Presentación del Depósito de Cuentas Anuales con Sage 50

Las cuentas anuales de las empresas, están formadas por los siguientes documentos:

• Balance
• Cuenta de pérdidas y ganancias
• Estado de cambios en el patrimonio neto
• El estado de flujos de efectivo
• La memoria

La elaboración de estos documentos supone una gran complejidad y un elevado nivel técnico de las personas que los preparan, por lo que para las Pymes, existen unos modelos de cuentas anuales más sencillos.

Las empresas que no tengan que someterse a auditoría obligatoria, es decir, las que durante dos ejercicios consecutivos reúnan a la fecha del cierre de su ejercicio 2 de los 3 requisitos siguientes:

• Activo menor de 2.850.000 €
• Importe neto de la cifra de negocios inferior a 5.700.000 €
• Número medio de trabajadores empleados menor o igual a 50.

Estas empresas pueden optar por presentar unas cuentas anuales más simples que contienen el balance abreviado, la cuenta de pérdidas y ganancias abreviada y la memoria abreviada.

Igualmente, estas empresas pueden optar por aplicar el Plan General de Contabilidad de PYMES y formular sus cuentas anuales con los modelos de dicho plan que son esencialmente los anteriores. En cualquier caso, como se detalla a continuación, se han actualizado los códigos de depósito en las distintas tipologías de Plan y se deberán presentar los documentos correspondientes dependiendo del plan sobre el que presentes las cuentas.

Diseño de Balances

Sage 50 incorpora los campos con los códigos oficiales para cada uno de los epígrafes de los balances para su correcta presentación en el depósito de cuentas en los diseños de balances base de cuentas anuales. Asimismo en las notas de memoria, relativas a las memorias que se dan por defecto en la aplicación.

Se podrá acceder al diseño de los balances desde Archivo - Plan Contable - Diseños

Accediendo al diseño del balance de situación proporcionado por defecto por Sage 50, podremos visualizar el "Código de Depósito" para cada epígrafe:

Se actualizan también para estos diseños las notas de la memoria relativas a las memorias que se dan por defecto en Sage 50.

Del mismo modo, para los diseños del balance de pérdidas y ganancias incluidos en la aplicación, se añaden los valores del campo "Código de Depósito" para visualizar el código oficial para cada uno de los epígrafes del balance.

De la misma forma, encontraremos los campos "Código de depósito" en el diseño de estado de cambios en el patrimonio neto (ECPN), tanto en el apartado A - Estado de ingresos y gastos reconocidos como en el B - Estado total de cambios y del Estado de flujo de efectivo (EFE).

 NOTA: Todos estos diseños base no se pueden editar ni eliminar puesto que es necesario utilizarlos para la presentación del depósito de cuentas, pero siempre podrás duplicarlos para personalizarlos si lo necesitas, pero recuerda prestar atención a este tipo de datos necesarios para el depósito e impuesto de sociedades. 

Memoria

Los documentos de memoria incluidos con Sage 50 se encuentran actualizados según la última actualización legal vigente y se almacenan en la carpeta reports del servidor (Sage50cserv\reports), incluyéndose la memoria Normal, Abreviada y Pyme.

Por otro lado, será necesario comprobar la información fiscal de la empresa, que se encuentra unificada en la pestaña "Datos fiscales" del mantenimiento de empresa, en las pestañas Identificación/Actividad y Dirección/Presentador.

Aquí deberás cumplimentar los datos tanto para el depósito de cuentas como para el resto de modelos fiscales, así como para el Impuesto de Sociedades, etc.

 NOTA: En el caso de presentar el depósito de cuentas en territorio Canarias, se deberán cumplimentar los datos en Datos Fiscales\Dirección Presentador territorio CA y Representante territorio CA si corresponde. 

Depósito de cuentas

Una vez comprobado lo anterior, para poder acceder a la presentación del depósito de cuentas anuales, deberás dirigirte al módulo de Contabilidad, dentro del menú Cuentas anuales donde encontrarás la opción correspondiente "Depósito de cuentas":

Al acceder a la opción, se abrirá una nueva pantalla con distintas pestañas que permiten guardar toda la información relativa a la empresa para su presentación en el depósito de cuentas.

Cabecera del Depósito de cuentas

En primer lugar, tendremos los datos comunes de la cabecera de la pantalla donde se podrá visualizar el texto informativo de la presentación a preparar indicando el año del ejercicio, así como si se trata de una presentación de territorio Canarias, el check correspondiente a seleccionar para cargar los datos fiscales y de memoria correctos a partir de la configuración de modelos para dicho territorio.

Editando podremos indicar un nombre para identificar la presentación del depósito de cuentas. Sage 50 te mostrará la ruta de la versión más reciente instalada del programa D2 que deberás tener instalado de forma manual en el equipo para seleccionar la ruta de instalación correspondiente, así como la ruta de generación del depósito para que sea en ella donde se guarden los datos una vez generado.

En los campos de fecha inicio se mostrará por defecto la fecha de inicio del ejercicio activo, así como la fecha final del ejercicio que podrá modificarse si la empresa cesa su actividad por ejemplo, en una fecha anterior a la definida como fin de ejercicio en el mantenimiento de empresa.

Podremos seleccionar la casilla del ejercicio anterior si existe, no siendo un campo obligatorio y pudiendo dejarlo vacío, así como seleccionar el Tipo de informe entre Normal, Abreviado y PYME. Cambiando de un tipo a otro, Sage 50 comprobará si existe la información guardada o generada del balance de situación y pérdidas y ganancias, si existe te avisará para volver a generar dichos balances.

El campo Huella digital, se completará automáticamente al calcular la huella digital con el botón superior de la barra de botones una vez cumplimentada la presentación.

Se visualizará el Estado de la presentación en todo momento entre los detallados a continuación en función de los pasos realizados en Sage 50:

• Pendiente, en color naranja, aparece al acceder por primera vez a la pantalla de la presentación, no habiendo generado ni la huella ni los ficheros de depósito.
• Validado con incidencias, en color rojo, se mostrará de este modo si se ha intentado validar el depósito y si se encuentran incidencias obligatorias pendientes de corregir.
• Validado, en color azul, se visualizará de este modo si se ha validado el depósito y no se encuentran incidencias obligatorias pendientes de corregir. En este estado, si intentas modificar algún dato del depósito, Sage 50 te mostrará un mensaje para confirmar la modificación.
• Generada huella, se muestra en color morado en el momento de haber generado correctamente la huella digital, por lo que se podrá visualizar la información pero no modificar ningún dato a excepción de determinados apartados como el nombre del depósito, las rutas del D2 o de la generación y la importación, eliminación y exportación de ficheros en el apartado Datos de instancia / Importación de documentos.
• Generado, mostrado en color verde indica que se han generado los ficheros de presentación a las cuentas anuales, pudiendo visualizarse la información pero no se podrá modificar ningún dato a excepción de los detallados en el apartado anterior, salvo que si necesitamos realizar algún otro cambio, se utilice el botón "C. Estado" de la barra superior para cambiar el estado a pendiente.

Pestañas contenido del Depósito

La pantalla de Depósito de cuentas se divide en la cabecera ya comentada y en varias pestañas donde se muestra información relativa al contenido de la presentación.

En primer lugar, en la pestaña Empresa se muestra la información de la empresa para su presentación en el depósito, dividida en dos subpestañas con el nombre Datos generales y Presentador.

En la pestaña de Datos generales, indicaremos los datos relativos al Registro, Tomo, folio, Hoja, código IRUS y LEI, que aparecen en la parte superior de los datos fiscales de la empresa que deben estar cumplimentados como vimos antes en la configuración de la empresa, o bien los indicados en la configuración de modelos si el territorio es Canarias (para lo que deberíamos seleccionar el check indicado antes en la parte superior derecha de la cabecera de la pantalla).

Esta información se ve reflejada en Datos Generales de Identificación del depósito de cuentas - Identificación de la empresa e identificación de la entidad que presenta las cuentas a depósito.

Aparecen también las tablas CNAE actualizadas si dispones de la última versión de Sage 50 publicada (50.7870), para indicar el CNAE correspondiente desde ejercicio 2025 si se ha visto afectado por el cambio del Real Decreto 10/2025, que reorganiza y redefine las actividades para adaptarse a los cambios de mercado, la digitalización y la sostenibilidad.

En la subpestaña Presentador, se muestra la información relativa con los datos de identificación del presentador, informados en los datos fiscales del mantenimiento de empresa.

Esta información se verá reflejada en Instancia de presentación, apartado Identificación del presentante que hace la solicitud del depósito de cuentas.

En la pestaña Balances, en función del Tipo de informe que seleccionemos encontraremos unas pestañas u otras. En el caso de que el Tipo de informe sea Abreviado o PYME encontrarás dos subpestañas. En la primera de ellas con el nombre Datos Balance I, deberás informar de forma manual los datos referentes a la pertenencia a un grupo de actividades, indicando la denominación social y NIF, así como la información del personal asalariado, indicando el número medio de personas empleadas en el ejercicio, por tipo de contrato y empleo y el personal asalariado al término del ejercicio, por tipo de contrato y sexo.

Del mismo modo, informaremos del número de páginas presentadas al depósito, causa y si se trata de una microempresa (casilla que se mostrará por defecto si en el tipo de informe para el depósito hemos seleccionado PYME).

Esta información se corresponde con lo reflejado en Datos generales de identificación del depósito de cuentas anuales.

En la segunda subpestaña Datos Balance II, se informa sobre la aplicación de resultados y sobre el periodo medio de pago a proveedores de la presentación del ejercicio actual y su anterior. (Solo visible si el tipo de informe seleccionado en la parte superior es Abreviado o PYME)

Dispones de un botón "Calcular" que te permite obtener los valores de forma automática de los campos que detallamos a continuación, el resto deberás cumplimentarlos de forma manual:

Las fechas para el cálculo de estos importes son la fecha de inicio y fin de ejercicio activo y el anterior si existe.

• Saldo de la cuenta de pérdias y ganancias, por defecto tomando para el cálculo de este campo el saldo de las cuentas de los grupos (7-6) + 129 del ejercicio actual o del ejercicio anterior según corresponda. Se puede acceder al botón situado a la izquierda del campo donde visualizar y si deseas modificar, la fórmula para este campo.

• Remanente, por defecto Sage 50 tomará para el cálculo de este valor el saldo de las cuentas que comiencen por 120, si accedes a la fórmula podrás no solo visualizar sino modificar si lo deseas las cuentas a tener en cuenta para este cálculo, así como visualizar el valor del código de depósito.

• Reservas voluntarias, tomando por defecto el saldo de las cuentas que comienzan por 113, del mismo modo podrás acceder a la fórmula para modificarla si lo ves necesario.

• Total Base de Reparto = Total aplicación, que será el sumatorio de los campos anteriores relativos al saldo de la cuenta de pérdidas y ganancias, remanente, reservas voluntarias y otras reservas de libre disposición. Este campo se actualizará ante cualquier modificación que puedas realizar de los campos anteriores y que forman parte de su sumatorio, de forma automática.
• Periodo medio de pago a proveedores (días): Sage 50 utiliza la formula actual ya existente para calcular este valor en la memoria, tanto para el ejercicio actual como para el ejercicio anterior y que puede ser comprobada en las variables del diseño de memoria.

En caso de tener Tipo de informe Normal únicamente nos aparecerá la pestaña Datos balance I

Esta información se ve reflejada en el depósito de cuentas en "Datos generales".

En la siguiente pestaña denominada Instancia, encontramos dos nuevas subpestañas:

Presentación de documentos, donde deberás detallar toda la información que se aporta en el depósito de cuentas. Existen determinadas opciones marcadas por defecto y que no podrás desmarcar puesto que son obligatorias para generar la firma y para la presentación en el depósito, como son el balance de situación que se corresponde con la información detallada en la pestaña Situación y el balance de pérdidas y ganancias, que se corresponde con la información de la pestaña con el mismo nombre.

Otros documentos, donde se incluyen:

• Memoria, obligatoria y que será necesaria adjuntar según corresponda.
• Certificado de acuerdo, de presentación obligatoria aunque si la presentaciónes mixta se podrá presentar a posteriori per es necesario adjuntar el tipo de documento certificado con firmas.
• Informe de gestión.
• Hoja identificativa, también obligatoria y por tanto deberá adjuntarse.
• Modelo autocartera, también obligatorio pudiendo adjuntar un documento del tipo acciones con la información que se precisa o bien rellenar la información en la pestaña Autocartera.
• Certificado SICAV
• Informe de auditoría, indicando el código ROAC del auditor firmante.
• Otros documentos:
  • Indicando el Número
• Estado sobre información financiera
  • Incluido en informe de gestión
  • Estado separado
• Retención, si queremos solicitar retención en la factura del registro.
• Declaración medio ambiental, de caracter obligatorio por defecto se muestra NO, en caso de indicar SI en el desplegable, se deberá adjuntar el correspondiente documento.
• Anuncios de convocatoria
• Declaración identificación del titular real:
  • Presenta por primera vez o actualiza información
  • Obligado a identificar al titular real
• Documento sobre servicios a terceros

Esta información se ve reflejada en el apartado Instancia de presentación, dentro del apartado de identificación de los documentos contables cuyo depósito se solicita.

 NOTA: Para la presentación de ejercicios 2020 o posteriores, se visualizará la siguiente información, con los nuevos campos y modificaciones incorporadas: 

Si activas de forma manual alguna de las opciones que no son obligatorias, deberás adjuntar el correspondiente documento vinculado. Para ello, accede a la subpestaña Importación de documentos.

En ella, podrás importar los documentos mediante el botón Importar y seleccionar de tu equipo el documento de tipo Tif, TXT o PDF con la documentación correspondiente y asociando a un tipo determinado en el momento de localizarlo para su identificación en esta pantalla.

Estos documentos importados se almacenan por defecto en la ruta Sage50cserv\DOCS_SAGE\TELEMATICA. Además podrás exportarlos o eliminarlos mediante el botón borrar si es necesario.

En la pestaña Titular, también dividida en dos subpestañas, deberás cumplimentar de forma manual según precises:

• Persona física %> 25%, donde encontrarás dos tablas para detallar en la primera de ellas el/los titulares reales con porcentaje de participación superior al 25% y en la segunda, la información si existe un % de participación indirecta

Esta información va relacionada con las opciones de la pestaña anterior (Instancia), si se encuentra seleccionada la casilla Declaración identificación del titular real (Presenta por primera vez o actualiza información - Obligado a identificar al titular real), será por tanto obligatorio cumplimentar este apartado.

• Persona física asimilada, tabla donde deberás introducir de forma manual los datos del titular real si es una persona física asimilada. Si existen datos cumplimentados en la pestaña anterior, no podrás añadir registros.

Esta información se ve reflejada en el apartado de identificación del titular real del depósito de cuentas anuales.

La siguiente pestaña es la denominada "Administradores", donde se muestran 10 campos para que puedas introducir la información de la relación de administradores para la firma del depósito. Son campos de hasta 80 caracteres alfanuméricos y por defecto los encontrarás vacíos para introducirlos de forma manual.

La siguiente pestaña es la denominada Autocartera, donde se detallan siete subpestañas de hojas de la A1 a la A7, que deberás cumplimentar si no has adjuntado el modelo de autocartera en la importación de documentos.

La información a detallar en este apartado si corresponde es:

• Hoja A1: Ejercicio precedente y Ejercicio actual: Saldo al cierre y Acciones/aportaciones. Además dispones de una tabla para indicar información adicional de las acciones.
• Hoja A2: Tabla para informar la fecha y la transcripción literal del acuerdo.
• Hoja A3: Tabla para informar de la relación de Fecha, Relación de acciones o participaciones, Título de adquisición y % sobre capital.
• Hoja A4: Tabla para informar de la relación de Fecha, Relación de acciones o participaciones, Causas de la baja y % sobre capital.
• Hoja A5: Tabla para informar de la Fecha, Descripción del negocio y Número de acciones dadas en garantía.
• Hoja A6: Tabla para informar de la Fecha, Descripción del negocio y Número de acciones adquiridas.
• Hoja A7: Tabla para informar de la Sociedad comunicante, Fecha de comunicación, % de participación, Fecha de reducción y % posterior.

En la pestaña Servicios, deberás cumplimentar la información en el caso de haber marcado en la pestaña Instancia el check de Documento sobre servicios a terceros

En la pestaña Cuentas anuales, se mostrarán por defecto los balances a presentar en función del Tipo de informe. Situación y PyG en el caso de Abreviado y PYME.

En el caso del Tipo de informe Normal se mostraran Situación, PyG, ECPNA, ECPNB y EFE.

Los epígrafes que se mostrarán en cada apartado serán los correspondientes al diseño de balances anuales del tipo correspondiente (Normal, Abreviado o Pyme) que se haya seleccionado en la cabecera de pantalla.

Se permite la generación de balances tomando los diseños que pudiéramos tener personalizados y no sólo los facilitados por Sage 50 como base.

La información que se muestra se compone de varias columnas detalladas a continuación:

• Definición, que mostrará los epígrafes del diseño correspondiente y no podrá ser modificada.
• Columna siguiente sin título, que muestra los códigos del depósito guardados en el diseño de balnces anuales base según el tipo seleccionado en la cabecera.
• Notas de la memoria, que mostrará las notas de memoria guardadas en el diseño de balances anuales base del tipo seleccionado.
• Ejercicio actual y Ejercicio anterior, indicando el año del ejercicio actual y del anterior respectivamente.

El resto de celdas pueden ser modificables, exceptuando aquellas relativas al ejercicio actual y anterior cuyo epígrafe esté marcado en su diseño como título, título de grupo o fórmula.

Si modificas algún dato de la pantalla, los valores se mostrarán en color rojo y se recalcularán los epígrafes para actualizar la información de forma correcta.

Al pulsar en el botón Generar, se mostrará de forma automática el resultado del balance a partir de la información guardad en Sage 50 tanto para un ejercicio como otro. Al hacerlo, si has modificado algún valor, se generaría de nuevo el balance y se perderían dichas modificaciones.

Tras ello, al pulsar en Aceptar, se guardaría la modificación de los datos y serán definitivos.

En el resto de pestañas de cuentas PyG, ECPNA, ECPNB y EFE si corresponde el funcionamiento es exactamente igual a la anterior pestaña, permitiendo modificar determinados valores que se mostrarán en rojo si han sido editados de forma manual, debiendo pulsar también en el botón "Generar" para que Sage 50 refleje de forma automática el resultado del balance.

Una vez revisadas las pestañas que componen el depósito, dispones en la barra superior de determinadas acciones a realizar con la presentación.

El botón Validar, permite a Sage 50 realizar una serie de comprobaciones para asegurar que la información introducida será aceptada en el D2, mostrándote siempre los mensajes informativos relativos a las validaciones que se realizan en la aplicación.

Por ejemplo, si no se ha marcado ejercicio anterior pero existen datos guardados en dicho ejercicio anterior al activo en las pestañas Balance de Situación, PyG, Datos de Balances I y II, Sage 50 te mostrará un mensaje indicando dicha situación.

Si las rutas o el nombre del depósito no es correcto, etc. Si todo lo anterior es correcto, se comprueban los valores con la validación del D2 y se mostrarían en caso de existir, las posibles incidencias que devuelve el programa de validación del propio D2, cambiando los estados de la presentación a los explicados anteriormente.

El botón Huella, realiza del mismo modo una serie de comprobaciones para asegurar que la información introducida será aceptada en el D2 y generará la huella correspondiente en base a toda la información aportada. Esta huella es única. Si existe una huella generada anteriormente, Sage 50 te mostrará el aviso informativo para generar en caso necesario una nueva. El campo Huella generado en la cabecera de la presentación, podrás copiarlo para pegarlo en la solicitud de presentación.

El botón Generar, realiza todas las comprobaciones anteriores para asegurar la correcta información aceptable por el D2 y generará toda la información para la generación del depósito de cuentas. Además, comprobará si existe en la ruta un depósito ya generado con el mismo nombre, dándote siempre un mensaje informativo.

El botón Cambiar estado, modificará el estado de la presentación, permitiendo en caso necesario volver a modificar la información a presentar. En caso de existir una huella generada te dará la posibilidad de eliminarla si deseas cambiar el estado de nuevo a Pendiente.

El botón Borrador depósito, te permite obtener un documento en PDF relativo al borrador del depósito de cuentas generado, no válido para su presentación, pero que puedes guardar e imprimir si lo deseas.

 NOTA: El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas. 

• Impuesto de Sociedades con Sage 50
• Mensajes de Validación D2 - Titular real