Al calcular el IRPF de un trabajador, debes seleccionar la opción adecuada para obtener el porcentaje correcto. Esto se aplica en casos como una nueva alta, el inicio de un nuevo ejercicio o el cese del trabajador. Ten en cuenta que el sistema solo incorpora el algoritmo de cálculo del IRPF vigente en cada ejercicio. Por ello, no realices cálculos de ejercicios anteriores con versiones actuales de la aplicación. Los resultados obtenidos podrían no ser válidos. A continuación, detallamos las opciones y tipos de cálculo disponibles en el programa: - IRPF > Calcular IRPF, si trabajas con Sage Despachos Connected
- IRPF > Cálculo porcentaje, si trabajas con Sage 200
TIPOS DE CÁLCULOS: En la aplicación disponemos de las siguientes opciones de cálculo. Cada opción se usa en una situación concreta, que más adelante te detallaremos: - Fecha de alta a fin de contrato
- Fecha de alta a fin de año
- Todo el año
- Bases imponibles del año anterior
- Regularización de mes a fin de contrato
- Regularización de mes a fin de año
- Regularización desde mes de
- Regularización anual en diciembre
QUÉ OPCIÓN DE CÁLCULO DEBES ESCOGER PARA UN EMPLEADO NUEVO EN LA EMPRESA CON FECHA DE ALTA FEBRERO O POSTERIOR Cuando das de alta un nuevo trabajador con fecha de alta en febrero o posterior, debes calcular el porcentaje de IRPF que aplicarás en sus nóminas. El cálculo se realiza según la base imponible (BI) y la situación familiar del trabajador. Estas son las opciones de cálculo que puedes escoger: -
FECHA DE ALTA A FIN DE CONTRATO: Selecciona esta opción para empleados nuevos en la empresa cuya fecha de alta sea febrero o posterior. También se utiliza para empleados con periodos de trabajo cesados en años anteriores y sin registros en el ejercicio actual. El IRPF se calculará desde la fecha de alta hasta la fecha indicada en el campo Fecha fin contrato. Este campo se encuentra en Contrato, dentro de la ficha del empleado. La base imponible (BI) se calcula según los precios de la ficha y las fechas de alta y fin de contrato. -
FECHA DE ALTA A FIN DE AÑO: Selecciona esta opción para empleados nuevos en la empresa cuya fecha de alta sea febrero o posterior. También se utiliza para empleados con periodos de trabajo cesados en años anteriores y sin registros en el ejercicio actual. El IRPF se calculará desde la fecha de alta del empleado hasta el 31 de diciembre. La base imponible (BI) se calcula según los precios de la ficha, desde la fecha de alta hasta final de año. NOTA: Al seleccionar cualquiera de estas dos opciones, se activará la casilla % incremento base calculada, donde podrás indicar un porcentaje. El programa aplicará este porcentaje sobre la BI inicial, calculada según los precios de la ficha del trabajador. El % IRPF se calculará sobre la BI final, una vez aplicado el incremento indicado. QUÉ OPCIÓN DE CÁLCULO DEBES ESCOGER AL INICIO DE UN NUEVO EJERCICIO Y/O EMPLEADO NUEVO EN LA EMPRESA CON FECHA ALTA EN ENERO En enero, debes calcular el porcentaje de IRPF para todos los trabajadores al inicio del ejercicio. También debes calcularlo para los nuevos trabajadores cuya fecha de alta sea enero. El porcentaje de IRPF se calcula según la base imponible (BI) y la situación familiar del trabajador. Estas son las opciones de cálculo que puedes escoger: - TODO EL AÑO: Es la opción habitual para calcular el IRPF en enero para todos los trabajadores.
Se aplica tanto a trabajadores que ya estaban de alta como a nuevas altas cuya fecha de alta sea enero. La base imponible (BI) se calcula según los precios existentes en la ficha del trabajador. Aunque existan datos calculados, el programa no los tendrá en cuenta. - BASES IMPONIBLES DEL AÑO: Esta opción también se utiliza exclusivamente en enero.
A diferencia de Todo el año, el programa calcula la base imponible (BI) teniendo en cuenta las bases de IRPF del ejercicio anterior. NOTA: Al seleccionar cualquiera de estas dos opciones, se activará la casilla % incremento base calculada, donde podrás indicar un porcentaje. El programa aplicará este porcentaje sobre la BI inicial, calculada según los precios de la ficha del trabajador. El % IRPF se calculará sobre la BI final, una vez aplicado el incremento indicado. QUÉ OPCIÓN DE CÁLCULO DEBES ESCOGER PARA UN EMPLEADO QUE CAUSA CESE DEFINITIVO EN LA EMPRESA Para ajustar el porcentaje de IRPF en un trabajador que causa cese definitivo en la empresa, esta es la opción de cálculo que deberás escoger: - REGULARIZACIÓN DESDE MES DE.... (seleccionando el mes del cese del empleado)
Antes de regularizar el % IRPF, calcula la nómina y el finiquito del empleado con el porcentaje de IRPF que tenga actualmente. Estos datos son necesarios para calcular correctamente el nuevo % IRPF. Una vez regularizado el IRPF, comprueba si el porcentaje ha variado. Si ha cambiado, vuelve a calcular la nómina y el finiquito aplicando el % IRPF definitivo. QUÉ OPCIÓN DE CÁLCULO DEBES ESCOGER PARA REGULARIZAR IMPORTES DESDE FEBRERO HASTA NOVIEMBRE: Puedes necesitar regularizar el % IRPF por el pago de incentivos o atrasos, cambios salariales o cambios en la situación familiar. También puedes regularizarlo para ajustar el porcentaje aplicado al trabajador. En estos casos, puedes escoger las siguientes opciones de cálculo: 1. REGULARIZACIÓN DE MES... A FIN DE AÑO El programa regularizará el % IRPF hasta final de año, es decir, hasta el 31/12. Indica el mes de posición correspondiente. El porcentaje obtenido deberá aplicarse en ese mismo mes. Por ejemplo, si seleccionas junio, la base imponible (BI) se calculará de la siguiente forma: - De enero a mayo: La BI se obtiene de los acumulados de IRPF hasta el mes anterior al mes de posición. Estos acumulados contienen los datos reales procedentes del cálculo de nóminas y pagas extras. Si existen atrasos, se incluirán. Recuerda marcar la casilla "incluir el importe de los atrasos calculados en el mes". - De junio al 31/12: Corresponde a la base pendiente de calcular. El programa estima esta BI según los precios existentes en la ficha del trabajador. 2. REGULARIZACIÓN DE MES... A FIN DE CONTRATO El programa regularizará el % IRPF hasta la fecha fin de contrato informado. Esta fecha debe constar en el campo Fecha fin contrato de la ficha del empleado. Indica el mes de posición correspondiente. El porcentaje obtenido deberá aplicarse en ese mismo mes. Por ejemplo, si seleccionas junio, la base imponible (BI) se calculará de la siguiente forma: - De enero a mayo: La BI se obtiene de los acumulados de IRPF hasta el mes anterior al mes de posición. Estos acumulados contienen los datos reales procedentes del cálculo de nóminas y pagas extras. Si existen atrasos, se incluirán. Recuerda marcar la casilla "incluir el importe de los atrasos calculados en el mes". - De junio hasta la fecha fin de contrato: Corresponde a la base pendiente de calcular. El programa estima esta BI según los precios existentes en la ficha del trabajador. NOTA: El porcentaje obtenido debe aplicarse únicamente al mes de posición indicado. Una operativa incorrecta puede dar lugar a descuadres que, al ser regularizados a final de año, puedan incrementar el % obtenido QUÉ OPCIÓN DE CÁLCULO DEBES ESCOGER PARA REGULARIZAR IMPORTES A FINAL DE AÑO (DICIEMBRE): A final de año, en diciembre, es recomendable regularizar el % IRPF a los trabajadores por las variaciones en la base imponible que pueda haber tenido, o por los cambios familiares / personales que hayan existido. De esta manera podrás ajustar esas posibles variaciones en el porcentaje de IRPF. Esta es la opción de cálculo que deberás escoger: OTRAS OPCIONES DISPONIBLES: A continuación, te detallamos otras opciones que encontrarás disponibles en el cálculo de IRPF: - Incorporar rendimientos no calculados: Esta opción sirve para que la regularización de IRPF tenga en cuenta los datos de acumulados de IRPF modificados manualmente en IRPF - Acumulados IRPF
- Calcular según Del. Hacienda destino en empleado desplazado de IRPF: Esta opción sirve para calcular el % de IRPF según la delegación de la empresa a la que están desplazados los empleados
POR EJEMPLO, si un trabajador está dado de alta en una empresa de Territorio Común pero desplazado a nivel de IRPF a una empresa de Gipuzkoa, deberemos marcar esta opción para que el % de IRPF lo calcule según las normas de la diputación foral de Gipuzkoa (empresa a la que está desplazado). Si no marcásemos esta opción, el % de IRPF se calcularía conforme a las normas de Territorio Común (empresa en la que está creado el empleado) - Incluir el importe de atrasos calculados en el mes: para incluir en el cálculo de IRPF los atrasos abonados en el mismo mes que se está regularizando
- Procesar las incidencias de conceptos: deberás marcar esta opción si quieres que el programa tenga en cuenta las posibles incidencias de conceptos que puedas tener informadas en meses que aún no están calculados, y de esta manera poder sumarlas a la B.Imponible. Esta opción está pensada para nóminas posteriores que aún no están calculadas pero sí tienen incidencias informadas
- Procesar las incidencias de Nac. y cuidado del menor: al marcar esta opción, el programa no tendrá en cuenta en el cálculo de la base imponible los días que el empleado esté de maternidad o paternidad, y por tanto la BI se reducirá. Esta opción está pensada para nóminas posteriores que aún no están calculadas pero sí tienen este tipo de IT informada
- Generar TRAZA: marcando esta opción, podrás ver el detalle del cálculo que hace el programa (de donde coge los datos para el cálculo de la base imponible anterior o la calculada...). RECUERDA que es necesario que dispongas de la licencia correspondiente contratada para poder ver esta opción
- Generar TRAZA EN ZIP: solo se activará esta casilla si previamente has marcado la opción de "generar traza". El programa generará un fichero .ZIP con los detalle del calculo que guardará en la siguiente ruta: ruta de los temporales \ TrazaNomina \ TrazaZip
NOTA: La ruta de temporales la encontrarás dentro del apartado MI CONFIGURACIÓN - DIRECTORIOS en el modulo de INICIO (si trabajas con Sage 200) o en el modulo de CONFIGURACIÓN (si trabajas con Sage Despachos Connected). - Agrupar empleados por DNI: deberás seleccionar esta opción SIEMPRE que existan trabajadores con rendimientos en el ejercicio indicado correspondientes a diferentes periodos de trabajo YA CESADOS. De no marcar esta opción, no tendrá en cuenta en la B. Imponible los rendimientos correspondientes a periodos anteriores, y, por tanto, el % final obtenido no será correcto. Podrás seleccionar agrupar empleados de la propia empresa o de todas las empresas, siempre y cuando estén cesados
PRECAUCIÓN: El programa no agrupa empleados activos en distintas empresas a excepción del modulo de colegios concertados. - Forzar regularización según RDL 9/2025: opción obsoleta correspondiente a un cambio legal del ejercicio 2015
- Forzar regularización según Ley 31/2022: opción obsoleta correspondiente a un cambio legal del ejercicio 2022
- Forzar regularización según RD 142/2024: opción obsoleta correspondiente a un cambio legal del ejercicio 2024
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