Presentación del Depósito de Cuentas Anuales

Las cuentas anuales de las empresas, incluyen los siguientes documentos:

• Balance
• Cuenta de pérdidas y ganancias
• Estado de cambios en el patrimonio neto
• El estado de flujos de efectivo
• La memoria

La elaboración de estos documentos requiere conocimientos técnicos avanzados y puede resultar complejo. Por ello, las pymes disponen de modelos de cuentas anuales más sencillos.

Las empresas que no estén obligadas a auditar sus cuentas, pueden presentar las cuentas anuales abreviadas. Estas incluyen el balance abreviado, la cuenta de PYG abreviada y la memoria abreviada. Para ello, deben cumplir durante dos ejercicios consecutivos dos de los tres requisitos siguientes:

• Activo menor de 2.850.000 €
• Importe neto de la cifra de negocios inferior a 5.700.000 €
• Número medio de trabajadores empleados menor o igual a 50

También pueden aplicar el Plan General de Contabilidad para PYMES y utilizar sus modelos de cuentas anuales. Estos modelos coinciden con los anteriores. S se han actualizado los códigos de depósito en las distintas tipologías de Plan. Deberás presentar los documentos correspondientes dependiendo del plan sobre el que presentes las cuentas.

Diseño de Balances

Sage 50 incorpora los códigos oficiales de cada epígrafe en los diseños base de balances. Esto facilita la correcta presentación del depósito de cuentas. Asimismo, en las notas de memoria, relativas a las memorias que se dan por defecto en la aplicación.

Se podrá acceder al diseño de los balances desde Archivo - Plan Contable - Diseños

Accediendo al diseño del balance de situación que da por defecto por Sage 50, podremos visualizar el "Código de Depósito" para cada epígrafe:

Se actualizan también para estos diseños las notas de la memoria relativas a las memorias que se dan por defecto en Sage 50.

Del mismo modo, se añaden los valores "Código de Depósito" en los diseños de pérdidas y ganancias incluidos en la aplicación. Estos valores muestran el código de depósito oficial para cada uno de los epígrafes del balance.

También, encontraremos los campos "Código de depósito" en el diseño del estado de cambios en el patrimonio neto (ECPN). Estos aparecerán tanto en el apartado A - Estado de ingresos y gastos reconocidos como en el B - Estado total de cambios. Además, del Estado de flujo de efectivo (EFE).

Memoria

Los documentos de memoria incluidos con Sage 50 están actualizados según la normativa vigente y se almacenan en la carpeta reports del servidor (Sage50cserv\reports). Se incluyen los modelos de memoria Normal, Abreviada y Pyme.

Por otro lado, será necesario comprobar la información fiscal de la empresa, en la pestaña "Datos fiscales" del mantenimiento de empresa. Revisa las pestañas Identificación/Actividad y Dirección/Presentador, donde se encuentra unificada esta información.

Aquí deberás cumplimentar los datos necesarios para el depósito de cuentas, los modelos fiscales y el impuesto de sociedades.  Asegúrate de revisar y actualizar toda la información requerida antes de realizar las presentaciones correspondientes.

Depósito de cuentas

Una vez comprobada la información anterior, para poder accede al módulo de Contabilidad y selecciona el menú Cuentas anuales. Dentro de este menú encontrarás la opción Depósito de cuentas, desde donde podrás realizar la presentación del depósito de cuentas anuales.

Al acceder, mostrará una pantalla en la que podrás guardar toda la información relativa a la empresa para su presentación en el depósito de cuentas.

Cabecera del Depósito de cuentas

En primer lugar, se muestran los datos de la cabecera de la pantalla y el texto informativo de la presentación que se va a preparar. También se indica el año del ejercicio. También podrás indicar si se trata de una Presentación territorio Canarias, seleccionando la casilla correspondiente. Al seleccionarla, se cargarán los datos fiscales y de memoria correctos según la configuración de modelos definida para dicho territorio.

Editando puedes indicar un Nombre depósito para identificar la presentación del depósito de cuentas. Sage 50 te mostrará la ruta de la versión más reciente instalada del programa D2 utilizado para las validaciones.

Selecciona tras ello, la ruta de generación del depósito para que sea en ella donde se guarden los datos una vez generado desde Sage 50.

En los campos de Fecha inicio se muestra por defecto la fecha de inicio del ejercicio activo. También se muestra fecha final del ejercicio. Si la empresa cesa su actividad antes de la fecha de fin configurada, puedes modificarla en el mantenimiento de empresa.

Puedes seleccionar el aunque no es un campo obligatorio y puede dejarse vacío. Además, tienes que seleccionar el Tipo de informe entre Normal, Abreviado y PYME.

Al cambiar de tipo de informe, Sage 50 comprobará si existen balances de situación y pérdidas y ganancias guardados o generados. Si encuentra información, avisará para que vuelvas a generar dichos balances.

El campo Huella digital, se completará automáticamente al calcular la huella con el botón superior de la barra de botones. una vez cumplimentada la presentación.

Se visualizará el Estado de la presentación en todo momento entre los detallados, a continuación, en función de los pasos realizados en Sage 50:

• Pendiente, color naranja, aparece al acceder por primera vez a la pantalla de presentación, no habiendo generado ni la huella ni los ficheros de depósito.
• Validado con incidencias, color rojo, se mostrará cuando se ha intentado validar el depósito y si se encuentran incidencias obligatorias pendientes de corregir.
• Validado, en color azul, se visualizará de este modo si se ha validado el depósito y no se encuentran incidencias obligatorias pendientes de corregir. En este estado, si intentas modificar algún dato del depósito, Sage 50 te mostrará un mensaje para confirmar la modificación.
• Generada huella, se muestra en color morado en el momento de haber generado correctamente la huella digital. En este estado la información se puede consultar pero no modificar. Solo se pueden cambiar determinados campos cómo el nombre del depósito, las rutas del D2 y las opciones de importación, exportación o eliminación de documentos.
• Generado, Se muestra verde cuando se han generado los ficheros de presentación a las cuentas anuales. La información se puede consultar, pero no se podrá modificar. Únicamente se podrán modificar los indicados en el apartado anterior. Si necesitas realizar algún otro cambio, tienes que utilizar el botón "C. Estado" de la barra superior para cambiar el estado a pendiente.

Pestañas contenido del Depósito

La pantalla de Depósito de cuentas se divide en una cabecera varias pestañas. Estas pestañas muestran la información correspondiente al contenido de la presentación.

En la pestaña Empresa se muestra la información necesaria de la empresa para su presentación en el depósito. Esta información se organiza en las subpestañas Datos generales y Presentador.

En la pestaña de Datos generales, indica los datos relativos al Código de Registro, Tomo, folio, Hoja, código IRUS y LEI, que aparecen en la parte superior de los datos fiscales de la empresa que deben estar cumplimentados en la configuración de la empresa, o bien los indicados en la configuración de modelos si el territorio es Canarias (para lo que deberías seleccionar la opción indicada antes en la parte superior derecha de la cabecera de la pantalla).

Puedes consultar esta información en la Sede del Colegio de Registradores, en la documentación oficial del depósito de cuentas donde aparece la relación completa de códigos de los Registros Mercantiles de España o en la web del registro mercantil correspondiente.

Esta información identifica la empresa y la entidad que presenta las cuentas a depósito. Aparece en Datos Generales de Identificación del depósito de cuentas - Identificación de la empresa e identificación de la entidad que presenta las cuentas a depósito.

Aparecen también las tablas CNAE actualizadas si dispones de la última versión de Sage 50 publicada, para indicar el CNAE correspondiente desde ejercicio 2025 si se ha visto afectado por el cambio del Real Decreto 10/2025, que reorganiza y redefine las actividades para adaptarse a los cambios de mercado, la digitalización y la sostenibilidad.

En la subpestaña Presentador, se muestra la información relativa con los datos de identificación del presentador, informados en los datos fiscales del mantenimiento de empresa.

Esta información se verá reflejada en Instancia de presentación, apartado Identificación del presentante que hace la solicitud del depósito de cuentas.

En la pestaña Balances, en función del Tipo de informe que selecciones encontrarás unas pestañas u otras. En el caso de que el Tipo de informe sea Abreviado o PYME encontrarás dos subpestañas.

• En la primera de ellas con el nombre Datos Balance I, deberás informar de forma manual los datos referentes a la pertenencia a un grupo de actividades, indicando la denominación social y NIF, así como la información del personal asalariado, indicando el número medio de personas empleadas en el ejercicio, por tipo de contrato y empleo y el personal asalariado al término del ejercicio, por tipo de contrato y sexo.
  • También se informa del número de páginas presentadas al depósito, y de la causa correspondiente. Además, se indica si la empresa es una microempresa; esta casilla se marca por defecto al seleccionar el tipo de informe PYME.
  • Esta información se corresponde con lo reflejado en Datos generales de identificación del depósito de cuentas anuales.

• Datos Balance II, informa sobre la aplicación de resultados y el periodo medio de pago a proveedores de la presentación del ejercicio actual y anterior. (Solo visible para tipo de informe Abreviado o PYME)

Tienes el botón "Calcular" que te permite obtener los valores automáticamente de los campos que detallamos, a continuación, el resto deberás cumplimentarlos de forma manual:

Las fechas para el cálculo de estos importes son la fecha de inicio y fin de ejercicio activo y el anterior si existe.

• Saldo de la cuenta de pérdidas y ganancias. Para calcular este campo, toma el saldo de las cuentas de los grupos (7-6) + 129 del ejercicio actual o del ejercicio anterior según corresponda. Se puede acceder al botón situado a la izquierda del campo donde visualizar y si deseas modificar, la fórmula para este campo.

• Remanente.  Para su cálculo, tomará el saldo de las cuentas que comiencen por 120. Si accedes a la fórmula podrás visualizar y modificar, si lo deseas, las cuentas tomadas para este cálculo. Además, puedes ver el valor del código de depósito.

• Reservas voluntarias. Para el cálculo toma defecto el saldo de las cuentas que comienzan por 113. Del mismo modo podrás acceder a la fórmula para modificarla si lo ves necesario.

• Total Base de Reparto = Total aplicación. Sumará los campos anteriores relativos al saldo de la cuenta de pérdidas y ganancias, remanente, reservas voluntarias y otras reservas de libre disposición. Este campo se actualizará ante cualquier modificación que realices en los campos anteriores y que forman parte de su sumatorio, de forma automática.
• Periodo medio de pago a proveedores (días). Sage 50 utiliza la formula actual ya existente para calcular este valor en la memoria tanto para el ejercicio actual como para el anterior. La puedes comprobar en las variables del diseño de memoria.

Esta información se ve reflejada en el depósito de cuentas en "Datos generales".

En la siguiente pestaña denominada Instancia, dispones dos nuevas subpestañas:

Presentación de documentos, donde deberás detallar toda la información que se aporta en el depósito de cuentas. Existen determinadas opciones marcadas por defecto y que no podrás desmarcar puesto que son obligatorias para generar la firma y para la presentación en el depósito, como son el balance de situación que se corresponde con la información detallada en la pestaña Situación y el balance de pérdidas y ganancias, que se corresponde con la información de la pestaña con el mismo nombre.

Otros documentos, donde se incluyen:

• Memoria, obligatoria y que será necesaria adjuntar según corresponda
• Certificado de acuerdo. Documento obligatorio. Si la presentación es mixta se podrá presentar a posteriori por eso necesario adjuntar el tipo de documento certificado con firmas
• Informe de gestión
• Hoja identificativa, también obligatoria y, por tanto, deberá adjuntarse
• Modelo autocartera. También obligatorio pudiendo adjuntar un documento del tipo acciones con la información que se precisa o bien rellenar la información en la pestaña Autocartera
• Certificado SICAV
• Informe de auditoría, indicando el código ROAC del auditor firmante
• Otros documentos
  • Indicando el Número
• Estado sobre información financiera
  • Incluido en informe de gestión
  • Estado separado
• Retención, si queremos solicitar retención en la factura del registro
• Declaración medio ambiental, de carácter obligatorio por defecto se muestra NO, en caso de indicar SI en el desplegable, se deberá adjuntar el correspondiente documento
• Anuncios de convocatoria
• Declaración identificación del titular real
  • Presenta por primera vez o actualiza información
  • Obligado a identificar al titular real
• Documento sobre servicios a terceros

Esta información se ve reflejada en el apartado Instancia de presentación, dentro del apartado de identificación de los documentos contables cuyo depósito se solicita.

Si activas de forma manual alguna de las opciones que no son obligatorias, deberás adjuntar el correspondiente documento vinculado. Para ello, accede a la subpestaña Importación de documentos.

En ella, podrás importar los documentos mediante el botón Importar y seleccionar de tu equipo el documento de tipo TIF, TXT, PDF o XHTML con la documentación correspondiente y asociando a un tipo determinado en el momento de localizarlo para su identificación en esta pantalla.

Estos documentos importados se almacenan por defecto en la ruta C:\Sage50\Sage50cserv\DOCS_SAGE\TELEMATICA.

Además, podrás exportarlos o eliminarlos mediante el botón borrar si es necesario.

En la pestaña Titular, también dividida en dos subpestañas, deberás cumplimentar de forma manual según precises:

• Persona física %> 25 %, donde encontrarás dos tablas para detallar en la primera de ellas el/los titulares reales con porcentaje de participación superior al 25 % y en la segunda, la información si existe un % de participación indirecta

Esta información va relacionada con las opciones de la pestaña anterior (Instancia), si se encuentra seleccionada la casilla Declaración identificación del titular real (Presenta por primera vez o actualiza información - Obligado a identificar al titular real), será, por tanto, obligatorio cumplimentar este apartado.

• Persona física asimilada, tabla donde deberás introducir de forma manual los datos del titular real si es una persona física asimilada. Si existen datos cumplimentados en la pestaña anterior, no podrás añadir registros.

Esta información se ve reflejada en el apartado de identificación del titular real del depósito de cuentas anuales.

Pestaña "Administradores", donde se muestran 10 campos para que puedas introducir la información de la relación de administradores para la firma del depósito. Son campos de hasta 80 caracteres alfanuméricos y por defecto los encontrarás vacíos para introducirlos de forma manual.

Pestaña Autocartera. Se detallan siete subpestañas de hojas de la A1 a la A7. Estas las deberás cumplimentar si no has adjuntado el modelo de autocartera en la importación de documentos.

La información a detallar en este apartado si corresponde es:

• Hoja A1: Ejercicio precedente y Ejercicio actual: Saldo al cierre y Acciones/aportaciones. Además, dispones de una tabla para indicar información adicional de las acciones
• Hoja A2: Tabla para informar la fecha y la transcripción literal del acuerdo
• Hoja A3: Tabla para informar de la relación de Fecha, Relación de acciones o participaciones, Título de adquisición y % sobre capital
• Hoja A4: Tabla para informar de la relación de Fecha, Relación de acciones o participaciones, Causas de la baja y % sobre capital
• Hoja A5: Tabla para informar de la Fecha, Descripción del negocio y Número de acciones dadas en garantía
• Hoja A6: Tabla para informar de la Fecha, Descripción del negocio y Número de acciones adquiridas
• Hoja A7: Tabla para informar de la Sociedad comunicante, Fecha de comunicación, % de participación, Fecha de reducción y % posterior

En la pestaña Servicios, deberás cumplimentar la información si has marcado en la pestaña Instancia la casilla de Documento sobre servicios a terceros

En la pestaña Cuentas anuales, se mostrarán por defecto los balances a presentar en función del Tipo de informe. Situación y PyG en el caso de Abreviado y PYME.

En el caso del Tipo de informe Normal se mostraran Situación, PyG, ECPNA, ECPNB y EFE.

Los epígrafes que se mostrarán en cada apartado serán los correspondientes al diseño de balances anuales (Normal, Abreviado o Pyme) que se haya seleccionado.

Se permite la generación de balances tomando los diseños que pudiéramos tener personalizados y no sólo los facilitados por Sage 50 como base.

La información que se muestra se compone de varias columnas detalladas, a continuación,

• Definición, que mostrará los epígrafes del diseño correspondiente y no se puede modificar
• Columna siguiente sin título, que muestra los códigos del depósito guardados en el diseño de balances anuales base según el tipo seleccionado en la cabecera
• Notas de la memoria, que mostrará las notas de memoria guardadas en el diseño de balances anuales base del tipo seleccionado
• Ejercicio actual y Ejercicio anterior, indicando el año del ejercicio actual y del anterior respectivamente

El resto de las celdas son modificables, excepto las del ejercicio actual y anterior cuyos epígrafes estén definidos como título, grupo o fórumula.

Si modificas algún dato de la pantalla, se mostrará en color rojo y se recalcularán los epígrafes para actualizar la información de forma correcta.

Al pulsar en el botón Generar, se mostrará automáticamente el resultado del balance a partir de la información guardada tanto para un ejercicio como otro. Al hacerlo, si has modificado algún valor, se generaría de nuevo el balance y se perderían dichas modificaciones.

Tras ello, al pulsar en Aceptar, se guardaría la modificación de los datos y serán definitivos.

En el resto de las pestañas de cuentas PyG, ECPNA, ECPNB y EFE si corresponde el funcionamiento es exactamente igual a la anterior pestaña, permitiendo modificar determinados valores que se mostrarán en rojo si han sido editados de forma manual, debiendo pulsar también en el botón "Generar" para que Sage 50 refleje de forma automática el resultado del balance.

Una vez revisadas las pestañas que componen el depósito, dispones en la barra superior de determinadas acciones a realizar con la presentación.

El botón Validar, permite a Sage 50 realizar una serie de comprobaciones para asegurar que la información introducida se aceptará en el D2, mostrándote siempre los mensajes informativos relativos a las validaciones que se realizan en la aplicación.

Por ejemplo, si no se ha marcado ejercicio anterior pero existen datos guardados en dicho ejercicio anterior al activo en las pestañas Balance de Situación, PyG, Datos de Balances I y II, Sage 50 te mostrará un mensaje indicando dicha situación.

Si las rutas o el nombre del depósito no es correcto, etc. Si todo lo anterior es correcto, se comprueban los valores con la validación del D2 y se mostrarían en caso de existir, las posibles incidencias que devuelve el programa de validación del propio D2, cambiando los estados de la presentación a los explicados anteriormente.

El botón Huella, realiza del mismo modo una serie de comprobaciones para asegurar que la información introducida se aceptará en el D2. Además, generará la huella correspondiente en base a toda la información aportada. Esta huella es única. Si existe una huella generada anteriormente, Sage 50 te mostrará el aviso informativo para generar en caso necesario una nueva. El campo Huella generado en la cabecera de la presentación, podrás copiarlo para pegarlo en la solicitud de presentación.

El botón Generar, realiza las comprobaciones anteriores para asegurar la correcta información aceptable por el D2. Además, generará toda la información para el depósito de cuentas. También comprobará si existe en la ruta un depósito ya generado con el mismo nombre, dando un mensaje informativo.

Cambiar estado. Modificará el estado de la presentación, permitiendo en caso necesario volver a modificar la información a presentar. En caso de existir una huella generada te dará la posibilidad de eliminarla si deseas cambiar el estado de nuevo a Pendiente.

Borrador depósito. Permite obtener un documento en PDF relativo al borrador del depósito de cuentas generado. Este no es válido para su presentación, pero puedes guardarlo e imprimirlo si lo deseas.

• Impuesto de Sociedades con Sage 50
• Mensajes de Validación D2 - Titular real