A lo largo del año es recomendable ir regularizando el porcentaje de IRPF a los empleados, sobre todo en el caso de empleados que cobran importes variables a lo largo del año o tienen alguna variación en su situación familiar. Si no hay cambios, es habitual en las empresas regularizar cada trimestre.

Para regularizar el porcentaje de IRPF de los empleados, accede a la opción de menú de IRPF - Cálcular IRPF.

Deberás seleccionar una de las dos opciones que se indican a continuación:

• Regularización de mes…. a fin de contrato: es la opción de calculo que deberás escoger cuando quieras regularizar el % IRPF entre los meses de febrero a noviembre. Se regularizará el IRPF hasta la fecha que haya informada en el campo "Fecha fin contrato" de la ficha del empleado. Si por ejemplo, seleccionamos el mes de junio, el cálculo de la base imponible será:

De enero a mayo (siempre el mes anterior al mes de posición) la base imponible (BI) es la que consta en los acumulados de IRPF, es decir, coge los datos reales que vienen directamente del cálculo de nominas y pagas extras. En el caso de que existan atrasos, el programa los tendrá en cuenta siempre y cuando su fecha de cobro esté comprendida entre los meses de enero a mayo.

De junio hasta fecha fin contrato: es la base pendiente de calcular. El programa estima esta BI en función de los precios existentes en la ficha del trabajador.

• Regularización de mes… a fin año: es la opción de calculo que deberás escoger cuando quieras regularizar el % IRPF entre los meses de febrero a noviembre. Se regularizará el IRPF hasta fin de año (31/12). Si por ejemplo, seleccionamos el mes de junio, el cálculo de la base imponible será:

De enero a mayo (siempre el mes anterior al mes de posición) la BI es la que consta en los acumulados de IRPF, es decir, coge los datos reales que vienen directamente del cálculo de nominas y pagas extras. En el caso de que existan atrasos, el programa los tendrá en cuenta siempre y cuando su fecha de cobro esté comprendida entre los meses de enero a mayo.

De junio al 31/12: es la base pendiente de calcular. El programa estima esta BI en función de los precios existentes en la ficha del trabajador.

Informa en el campo "Mes", el mes a partir del cual empezarás a aplicar el porcentaje resultante. Ten en cuenta que el % final obtenido, deberá aplicarse única y exclusivamente al mes de posición indicado. Asi, por ejemplo, no sería correcto regularizar de mes junio a fin de año, y aplicar el % obtenido a la nómina de mayo. Una operativa incorrecta puede dar lugar a descuadres que al ser regularizados a final de año, puedan incrementar el % obtenido.

SI necesitas más información sobre el resto de opciones de cálculo y opciones que dispone el programa, PINCHA AQUÍ.

Recuerda activar la casilla de "Agrupar empleado por DNI" que encontrarás en la parte inferior de la pantalla, cuando existan periodos anteriores del empleado con rendimientos en ese ejercicio, y quiera tenerlos en cuenta para el cálculo.

El indicador Incoporar rendimientos no calculados sirve para que la regularización de IRPF tenga en cuenta los datos de acumulados de IRPF modificados manualmente en IRPF - Acumulados de IRPF.  

Una vez seleccionada la opción que corresponda, a continuación indica las empresas / empleados a los que vas a regularizar el % IRPF, y pulsa en el botón "Finalizar".

Te aparecerá la siguiente pantalla por si quieres informar un importe de Base Imponible Variable, que en principio está previsto que cobre el empleado pero no consta en precios, y que se sumará a la base imponible calculada.

Tras pulsar en "Aceptar" la aplicación realizará la regularización de IRPF de los trabajadores seleccionados y tras el proceso nos mostrará el nuevo porcentaje calculado de IRPF en la columna "% Calculado", así como la nueva base imponible total calculada.

Si seleccionas el trabajador y pulsas sobre el botón de "Detalle", podrás ver el detalle del calculo:

• La base imponible calculada en el campo "Calculada" (Base imponible pendiente de cobrar).
• La base imponible anterior (base ya calculada en nómina y grabada en IRPF - Acumulados IRPF de los meses anteriores).
• Los gastos de seguridad social en el campo "Descuento seguridad social".
• El nuevo porcentaje de retención resultado de la regularización de IRPF en el campo "Porcentaje a grabar".

Finalmente, pulsa en el botón "Guardar" para aplicar y guardar dicho porcentaje en la ficha del empleado y por tanto en el cálculo de la nómina. Que se guarde en el empleado dependerá de lo que tenga informado en su ficha en "IRPF" en el campo "Tipo % de renta".

• Si tienes indicado "modificación manual", no se aplicará este nuevo % al trabajador.
• Si tienes indicado "solo se modifica si es superior", solo se aplicará el nuevo % siempre y cuando sea superior al informado actualmente en la ficha del empleado.

CASO PRÁCTICO

• Empleado con contrato indefinido, a tiempo completo.
• En enero 2023 se le calculó el % IRPF inicial, dando como resultado una base imponible anual de 19261,07€ y un 11,21% de IRPF. RECUERDA que en enero, la base imponible se calcula sobre lo que el empleado tiene en precios.
• Posteriormente, en mayo de 2023 se le pagan en nómina unos incentivos extras de 1200€ que no se habian tenido en cuenta a principios de año, pues no es un importe que conste en precios.
• Se procede a regularizar el % IRPF en junio.
• La opción que escogeremos en nuestro caso es la de "regularización de mes a fin de año", indicando el mes de junio como mes de posición.

Al finalizar el cálculo, el programa arroja los siguientes resultados:

• VARIABLE: es la base que se informa manualmente al hacer el calculo de IRPF. En nuestro caso es 0 ya no hemos indicado nada.
• ANTERIOR: Es la base imponible anterior, es decir, lo que ya está calculado y grabado en ACUMULADOS DE IRPF. Al haber indicado como mes de posición JUNIO, la base anterior es todo lo calculado de MES + PAGAS de enero a mayo de 2023. En el caso de que existan ATRASOS y su fecha de cobro esté comprendida entre enero-mayo de 2023, también se tendrán en cuenta en esta base anterior.
• CALCULADA: es la base pendiente de calcular, que en nuestro caso es la base de junio a diciembre 2023. El programa hace una estimación de lo que queda pendiente de calcular, en base a los precios que tiene actualmente el empleado.
• RETENIDO IRPF ANTERIOR: Retenido ya aplicado en nominas anteriores (MES + PAGAS) de enero a mayo 2023. En el caso de que existan ATRASOS y su fecha de cobro esté comprendida entre enero-mayo de 2023, también se tendrán en cuenta este retenido anterior.
• DESCUENTO SEGURIDAD SOCIAL: por un lado se tienen en cuentan los descuentos SS ya aplicados en los procesos de MES + ATRASOS con fecha de cobro entre enero y mayo 2023. Y por otro lado, se tiene en cuenta los descuentos de SS de las nominas estimadas de junio a diciembre 2023.

NOTA: Dispones de un listado de artículo relacionados con el cálculo y regularización de IRPF AQUÍ.