Cómo regularizar el porcentaje de IRPF en Sage Despachos Connected

A lo largo del año es recomendable ir regularizando el porcentaje de IRPF a los empleados, sobre todo en el caso de empleados que cobran importes variables a lo largo del año o tienen alguna variación en su situación familiar. Si no hay cambios, es habitual en las empresas regularizar cada trimestre.

Para regularizar el porcentaje de IRPF de los empleados, accede a la opción de menú de IRPF - Cálcular IRPF.

Deberás seleccionar una de las dos opciones que se indican a continuación:

• Regularización de mes…. a fin de contrato: es la opción de calculo que deberás escoger cuando quieras regularizar el % IRPF entre los meses de febrero a noviembre. Se regularizará el IRPF hasta la fecha que haya informada en el campo "Fecha fin contrato" de la ficha del empleado. Si por ejemplo, seleccionamos el mes de junio, el cálculo de la base imponible será:

De enero a mayo (siempre el mes anterior al mes de posición) la base imponible (BI) es la que consta en los acumulados de IRPF, es decir, coge los datos reales que vienen directamente del cálculo de nominas y pagas extras. En el caso de que existan atrasos, el programa los tendrá en cuenta siempre y cuando su fecha de cobro esté comprendida entre los meses de enero a mayo.

De junio hasta fecha fin contrato: es la base pendiente de calcular. El programa estima esta BI en función de los precios existentes en la ficha del trabajador.

• Regularización de mes… a fin año: es la opción de calculo que deberás escoger cuando quieras regularizar el % IRPF entre los meses de febrero a noviembre. Se regularizará el IRPF hasta fin de año (31/12). Si por ejemplo, seleccionamos el mes de junio, el cálculo de la base imponible será:

De enero a mayo (siempre el mes anterior al mes de posición) la BI es la que consta en los acumulados de IRPF, es decir, coge los datos reales que vienen directamente del cálculo de nominas y pagas extras. En el caso de que existan atrasos, el programa los tendrá en cuenta siempre y cuando su fecha de cobro esté comprendida entre los meses de enero a mayo.

De junio al 31/12: es la base pendiente de calcular. El programa estima esta BI en función de los precios existentes en la ficha del trabajador.

Informa en el campo "Mes", el mes a partir del cual empezarás a aplicar el porcentaje resultante. Ten en cuenta que el % final obtenido, deberá aplicarse única y exclusivamente al mes de posición indicado. Asi, por ejemplo, no sería correcto regularizar de mes junio a fin de año, y aplicar el % obtenido a la nómina de mayo o julio. Una operativa incorrecta puede dar lugar a descuadres que al ser regularizados a final de año, puedan incrementar el % obtenido.

Recuerda activar la casilla de "Agrupar empleado por DNI" que encontrarás en la parte inferior de la pantalla, cuando existan trabajadores con rendimientos en el ejercicio indicado correspondientes a diferentes periodos de trabajo YA CESADOS. De no marcar esta opción, no tendrá en cuenta en la B. Imponible los rendimientos correspondientes a periodos anteriores, y por tanto el % final obtenido no será correcto . Podrás seleccionar agrupar empleados de la propia empresa o de todas las empresas, siempre y cuando estén cesados.

El indicador Incoporar rendimientos no calculados sirve para que la regularización de IRPF tenga en cuenta los datos de acumulados de IRPF modificados manualmente en IRPF - Acumulados de IRPF.  

Una vez seleccionada la opción que corresponda, a continuación indica las empresas / empleados a los que vas a regularizar el % IRPF, y pulsa en el botón "Finalizar".

Te aparecerá la siguiente pantalla donde en la pestaña de B.I.Varible podrás informar, si quieres, un importe de Base Imponible Variable, que en principio está previsto que cobre el empleado pero no consta en precios, y que se sumará a la base imponible calculada.

En esta misma pantalla encontrarás la pestaña de "Juntar por DNI" donde podrás ver los periodos de trabajo anteriores del empleado con registros en el ejercicio actual. 

RECUERDA que deben estar cesados, el programa no agrupa varias fichas en activo, en el caso de un empleado pluriempleado.

Tras pulsar en "Aceptar" la aplicación realizará la regularización de IRPF de los trabajadores seleccionados y tras el proceso nos mostrará el nuevo porcentaje calculado de IRPF en la columna "% Calculado", así como la nueva base imponible total calculada.

Si seleccionas el trabajador y pulsas sobre el botón de "Detalle", podrás ver el detalle del calculo:

• La base imponible calculada en el campo "Calculada" (Base imponible pendiente de cobrar).
• La base imponible anterior (base ya calculada en nómina y grabada en IRPF - Acumulados IRPF de los meses anteriores).
• Los gastos de seguridad social en el campo "Descuento seguridad social".
• El nuevo porcentaje de retención resultado de la regularización de IRPF en el campo "Porcentaje a grabar".

Finalmente, pulsa en el botón "Guardar" para aplicar y guardar dicho porcentaje en la ficha del empleado y por tanto en el cálculo de la nómina. Que se guarde o no el nuevo % en el empleado dependerá de lo que tengas informado en su ficha, en el apartado "IRPF" y en el campo "Tipo % de renta".

• Si tienes indicado "modificación manual", no se aplicará este nuevo % al trabajador.
• Si tienes indicado "solo se modifica si es superior", solo se aplicará el nuevo % siempre y cuando el % calculado sea superior al informado actualmente en la ficha del empleado.

CASO PRÁCTICO

• Empleado con contrato indefinido, a tiempo completo, situación familiar 3 sin hijos ni ascendientes a su cargo.
• En enero 2026 se le calculó el % IRPF inicial, dando como resultado una base imponible anual de 19261,08€ y un 7,55% de IRPF. RECUERDA que en enero, la base imponible se calcula sobre lo que el empleado tiene en precios.
• Posteriormente, en mayo de 2026 se le pagan en nómina unos incentivos extras de 1500€ que no se habían tenido en cuenta a principios de año, pues no es un importe que conste en precios.
• Se procede a regularizar el % IRPF en junio.
• La opción que escogeremos en nuestro caso es la de "regularización de mes a fin de año", indicando el mes de junio como mes de posición.

Al finalizar el cálculo, el programa arroja los siguientes resultados:

• VARIABLE: es la base que se informa manualmente al hacer el calculo de IRPF. En nuestro caso es 0 ya no hemos indicado nada.
• ANTERIOR: Es la base imponible anterior, es decir, lo que ya está calculado y grabado en ACUMULADOS DE IRPF. Al haber indicado como mes de posición JUNIO, la base anterior es todo lo calculado de MES + PAGAS de enero a mayo de 2026. En el caso de que existan ATRASOS y su fecha de cobro esté comprendida entre enero-mayo de 2026, también se tendrán en cuenta en esta base anterior.
• CALCULADA: es la base pendiente de calcular, que en nuestro caso es la base de junio a diciembre 2026. El programa hace una estimación de lo que queda pendiente de calcular, en base a los precios que tiene actualmente el empleado.
• RETENIDO IRPF ANTERIOR: Retenido ya aplicado en nominas anteriores (MES + PAGAS) de enero a mayo 2026. En el caso de que existan ATRASOS y su fecha de cobro esté comprendida entre enero-mayo de 2026, también se tendrán en cuenta este retenido anterior.
• DESCUENTO SEGURIDAD SOCIAL: por un lado se tienen en cuentan los descuentos SS ya aplicados en los procesos de MES + ATRASOS con fecha de cobro entre enero y mayo 2026. Y por otro lado, se tiene en cuenta los descuentos de SS de las nominas estimadas de junio a diciembre 2026.

La base imponible calculada actualmente es de 20761,08€, pasando el empleado de un 7.55% calculado en enero 2026 al 12,29% calculado en junio 2026.

Al grabar este cálculo, se deberán calcular las nominas de junio 2026 y posteriores con el nuevo % IRPF.