Como en cualquier gestión laboral, en los colegios concertados también se tienen que realizar cálculos del % IRPF, tanto el cálculo inicial como las sucesivas regularizaciones. Los tipos de cálculo y las opciones que encontrarás disponibles son las mismas que en cualquier otra empresa (tienes más infomación aquí), pero el procedimiento varía ya que necesitamos que el programa tenga en cuenta las fichas que los trabajadores tienen en activo en ambas empresas (colegio y administración).

Los colegios tienen la obligación de realizar periódicamente los cálculos de regularización que corresponda y realizar un cálculo en conjunto. Los cambios en el % IRPF de los empleados concertados deben comunicarse a la Administración de la CCAA que corresponda.

Por tanto, es responsabilidad del colegio el hecho de realizar los cálculos y comunicarlos a la CCAA.

OPERATIVA A SEGUIR

Desde Laboral, accede al módulo de Colegios concertados, y una vez dentro ve a la opción de menú de IRPF - Calcular % IRPF Consolidado.

RECUERDA que es importante que la situación familiar esté creada en el empleado, tanto en la ficha de la empresa colegio como en la ficha de la empresa administración. En el caso de que en la empresa Administración no estuvieran creadas, deberás realizar una sincronización de las empresas para que se actualicen los datos. Tienes más información aquí. 

Selecciona el tipo de cálculo que corresponda y en la casilla de "agrupar empleados por DNI", selecciona la opción de Colegios concertados - consolidar dos empresas.

A continuación, informa en los límites solo la empresa colegio e incluye a todos los empleados (docentes y PAS).

Seguidamente, en la pantalla de B.I. Variable que te aparece verás todos los empleados y podrás informar bases variables en caso de que sea necesario, como harías con cualquier otra empresa.

En la pestaña CONSOLIDAR de esta misma pantalla, verás que el programa te ha agrupado automáticamente tantos los empleados de la empresa colegio como los empleados de la empresa administración. Distinguirás a los empleados por sus indicativos:

-  M (matriz, que hace referencia al Colegio)

-  C (concertado, que hace referencia a la empresa Administración)

Al finalizar el cálculo, verás que los importes salen repartidos en dos columnas: 

-  B.IMPONIBLE: esta columna reflejará el total calculado para la empresa colegio

-  TOTAL B.I. Incr: esta columna reflejará el total calculado de ambas empresas (colegio + administración).

Si accedemos al detalle para ver el desglose del cálculo, encontrarás los siguientes datos: 

-  La base Variable corresponde al total calculado para la empresa Administración

-  La base Calculada corresponde al total calculado para la empresa Colegio

-  El campo TOTAL B.I. Incre. es la suma de ambas

Los cálculos de deben guardar para que los registros se graben en el detalle de la Situación Familiar del empleado y posteriormente comunicarlo al Concierto para que aplique el mismo % IRPF al empleado.

Cuando grabes el cálculo realizado, te aparecerá el siguiente mensaje:

-  Si respondes que SI, el  % IRPF se guardará tanto en la Situación familiar del empleado como en su ficha, para que el % calculado se aplique a la nómina.

-  Si respondes que NO, el % IRPF se guardará en la Situación familiar del empleado, pero el % calculado solo se actualizará en la ficha de los empleados No docentes.

¿PARA QUE SIRVE ESTA FUNCIONALIDAD?

En los colegios concertados y al regularizar el  % IRPF, si hay cambios éstos se deben comunicar al Departamento que gestiona las nóminas por parte de la Administración, para que ellos también apliquen el % que corresponda.

Estos cambios, la Administración suele aplicarlos al mes siguiente del comunicado (dependiendo de la Comunidad Autónoma). Por lo tanto, y en general, lo más correcto sería responder NO a la pregunta anterior para que los cambios se guarden en la situación familiar del empleado, pero sin modificar el % informado en la ficha.

Al responder NO, la situación que tendrás en el programa es la siguiente:

El  % de la ficha del empleado y el % de su situación familiar son diferentes. De manera que solo cuando la administración haya actualizado el % de retención de IRPF, podrás también actualizarlo en las fichas de los empleados docentes en el programa. 

Para realizar ese proceso, accede al módulo de Colegios concertados, y una vez dentro ve a la opción de menú de IRPF - Actualizar % IRPF Consolidado. 

Selecciona el año / mes en que regularizaste el IRPF pero no lo llegaste a aplicar (en nuestro ejemplo sería abril 2024) y en los límites informa tanto la empresa Colegio como la empresa Administración.

Una vez finalizado el proceso, verás que los % de IRPF de las fichas coinciden con el % de IRPF guardado en la Situación familiar.