deberá aplicar a ese mes indicado. Si por ejemplo, seleccionamos el mes de junio, el cálculo de la base imponible será:
  • • De enero a mayo (siempre el mes anterior al mes de posición) la BI es la que consta en los acumulados de IRPF, es decir, coge los datos reales que vienen directamente del cálculo de nóminas y pagas extras. En el caso de que existan atrasos, el programa los tendrá en cuenta siempre y cuando su fecha de cobro esté comprendida entre los meses de enero a mayo.
    • De junio hasta fecha fin contrato: es la base pendiente de calcular. El programa estima esta BI en función de los precios existentes en la ficha del trabajador.

RECUERDA que el % final obtenido, deberá aplicarse única y exclusivamente el mes de posición indicado. Así por ejemplo, no sería correcto regularizar de mes junio a fin de año, y aplicar el % obtenido a la nómina de mayo. Una operativa incorrecta puede dar lugar a descuadres que, al ser regularizados a final de año, puedan incrementar el % obtenido.

QUÉ OPCIÓN DE CÁLCULO DEBES ESCOGER PARA REGULARIZAR IMPORTES A FINAL DE AÑO (DICIEMBRE):

A final de año, en diciembre, es recomendable regularizar el % IRPF a los trabajadores por las variaciones en la base imponible que puedan haber tenido, o por los cambios familiar / personales que hayan existido.

De esta manera podrás ajustar esas posibles variaciones en el porcentaje de IRPF.

Esta es la opción de cálculo que deberás escoger:

• REGULARIZACIÓN ANUAL EN DICIEMBRE: Accede AQUÍ para ver con más detalle esta opción de cálculo.

OTRAS OPCIONES DISPONIBLES:

A continuación, te detallamos otras opciones disponibles en el cálculo de IRPF:

• Incoporar rendimientos no calculados: Esta opción sirve para que la regularización de IRPF tenga en cuenta los datos de acumulados de IRPF modificados manualmente en IRPF - Acumulados IRPF.  
• Calcular según Del. Hacienda destino en empleado desplazado de IRPF: Esta opción sirve para calcular el % de IRPF según la delegación de la empresa de destino a la que están desplazados los empleados.

POR EJEMPLO, si un trabajador está dado de alta en una empresa de Territorio Común pero desplazado a nivel de IRPF a una empresa de Gipuzkoa, deberemos marcar esta opción para que el % de IRPF lo calcule según las normas de la diputación foral de Gipukcoa (empresa a la que está desplazado). Si no marcásemos esta opción, el % de IRPF se calcularía conforme a las normas de Territorio Común (empresa en la que está creado el empleado).

• Procesar las incidencias de conceptos: deberár marcar esta opción si quieres que el programa tenga en cuenta las posibles incidencias de conceptos que puedas tener informadas, y de esta manera poder sumarlas a la B.imponible. Esta opción está pensada para nóminas posteriores que aún no están calculadas pero sí tienen incidencias informadas.
• Procesar las incidencias de Nac. y cuidado del menor: al marcar esta opción, el programa no tendrá en cuenta en el cálculo de la base imponible los días que el empleado esté de maternidad o paternidad, y por tanto la BI se reducirá. Esta opción está pensada para nóminas posteriores que aún no están calculadas pero sí tienen este tipo de IT informada.
• Generar TRAZA: marcando esta opción, podrás ver el detalle del cálculo que hace el programa (de donde coge la base imponible anterior o la calculada...).
• Agrupar empleados por DNI: deberás seleccionar esta opción SIEMPRE que en la empresa existan trabajadores con rendimientos en el ejercicio indicado correspondientes a diferentes periodos de trabajo. De no marcar esta opción, no tendrá en cuenta en la B.Imponible los rendimientos correspondientes a periodos anteriores, y por tanto el % final obtenido no será correcto.

NOTA: Dispones de un listado de artículo relacionados con el cálculo y regularización de IRPF, AQUÍ si trabajas con Sage 200 y AQUÍ si trabajas con Sage Despachos Connected.