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Como sabrás, Sage 50 dispone de un menú Listados donde se pueden obtener diferentes balances en la aplicación y que muestran la información contenida en tu contabilidad registrada en la aplicación.
Asimismo, también pueden obtenerse los Balances de Situación y el de Pérdidas y ganancias, desde el menú Cuentas anuales, y en ocasiones puede que no coincida la información obtenida dado que no recogen la información del mismo modo.
De esta forma pueden ocurrir descuadres o que no coincidan los valores e importes presentados entre el Activo y el Pasivo, etc.
La principal diferencia entre ambas opciones de obtener el balance es el origen de la información, ya que así como desde el menú Listados se obtiene directamente de los asientos, de la contabilidad registrada en Sage 50, desde el menú Cuentas anuales, los balances se presentan tomando la información del diseño de cada uno de ellos, con la estructura, cuentas y contenido que tenga dicho diseño.
EJEMPLO:
Obtienes el Balance de situación desde el menú Listados, donde se muestra la información desglosada a los diferentes niveles que hayas elegido y con un Total Activo y Pasivo según los datos de tu contabilidad. Por ejemplo el total activo que muestra una cantidad:
- Sin embargo, si generas dicho Balance de situación desde el menú de Cuentas Anuales, donde escoges el diseño Abreviado por ejemplo para obtener el balance por pantalla y no coincide con el generado antes, en este caso de ejemplo el Total Activo no es el mismo que el que se presenta en el balance obtenido desde Listados, ya que difiere en 3000 euros.
- Recordando que la información del balance se recoge de forma diferente en cada apartado, y es que desde Cuentas anuales se presenta el balance siempre según el diseño escogido, por lo que en primer lugar será siempre recomendable comenzar por localizar la cuenta o cuentas que se muestran en el balance obtenido desde el menú Listados, pero NO se muestran desde el generado desde Cuentas anuales.
Para realizar las distintas comprobaciones y verificar descuadres, te recomendamos seguir los siguientes pasos:
1. Realiza una revisión de asientos siempre que tengas alguna duda sobre los datos de tu contabilidad. Esta revisión te ayudará a detectar posibles incidencias como asientos descuadrados, apuntes que no tienen cuenta contable, cuentas de IVA o importes de IVA y retención no registrados, etc.
Cómo realizar una revisión de asientos en Sage 50
2. Adicionalmente, puedes realizar una revisión de datos contables, que actualizará la información de los balances, comprobará los niveles de las cuentas y que todos ellos tengan los datos necesarios como la cuenta de situación definida y que ésta exista.
Cómo realizar una revisión de datos contables en Sage 50
3. Si no hay incidencias, o una vez hayan sido corregidas sigue presentándose algún descuadre en los balances, debes comprobar la cuenta que no aparece en el balance generado desde Cuentas anuales y que por tanto, es la que debes añadir en el diseño, personalizando el mismo para que se refleje correctamente.
Ayuda online sobre Diseño de balances
Siguiendo el ejemplo, detectamos que la cuenta 55810000 aparece en el balance de situación obtenido desde el menú Listados, pero desde Cuentas Anuales, seleccionando el balance de situación Abreviado (Base) que es el que incorpora por defecto Sage 50, dicha cuenta no aparece y por tanto deberemos personalizar el balance para hacer que dicha cuenta se refleje en nuestro diseño de balance personalizado.
Cómo personalizar diseños de balances en Sage 50
SUGERENCIA:
Si se trata de un diseño personalizado, recuerda que desde el propio diseño de balance (Archivos - Plan contable - Diseños), puedes acceder al botón superior Opciones y pulsar en la opción Comprobar diseño
Para activar esta opción, debes pulsar el botón Editar del menú superior del diseño.
Esta funcionalidad, revisa la estructura del diseño y muestra las incoherencias encontradas para poderlas corregir, de tal modo que se muestren en pantalla las posibles incidencias que pueda haber en él.
Por ejemplo, que existan nodos con cuentas o fórmulas en blanco y que por tanto, no aparezcan con valores en el balance al obtenerlo con este diseño concreto.
Situándote sobre uno de los registros de esta tabla y pulsando el botón inferior Ver epígrafe, accederás directamente al detalle del Epígrafe al que se refiere el registro, facilitándote así su modificación, si fuese necesario.
También puedes obtener un listado de las incidencias mostradas en esta ventana pulsando el botón Imprimir.
De esta forma, y siguiendo los pasos del enlace anterior, puedes duplicar el diseño Base si no tienes otro personalizado y editarlo, de tal modo que localizando el epígrafe que corresponda, añadas la cuenta al diseño que sea necesaria:
Generar balances con diseños personalizados
Tras ello, puedes dirigirte de nuevo al menú Cuentas anuales para generar el balance de nuevo pero escogiendo el diseño de balance personalizado anteriormente en la pantalla de ejecución del mismo ya sea como Borrador u Oficial:
A partir de ese momento, ya podrás comprobar cómo se muestra la información correctamente en el balance:
Simplemente recuerda que una comprobada la información desde una revisión de asientos y de datos contables, revisadas que todas las cuentas tengan una cuenta de situación asociada y de forma correcta, etc., desde el menú Listados la información de los diferentes Balances se obtiene de tus asientos en contabilidad, pero desde el menú de Cuentas anuales se basará en el diseño de balance escogido y ese es el primer paso para saber si necesitas personalizar un diseño de balance propio o no, según las cuentas utilizadas.
SUGERENCIA:
- Si se trata de algún descuadre relacionado con el Balance de situación, recuerda que siempre debes comprobar en primer lugar que las cuentas a nivel 4 tengan asociada la cuenta de situación correspondiente para poderse mostrar en el balance, independientemente del diseño que selecciones.
- Accede al menú Archivos - Plan Contable - Nivel 4 y selecciona el nivel 4 de esa cuenta para comprobar que tiene asociada la cuenta de situación que le corresponda según su actividad, si tienes dudas consulta con tu asesor contable sobre cuál asociar.
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