Puede darse el caso de que, el saldo en Activo y Pasivo del balance de Situación no coincida, o de que haya un descuadre entre este y la cuenta de Pérdidas y Ganancias. Si es el caso, además de realizar los Procesos Auxiliares, será necesario verificar que las cuentas contables que hemos utilizado en nuestros asientos están definidas en las guías de balance para que los importes a sumar en estos sean los correctos.

Comprobar cuentas fuera de guía.

Primero comprobaremos, si alguna de las cuentas que hemos utilizado en nuestra contabilidad no se encuentra en la guía que utilizamos para generar los balances.

Para ello:

1.-  Al solicitar el balance, en la parte superior derecha nos aparece una opción para marcar Cuentas fuera de guía.

En caso de que tengamos cuentas fuera de guía, nos aparecerá el siguiente mensaje:

• Si marcamos la opción Sí, nos calculará el balance, sin tener en cuenta los grupos de cuentas que no están incluidos en el balance
• Si marcamos la opción No, se cancela la generación del balance.

2.-  Accedemos a la opción de menú de Contabilidad y finanzas, en Contabilidad, pestaña de Balances, en Guías de Balance, Ver Guías.

Seleccionamos el Tipo Guía para filtrar y después haremos doble clic sobre la guía que solemos utilizar.

A continuación, desde el menú de Procesos, accedemos a la opción de Cuentas fuera de guía para comprobar que cuentas con movimientos no están incluidas en esta guía.

Seleccionamos la opción de Cuentas con movimientos en el ejercicio activo y pulsamos Refrescar. De esta manera, podemos visualizar la/s cuenta/s que tienen movimientos en el ejercicio activo, pero que no están incluidas en la guía de balance que utilizamos.

Copia guía de balance

Para incorporar una cuenta en la guía de balance es necesario realizar una copia de la guía de balance estándar, ya que las guías de balances definidas por la aplicación no permiten su modificación.

Accedemos de nuevo al mantenimiento de guías desde Balances / Guía de Balances / Ver Guías, seleccionamos la guía sobre la que trabajamos y pulsamos Guardar como...

Informaremos un código alfanumérico y asignaremos el nombre a la nueva guía. Pulsamos Aceptar.

Una vez creada la copia de la guía, accedemos de nuevo al mantenimiento de guías y ya visualizaremos la nueva guía, en este caso 'MI BALANCE DE SITUACIÓN'.

Incorporar nuevas cuentas o cuentas fuera de guía

Desde el mantenimiento de guías selecciona la Guía Personalizada que hemos creado a partir de la guía estándar y pulsa Aceptar.

Pulsaremos sobre el icono modo lista en la parte superior de la pantalla o desde la opción de menú Guías, Lista, en el apartado Guía: MI BALANCE DE SITUACIÓN. 

Debemos localizar la línea en la que queremos añadir la cuenta, situando el curso en dicha línea. A tener en cuenta, que debemos localizar de todas las líneas el nivel más bajo para añadir la cuenta, porque hay líneas del balance en las que se realiza el sumatorio de los niveles inferiores.

En la parte inferior de la pantalla, en el apartado Mantenimiento de guías - Líneas, pulsaremos sobre el icono o desde la opción de menú Guías, Lista. Aquí podremos incluir la cuenta en modo grupo, accediendo a la primera línea que encontremos totalmente en blanco.

La cuenta siempre tiene que ser a nivel de grupo y seguido de un *. Podemos guiarnos, visualizando el resto de los grupos de cuentas que aparecen, es decir, si visualizamos grupos a 3 dígitos seguidos del *, informaremos el nuevo grupo con 3 dígitos seguidos del *, si visualizamos grupos a 4 dígitos seguidos del *, informaremos el nuevo grupo con4 dígitos seguidos del *.

Una vez informado el grupo de cuentas, sin olvidarnos del *, daremos los intros necesarios para que se informen los campos de Operación, Condición, Tipo Importe e Indicador. Los campos de Orden y Descripción Código Grupo se informarán automáticamente en el momento en que grabemos el registro. Recordar, que para grabar el registros, debemos acceder al icono tanto del apartado inferior de Mantenimiento de guías - Líneas, como de la parte superior de Guía: MI BALANCE DE SITUACIÓN.

Listar balance con guía personalizada

Para listar el balance con la guía que hemos copiado, accedemos a la opción de menú de Contabilidad y finanzas, en Contabilidad, pestaña de Balances, Balance de Situación. En el campo de Guía, seleccionaremos la guía personalizada.

Si, además, queremos utilizar esta guía para la generación del Depósito de Cuentas Anuales, dentro de la Configuración de Documentos, seleccionaremos esta nueva guía.