Cómo encontrar un descuadre en el modelo 190 en Sage 200

Si al generar el modelo 190 compruebas que la suma de total de base o percepciones de una clave no cuadra con los datos acumulados en IRPF - Acumulados de IRPF o con los modelos 111, a través de la opción de IRPF - Guía cuadre 190/111 podrás visualizar en que perceptor o perceptores tienes el descuadre.

Por tanto, los pasos que te recomendamos seguir son los siguientes: 

1. Acceder a la opción de menú de guía cuadre 190/111 para ver en qué empleado tienes la diferencia. Para más información sobre esta herramienta, te recomiendo que revises este artículo: Cómo cuadrar los datos del 110/111 con 190 a través de la guía cuadre.
2. Revisar que los importes informados en Acumulados de IRPF sean los correctos, así como su desglose (subclave). correspondiente.
3. Por último, puedes listar un resumen de nóminas desde Procesos / Cálculo - Proceso mensual / Imprimir recibos y resúmenes donde podrás comprobar que el calculo de nómina realizado (base y retenido de IRPF) corresponde con el importe actual de acumulados de IRPF, descartando de esa manera cualquier recálculo /modificación manual del registro. 

 NOTA: Este informe se lista mes a mes, y podrás visualizar en Excel los datos totales por empresa o desglosados por empleado  

Vamos a ver algunas situaciones por las que se pueden dar estas diferencias y no cuadren datos.

• Caso práctico 1 - Empleado con clave A de IRPF pero sin subclave de IRPF informada.
• Caso práctico 2 - Empleado con clave A de IRPF e importe distinto en ACUMULADOS DE IRPF y DESGLOSE
• RESUMEN de algunas situaciones que pueden dar lugar a diferencias

CASO PRÁCTICO 1 - EMPLEADO CON CLAVE A DE IRPF SIN SUBCLAVE DE IRPF

Vamos a ver en este ejemplo, el caso de un empleado que al acumular el modelo 190, vemos una clave A asociada a el pero sin descripción y por tanto, sin subclave. 

Para resolverlo, entramos en IRPF - Guía cuadre 190-111, en la segunda pestaña que se llama Cuadre190-111/110.

Selecciona la empresa, el ejercicio y pincha en Acumular.

Tras acumular, veremos en la parte inferior de la pantalla tres totales:

• TOTAL LIQUIDACIONES 111/110: es el importe de los modelos 111/110 presentados, grabados en la aplicación.
• TOTAL ACUMULADOS IRPF: es el importe que consta actualmente en IRPF / ACUMULADOS DE IRPF, esa información proviene del cálculo de la nómina, pero también se puede modificar manualmente. En el caso de claves G de profesionales pueden venir de un traspaso de la aplicación de Contabilidad.
• TOTAL ACUMULADOS 190: son los importes que se van a presentar en el 190. Si el modelo ya está acumulado, aquí se refleja ese importe. Si los datos del modelo 190 se han modificado manualmente, también se reflejará aquí el importe modificado en el propio modelo.

En nuestro ejemplo, vemos que tenemos un importe distinto en la última columna de Total acumulados 190. La columna de Total liquidaciones y Total acumulados nos coinciden.

Pincharemos en VER SOLO DIFERENCIAS para visualizar los empleados con descuadre.

El empleado 1 y el 2, nos aparecen en color rojo, quiere decir que tienen alguna diferencia y vemos que aquí nos vuelve a mostrar los 3 totales que hemos comentado antes (111, acumulados y 190), y que el importe que nos descuadraría sería el del 190.

Si nos fijamos en el empleado 1, podemos hacer doble clic encima de sus datos o pinchar en el botón inferior que pone Mant.acum. IRPF

Nos mostrará la pantalla de acumulados de ese empleado a modo consulta, no podremos tocar importes, pero por ejemplo, aquí ya vemos que el mes de noviembre, aparece en un color distinto. Nos colocamos encima de ese mes de Noviembre y pinchamos en el icono superior   o en el menú Relaciones-Desglose

Y como podemos ver, en ese mes no hay desglose, aquí debería aparecer el concepto 797, con el importe correcto. Para ello, tendremos que salir de la opción de Guía cuadre 111/190   y entrar en IRPF-Acumulados de IRPF, para corregir el dato.

Por último, hay que volver a realizar el modelo 190, desbloquear la liquidación, eliminarla y volver a acumularla.

 PRECAUCIÓN: Para el modelo 190, el programa recoge la información de la pantalla de IRPF-ACUMULADOS IRPF, en concreto de la de Relaciones-Desglose y todas las claves A, deben aparecer con desglose. Pero si tienes un número elevado de empleados afectados por esta casuística, o no sabes en que mes/meses tienes la incidencia, la opción más rápida y ágil es reasignar de forma masiva la subclave A de IRPF. Para ello, accede a Utilidades/ Maestros - Procesos temporales - Reasignar subclaves 190 e indica la empresa a procesar. 

RECUERDA que en el modelo 190, si una clave A no tiene desglose la veremos así:

Lo puedes ver dentro de la liquidación de 190, entrando en Procesos -desglose perceptores y a continuación pinchando en el icono de la lista.

CASO PRÁCTICO 2 - EMPLEADO CON CLAVE A DE IRPF E IMPORTE DISTINTO EN ACUMULADOS IRPF Y DESGLOSE

Otra situación que nos podemos encontrar y que provoca descuadre en el modelo 190, es que se fuerce el importe de la retención de IRPF desde el cálculo por pantalla de la nomina. Esto provoca que en la guía cuadre del 190/111 lo veamos así, con importes distintos en la liquidación del 190 respecto de los acumulados de IRPF, ya que como hemos comentado para el 190 coge la información del desglose de perceptores.

y al acceder a Ver sólo diferencias:

Nos indica que el empleado 3 tiene importe distinto de retención en el modelo 190 (que hemos dicho que recoge los datos del desglose) con respecto a los acumulados y modelo 111.

Para corregirlo tendríamos que acceder a IRPF - acumulados de IRPF y revisar la información tenida en el desglose y corregirlo manualmente. Pero, ¿Cuál es el motivo de dicho descuadre? como hemos comentado anteriormente, que se haya podido forzar el retenido de IRPF de la nomina. 

Por ejemplo, modifico el importe de la retención de IRPF en la nómina de octubre'25 a 20 euros.

Al terminar de calcular la nómina y cerrar el asistente de cálculo, nos aparecerá el siguiente mensaje: 

Al acceder a IRPF - Acumulados de IRPF, verás realmente la base y el retenido que se ha forzado desde la nómina, pero debes entrar a Relaciones / Desglose para modificar el retenido (pues aquí se mantiene el dato original del primer cálculo) y cambiarlo por el importe que hayas forzado. En la imagen aparecen los 20 euros forzados en la nómina, pero en el desglose sigo viendo las 41 iniciales, hay que modificarlo.

Una vez corregido el dato, deberás eliminar el modelo 190 y volver a acumularlo.

RESUMEN de algunas situaciones que pueden dar lugar a diferencias

• Todas las percepciones incluso la clave A, debe aparecer con subclaves de IRPF en el modelo 190, ya que cuando acumulamos la liquidación del 190, el programa recoge la información de la pantalla de IRPF-Acumulados de IRPF
• Se puede dar la situación que hayas modificado manualmente importes en IRPF - Acumulados de IRPF, pero no se hayan realizado esas modificaciones también en IRPF - Desglose de perceptores.
• Otra situación puede ser que desde el cálculo de nómina se haya forzado el importe de la retención de IRPF. Si forzamos desde nómina la retención de IRPF después tienes que acceder a IRPF - Acumulados de IRPF, donde si verás la base y el retenido que se ha forzado desde nómina, pero debes entrar a Relaciones / Desglose para modificar el retenido ( aquí se mantiene el del primer cálculo) y cambiarlo por importe forzado.
• Confirma también que no tengas acumulado el modelo 190 con importes forzados manualmente, ya que entonces tendrá en cuenta estos datos.

Una vez que el desglose (o el dato que corresponda) haya sido modificado, ya puedes acceder de nuevo al modelo 190.

Debes desbloquear la liquidación, eliminarla y acumular de nuevo para que acumule las modificaciones efectuadas en IRPF/ Acumulados IRPF / Desglose.