CÁLCULO DE IRPF - Tipos de cálculos y opciones disponibles

Al ir a calcular el IRPF a un trabajador, bien sea por alta nueva, al inicio de un nuevo ejercicio o por cese, es necesario escoger la opción correcta para que el % final obtenido sea correcto.

 A continuación, te detallamos cada una de las opciones y tipos de cálculos que encontrarás en tu programa, al acceder a la siguiente opción de menú:

• IRPF - Calcular IRPF si trabajas con Sage Despachos Connected
• IRPF - Cálculo porcentaje si trabajas con Sage 200

• Tipos de cálculos
• Que opción de cálculo debes escoger para un empleado nuevo en la empresa con fecha de alta febrero o posterior
• Que opción de cálculo debes escoger al inicio de un nuevo ejercicio y/o empleado nuevo en la empresa con fecha alta en enero
• Que opción de cálculo debes escoger para un empleado que causa cese definitivo en la empresa
• Que opción escoger para regularizar importes de febrero a noviembre
• Que opción escoger para regularizar importes a final de año (diciembre)
• Otras opciones disponibles

TIPOS DE CÁLCULOS:

En la aplicación disponemos de las siguientes opciones de cálculo, que te detallamos en los siguientes puntos:

QUÉ OPCIÓN DE CÁLCULO DEBES ESCOGER PARA UN EMPLEADO NUEVO EN LA EMPRESA CON FECHA DE ALTA FEBRERO O POSTERIOR

Cuando das de alta un nuevo trabajador y su fecha de alta es febrero o posterior, debes proceder a calcular el % IRPF (que posteriormente aplicarás en las nóminas) en función de su base imponible (BI) y de la situación familiar del trabajador.

Estas son las opciones de cálculo que podrás escoger:

• FECHA DE ALTA A FIN DE CONTRATO: Es la opción de cálculo que deberás escoger cuando se trata de un empleado nuevo en la empresa cuya fecha de alta sea febrero o posterior. También se usa para empleados que existían en la empresa pero tienen periodos de trabajo cesados en años anteriores y, por tanto, no disponen de registros en el ejercicio actual. Se calculará el IRPF desde la fecha de alta del empleado, hasta la fecha que haya informado en el campo "Fecha fin contrato" en "Contrato" de la ficha del empleado. El cálculo de la base imponible (BI) se realiza sobre los precios existentes en la ficha del trabajador, teniendo en cuenta la fecha de alta y fin de contrato informada en la ficha.
• FECHA DE ALTA A FIN DE AÑO: Es la opción de cálculo que deberás escoger cuando se trata de un empleado nuevo en la empresa, y cuya fecha de alta sea febrero o posterior.  También se usa para empleados que existían en la empresa pero tienen periodos de trabajo cesados en años anteriores y, por tanto, no disponen de registros en el ejercicio actual. Se calculará el IRPF desde la fecha de alta del empleado hasta fin de año (31/12). El cálculo de la base imponible (BI) se realiza sobre los precios existentes en la ficha del trabajador, teniendo en cuenta la fecha de alta del trabajador hasta fin de año.

QUÉ OPCIÓN DE CÁLCULO DEBES ESCOGER AL INICIO DE UN NUEVO EJERCICIO Y/O EMPLEADO NUEVO EN LA EMPRESA CON FECHA ALTA EN ENERO

En enero (al inicio del ejercicio) o bien cuando das de alta un nuevo trabajador y su fecha de alta es enero, debes proceder a calcular el % IRPF (que posteriormente aplicarás en las nóminas) en función de su base imponible (BI) y de la situación familiar del trabajador.

Estas son las opciones de cálculo que podrás escoger:

• TODO EL AÑO: Es la opción de cálculo habitual de IRPF que se realiza en enero para todos los trabajadores (tanto de aquellos empleados que ya estaban dados de alta en la empresa, como aquellos que son alta nueva y cuya fecha de alta sea enero). El cálculo de la base imponible se realiza sobre los precios existentes en la ficha del trabajador. Aunque existan datos calculados, NO los tendrá en cuenta. 
• BASES IMPONIBLES DEL AÑO: está opción también se realiza en enero exclusivamente. A diferencia de la opción de cálculo de "todo el año", al seleccionar esta opción el programa calculará la base imposible (BI) del trabajador teniendo en cuenta las bases IRPF del ejercicio anterior.

QUÉ OPCIÓN DE CÁLCULO DEBES ESCOGER PARA UN EMPLEADO QUE CAUSA CESE DEFINITIVO EN LA EMPRESA

Si quieres ajustar el % de IRPF en un trabajador que causa cese definitivo en la empresa, esta es la opción de cálculo que deberás escoger:

• REGULARIZACIÓN DESDE MES DE.... (seleccionando el mes del cese del empleado):

QUÉ OPCIÓN DE CÁLCULO DEBES ESCOGER PARA REGULARIZAR IMPORTES DESDE FEBRERO HASTA NOVIEMBRE:

Bien sea porque has pagado algún incentivo y/o atrasos, porque has abierto un nuevo periodo al empleado por un cambio salarial, porque exista un cambio en su situación familiar, o bien porque quieres regularizar y ajustar el % IRPF, estas son las opciones de cálculo que deberás escoger:

• REGULARIZACIÓN DE MES.... A FIN DE AÑO: el programa regularizará el % IRPF hasta fin de año (31/12). Deberás indicar el mes de posición que necesites, y el % final obtenido se deberá aplicar a ese mes indicado. Si por ejemplo, seleccionamos el mes de junio, el cálculo de la base imponible será:
  • • De enero a mayo (siempre el mes anterior al mes de posición) la BI es la que consta en los acumulados de IRPF, es decir, coge los datos reales que vienen directamente del cálculo de nóminas y pagas extras. En el caso de que existan atrasos, el programa los tendrá en cuenta siempre y cuando su fecha de cobro esté comprendida entre los meses de enero a mayo.
    • De junio al 31/12: es la base pendiente de calcular. El programa estima esta BI en función de los precios existentes en la ficha del trabajador.
• REGULARIZACIÓN DE MES.... A FIN DE CONTRATO: el programa regularizará el % IRPF hasta la fecha que haya informada en el campo "Fecha fin contrato" de la ficha del empleado. Deberás indicar el mes de posición que necesites, y el % final obtenido se deberá aplicar a ese mes indicado. Si por ejemplo, seleccionamos el mes de junio, el cálculo de la base imponible será:
  • • De enero a mayo (siempre el mes anterior al mes de posición) la BI es la que consta en los acumulados de IRPF, es decir, coge los datos reales que vienen directamente del cálculo de nóminas y pagas extras. En el caso de que existan atrasos, el programa los tendrá en cuenta siempre y cuando su fecha de cobro esté comprendida entre los meses de enero a mayo.
    • De junio hasta fecha fin contrato: es la base pendiente de calcular. El programa estima esta BI en función de los precios existentes en la ficha del trabajador.

RECUERDA que el % final obtenido, deberá aplicarse única y exclusivamente el mes de posición indicado. Así por ejemplo, no sería correcto regularizar de mes junio a fin de año, y aplicar el % obtenido a la nómina de mayo o de julio.

QUÉ OPCIÓN DE CÁLCULO DEBES ESCOGER PARA REGULARIZAR IMPORTES A FINAL DE AÑO (DICIEMBRE):

A final de año, en diciembre, es recomendable regularizar el % IRPF a los trabajadores por las variaciones en la base imponible que puedan haber tenido, o por los cambios familiar / personales que hayan existido.

De esta manera podrás ajustar esas posibles variaciones en el porcentaje de IRPF.

Esta es la opción de cálculo que deberás escoger:

• REGULARIZACIÓN ANUAL EN DICIEMBRE: Accede AQUÍ para ver con más detalle esta opción de cálculo.

OTRAS OPCIONES DISPONIBLES:

A continuación, te detallamos otras opciones que encontrarás disponibles en el cálculo de IRPF:

• Incorporar rendimientos no calculados: Esta opción sirve para que la regularización de IRPF tenga en cuenta los datos de acumulados de IRPF modificados manualmente en IRPF - Acumulados IRPF.  
• Calcular según Del. Hacienda destino en empleado desplazado de IRPF: Esta opción sirve para calcular el % de IRPF según la delegación de la empresa a la que están desplazados los empleados.

POR EJEMPLO, si un trabajador está dado de alta en una empresa de Territorio Común pero desplazado a nivel de IRPF a una empresa de Gipuzkoa, deberemos marcar esta opción para que el % de IRPF lo calcule según las normas de la diputación foral de Gipukcoa (empresa a la que está desplazado). Si no marcásemos esta opción, el % de IRPF se calcularía conforme a las normas de Territorio Común (empresa en la que está creado el empleado).

• Procesar las incidencias de conceptos: deberás marcar esta opción si quieres que el programa tenga en cuenta las posibles incidencias de conceptos que puedas tener informadas en meses que aún no están calculados, y de esta manera poder sumarlas a la B.Imponible. Esta opción está pensada para nóminas posteriores que aún no están calculadas pero sí tienen incidencias informadas.

•  Procesar las incidencias de Nac. y cuidado del menor: al marcar esta opción, el programa no tendrá en cuenta en el cálculo de la base imponible los días que el empleado esté de maternidad o paternidad, y por tanto la BI se reducirá. Esta opción está pensada para nóminas posteriores que aún no están calculadas pero sí tienen este tipo de IT informada.

•  Generar TRAZA: marcando esta opción, podrás ver el detalle del cálculo que hace el programa (de donde coge los datos para el cálculo de la base imponible anterior o la calculada...). RECUERDA que es necesario que dispongas de la licencia correspondiente contratada para poder ver esta opción. 
• Generar TRAZA EN ZIP: solo se activará esta casilla si previamente has marcado la opción de "generar traza". El programa generará un fichero .ZIP con los detalle del calculo que guardará en la siguiente ruta: ruta temporales \ TrazaNomina \ TrazaZip

•  Agrupar empleados por DNI: deberás seleccionar esta opción SIEMPRE que existan trabajadores con rendimientos en el ejercicio indicado correspondientes a diferentes periodos de trabajo YA CESADOS. De no marcar esta opción, no tendrá en cuenta en la B. Imponible los rendimientos correspondientes a periodos anteriores, y por tanto el % final obtenido no será correcto . Podrás seleccionar agrupar empleados de la propia empresa o de todas las empresas, siempre y cuando estén cesados.

•  Forzar regularización según RDL 9/2025: opción obsoleta correspondiente a un cambio legal del ejercicio 2015
•  Forzar regularización según Ley 31/2022: opción obsoleta correspondiente a un cambio legal del ejercicio 2022
•  Forzar regularización según RD 142/2024: opción obsoleta correspondiente a un cambio legal del ejercicio 2024

FAQS LABORAL Cálculo y regularización IRPF SAGE 200

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