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Cómo configurar accesos y permisos a usuarios

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Summary

Aprende lo necesario para configurar o establecer permisos y accesos a los usuarios en Sage 50.

Resolution

En Sage 50, dispones por defecto del usuario SUPERVISOR.

Puedes utilizarlo para el trabajo en la aplicación, aunque la recomendación es que sea el que administra la instalación y al resto de los usuarios. 

Configuración de permisos y accesos

Para la configuración de permisos y accesos de usuarios de Sage 50, sigue estos pasos:

  1. Entra en Sage 50 y localiza en la parte superior derecha la zona de usuarios
  2. Pulsa en el nombre del usuario con el que has accedido a la aplicación
  3. Selecciona la opción Mi usuario

Con ello, accedes al mantenimiento del usuario (por defecto y de inicio, el usuario SUPERVISOR).

Menú superior bajo la palabra SUPERVISOR -> Mi usuario -> botón Opciones - Centro de usuarios

menu usuario

4. En el mantenimiento del usuario, revisa el nombre, contraseña, pregunta y respuesta de control e imagen del usuario

5. En el menú superior Opciones, encontrarás el acceso al Centro de usuarios:

pantalla centro de usuarios

6. Al entrar en el Centro de usuarios, localizarás los usuarios creados y asignados a los grupos de empresa a los que tiene acceso

Dependiendo de dónde te sitúes, encontrarás unas opciones u otras de configuración:

árbol usuario y empresas

7. Desde el Centro de usuarios, pulsa con el botón derecho del ratón y tendrás la opción de añadir Nuevo usuario

opción crear nuevo usuario

8. Creado el usuario, pulsa con el botón derecho sobre él

  • Tendrás las opciones de
    • Copiar accesos entre usuarios, si tienes otro usuario con permisos parecidos y quieres copiar sus accesos
    • Restablecer contraseña de usuario
    • Borrar usuario para eliminarlo

opciones sobre el usuario

9. Selecciona el Grupo a configurar los permisos para acceder a otras opciones

  • Con el botón derecho del ratón sobre cada grupo accedes a las opciones de permisos y accesos del propio usuario para dicho grupo:

configuración de accesos

Configurar el Acceso a escritorios y Conceder o denegar el acceso al Grupo de empresas

En el caso de escritorios, selecciona aquellos a los que no deseas que el usuario acceda o visualice y pulsa el botón Denegado.

Si quieres conceder permisos a algún escritorio al que no tenga acceso, haz la operación contraria.

Desde la pestaña superior "Denegado", selecciona el escritorio y pulsa el botón "Total".

accesos a escritorios

Configurar los Accesos especiales

  • Opciones por módulos para permitir o denegar accesos concretos
  • Limitaciones a determinadas acciones dentro de pantallas u opciones del programa

EJEMPLO:

No permitir imprimir aunque se tenga acceso a la pantalla de facturas y al módulo de Ventas. 

accesos especiales usuario

Abriendo el árbol y seleccionando la empresa perteneciente al grupo de empresas en cuestión, pulsa con el botón derecho del ratón

Dispones de más opciones de configuración de permisos, entre las que destacan:

opciones botón derecho sobre el usuario

  • Accesos a menús de la aplicación, lo que permitirá el acceso a módulos o Add-ons para el usuario.

EJEMPLO:

No tener acceso al apartado Contabilidad, pero sí a Compras y/o Ventas:

accesos a menús

  • Definir los Accesos a pantallas. Puedes definir permisos muy concretos a operaciones específicas de cada apartado de la aplicación
    • Ente las opciones, elige el acceso completo, como sólo lectura o denegando por completo el acceso:

accesos a pantallas

EJEMPLO:

Permisos para acceder a la pantalla de pedidos o albaranes, pero no a la de facturas de venta.

Junto a estas opciones de personalización de permisos por usuario, menús, aplicaciones y operaciones, dispones de las siguientes:

  • Copiar accesos entre empresas. Una vez personalizados los permisos de un usuario a una empresa, tómalo como base para el resto que desees que configurar dentro de Sage 50.
  • Denegar o conceder acceso a la empresa. Limita el acceso total a cualquier contenido en la empresa en la que nos encontramos para un usuario específico.

NOTA:

El usuario SUPERVISOR es administrador de la aplicación e incorpora por defecto todos los permisos. No se pueden modificar sus permisos ni eliminarse de Sage 50. Al acceder a las opciones del programa en las que un usuario no tenga acceso, Sage 50 te avisará de ello. Si cuando accedes a la pantalla pero no puedes trabajar en ella, comprueba si aparece en su título "Baja suscripción" o Sin licencia. En esos casos, debes actualizar la licencia ya que no se trata de una limitación de permisos del usuario.  

PRECAUCIÓN:

  • El mensaje "Está trabajando con la única empresa a la que el usuario tiene acceso" puede deberse a:
    • El acceso a la misma está denegado según las instrucciones anteriores o,
    • Si aparece al cambiar de ejercicio en la misma empresa:
      • Puede que el usuario con el que has entrado, no estuviera creado en ese ejercicio y ha sido creado posteriormente.

EJEMPLO:

Cuando se crea un usuario, automáticamente se traslada a los ejercicios siguientes ya existentes o que crees después, pero no a los anteriores. Como solución alternativa, accede a un ejercicio anterior con el usuario Supervisor y crea el usuario con el mismo código y nombre en él. Así, se trasladará al resto de los ejercicios posteriores donde pudiera no existir.