Esta funcionalidad la encontrarás en el módulo de Contabilidad de Sage 50, desde el menú Asientos - Asientos predefinidos. Al acceder, podrás encontrar la relación de plantillas tipo, a modo de ejemplo, que Sage 50 te ofrece por defecto. EJEMPLO: Puedes tomar como ejemplo cualquiera de ellas para saber cómo crear las tuyas o incluso duplicarlas para tus propios ejemplos o casos. No es aconsejable modificarlas directamente ya que te servirán siempre como base para futuros asientos del mismo tipo. Si necesitas realizar algún cambio, es mejor que dupliques aquella que te interese para realizarlos en ella. Recuerda que las plantillas de asientos predefinidos, pertenecen a cada ejercicio: - Al crear el nuevo ejercicio, se traspasan al nuevo año con el proceso de creación
- Desde ese momento, son independientes en cada ejercicio
- Si creas nuevas plantillas o nuevos asientos predefinidos en el año anterior, no se reflejarán en el nuevo
- Si creas o editas las plantillas en el nuevo, esos cambios no se verán reflejados en el anterior, etc.
Duplicar plantillas de predefinidos - Para duplicar un predefinido, accede desde el propio mantenimiento de asientos predefinidos
- Localiza el botón Opciones - Duplicar
- Se duplicará la plantilla sobre la que estás situado
- Se asigna un código inmediatamente posterior al último que tengas en tu listado de asientos predefinidos:
Para realizar modificaciones en la plantilla del asiento predefinido duplicado: - Selecciona la opción Editar
- Modifica los datos de cuentas, fórmulas y/o expresiones que desees
- Pulsa Aceptar para guardar los cambios
Siempre existe la posibilidad de Restablecer plantillas base. - Esto te permitirá deshacer esos pasos y volver a los valores que tenían por defecto
- Si has realizado modificaciones en alguna de ellas o incluso si se hubiera eliminado, podrás restablecerlas
Si prefieres añadir un asiento predefinido de forma manual: - Pulsa Nuevo e indica un Código y un Nombre que lo identifiquen
- Pasa al apartado de "Detalles" que es donde definirás la estructura del asiento predefinido
- Añade linealmente la información de las cuentas, conceptos, importes, etc.
Para definir algunos de los datos de cada línea del asiento, tales como su Definición, Debe, Haber, Base Imponible y Número de Factura: - Puedes hacer uso de variables, que posteriormente definirías en el momento de la propia generación del asiento
SUGERENCIA: Hay que tener en cuenta que dichas variables siempre han de ir expresadas entre corchetes [ ]. Las operaciones matemáticas o de resultados siempre deben ir precedidas del signo igual = y que el resto de los operadores. Serán los mismos que se utilizarán en una tabla de excel. Ejemplo, + (signo más para la suma), - (signo menos para la resta), * (asterisco para la multiplicación), / (barra oblicua para la división), % (signo de porcentaje), etc. 
Pulsa Añadir y cumplimenta los siguientes datos de las líneas que intervienen en el asiento predefinido: - Asiento: es posible definir varios asientos dentro de una misma plantilla. Por defecto, al añadir la primera línea, el valor que tomará será "1" si bien puedes modificarlo haciendo doble clic sobre el mismo. El número que aquí indiques, identificará a qué asiento pertenece la línea que estás añadiendo
- Orden: indica el orden que ocupará la línea dentro del asiento. Por defecto, la primera de las líneas de cada asiento tomará el valor "1", que podrás modificar. Al añadir una nueva línea, se le asignará como "orden" el número inmediatamente posterior al que tenga la última línea añadida para el asiento
- Cuenta: introduce aquí la cuenta contable que corresponda. Este dato es de obligada cumplimentación. Puedes hacer uso de la lupa
 para localizarla dentro del listado de cuenta contables. Así como acceder de forma directa al mantenimiento de las mismas pulsando sobre este botón  - Definición: descripción de la operación económica a contabilizar. Este dato es de obligada cumplimentación. Puedes hacer uso de variables para la identificación del concepto. P.e. Sueldos y salarios [MES], pago factura [NUMFACT], etc.
- Debe: cuantía a cargar o debitar. Puedes indicarla en forma de importe o mediante una fórmula, pudiendo definir posteriormente el valor de sus variables
- Haber: importe a abonar o acreditar. Puedes indicarla en forma de importe o mediante una fórmula, pudiendo definir posteriormente el valor de sus variables
- IVA: introduce aquí el Tipo de IVA a aplicar. Este dato es de obligada cumplimentación. Puedes hacer uso de la lupa para localizarlo dentro del listado de Tipos de IVA
- También puedes acceder de forma directa al Mantenimiento de tipos de IVA pulsando sobre este botón
- Se comprueba dentro de la ficha del Tipo de IVA que indiques, la Cuenta de IVA soportado o la Cuenta de IVA repercutido
- Si no coincide con la Cuenta que has indicado para esta línea del asiento, se te informará mediante un mensaje
- Retención: introduce aquí el Tipo de retención a aplicar. Este dato es de obligada cumplimentación. Puedes hacer uso de la lupa para localizarlo dentro del listado de Tipos de retención
- También puedes acceder de forma directa al Mantenimiento de tipos de retención pulsando sobre este botón
- Sage 50 comprobará dentro de la ficha del Tipo de retención que aquí indiques, la cuenta asociada
- Si la Cuenta de retención soportada o la Cuenta de retención repercutida que tiene asociadas no coincide, se te informará
- Base Imponible: este dato se cumplimenta para cuentas de IVA. Puedes indicarla como una variable para poder hacer uso de ella en cálculo
- Cuenta de asignación: indica la cuenta contrapartida del asiento si este puede realizarse mediante este sistema
- Factura: indica el número de factura que corresponda. Este dato es de obligada cumplimentación para generar el asiento si existe una cuenta de IVA. Puedes hacer uso de variables para ello
Al situarte sobre cualquiera de los datos de cualquiera de las líneas del asiento predefinido: - La Definición de la cuenta
- El Nombre que dentro del Mantenimiento de cuentas contables, tiene la cuenta contable indicada en ella
Si necesitas Modificar algún dato de la línea, haz doble clic sobre el mismo y realiza los cambios que desees. Si pulsas Borrar, se eliminará la línea en la que te encuentres situado. En el Total Debe y el Total Haber se mostrará el sumatorio de los importes que hayas indicado como Debe y Haber respectivamente. En las líneas del asiento predefinido, aplicándose las reglas de redondeo habituales para una correcta contabilización acorde a la normativa. Considerando que se trabaja con dos decimales a nivel contable.
Como funcionalidad adicional, existe la posibilidad de encadenar dos asientos predefinidos. De ese modo, una vez que finalice la generación de asientos por parte del primer asiento predefinido, se genera el siguiente. Comienza de forma automática la creación de los asientos correspondientes al segundo asiento predefinido (el que está encadenado). 
Puedes hacer uso de la lupa o la tecla F4 sobre el campo para localizarlo dentro del listado de Asientos predefinidos. También pulsar sobre este botón de la hoja o F5 para acceder de forma directa al Mantenimiento de Asientos predefinidos. Una vez definida la estructura del asiento predefinido correctamente, puedes generar el correspondiente asiento contable: - Accede al menú superior Opciones - Generador de asientos predefinidos, o la propia Entrada de asientos
- Indica donde podrás indicar en el campo superior "Predefinido", el código del asiento predefinido a generar
En ese momento, si existen variables en la estructura del asiento predefinido, Sage 50 las muestra. Te mostrará la ventana de "Solicitud de información adicional" desde la que podrás cumplimentar esos datos de variables para generar el asiento: 
Una vez cumplimentados los valores, pulsa en el botón Aceptar y se creará el correspondiente asiento contable con la estructura diseñada en el predefinido. También podrás realizar este mismo proceso desde - El botón "Predef". situado en la barra superior de botones de la entrada de asientos:
- Así como desde el menú Asientos - Generadores - Predefinidos
Accede desde cualquiera de los anteriores apartados accedes a la ventana de generación de asientos predefinidos. Indica el código del predefinido que deseas utilizar como base para el asiento contable. - Puedes localizarlo con el símbolo de la lupa o con la tecla F4 del teclado
Por defecto, al seleccionarlo, Sage 50 cumplimenta con la fecha del sistema: - Tanto la fecha de la generación del asiento contable
- Como la de fecha de factura que se crea de forma automática a partir del proceso de contabilización
La opción Generar previsiones de cobro o pago relacionadas con esa factura se mostrará activada también por defecto. Siempre que se trate de un asiento que incorpore base imponible y registro de IVA como una factura que genere previsión. No se puedes quitar o desmarcar de forma permanente la casilla de Generar previsiones. 
Al situarte sobre una línea del asiento, Sage 50 te proporciona la información del Saldo de la cuenta contable de esa línea. En este momento puedes añadir nuevas líneas a la estructura del asiento predefinido que has indicado o borrar alguna. Para ello, dispones de las siguientes acciones: 
Para añadir líneas, pulsa el botón correspondiente de Añadir y cumplimenta los siguientes datos: - Asiento: es posible definir varios asientos dentro de una misma plantilla. El número que aquí indiques, identificará a qué asiento pertenece la línea que estás añadiendo
- Orden: indica el orden que ocupará la línea dentro del asiento. Al añadir una nueva línea, se le asignará como "orden" el número inmediatamente posterior al que tenga la última de las líneas del asiento
- Cuenta: introduce aquí la cuenta contable que corresponda. Este dato es de obligada cumplimentación. Puedes hacer uso de la lupa para localizarla dentro del listado de cuenta contables. También puedes acceder de forma directa al mantenimiento de las mismas pulsando sobre este botón
- Definición: descripción de la operación económica a contabilizar. Este dato es de obligada cumplimentación. Puedes hacer uso de variables para la identificación del concepto. P.e. Sueldos y salarios [MES], pago factura [NUMFACT], etc.
- Debe: cuantía a cargar o debitar. Puedes indicarla en forma de importe o mediante una fórmula, pudiendo definir posteriormente el valor de sus variables
- Haber: importe a abonar o acreditar. Puedes indicarla en forma de importe o mediante una fórmula, pudiendo definir posteriormente el valor de sus variables
- IVA: introduce aquí el Tipo de IVA a aplicar. Este dato es de obligada cumplimentación
- Puedes hacer uso de la lupa para localizarlo dentro del listado de Tipos de IVA
- También puedes acceder de forma directa al Mantenimiento de tipos de IVA pulsando sobre este botón
- Se comprobará dentro de la ficha del Tipo de IVA que aquí indiques la cuenta de IVA. Si la Cuenta de IVA soportado o repercutido que tiene asociadas coinciden con la Cuenta que has indicado para esta línea del asiento. En caso de no ser así, se te informará mediante un mensaje
- Retención: introduce aquí el Tipo de retención a aplicar. Este dato es de obligada cumplimentación. Puedes hacer uso de la lupa para localizarlo dentro del listado de Tipos de retención. También puedes acceder de forma directa al Mantenimiento de tipos de retención pulsando sobre este botón
- La aplicación comprobará dentro de la ficha del Tipo de retención que aquí indiques:
- Si la Cuenta de retención soportada o repercutida que tiene asociadas coinciden con la Cuenta que has indicado para esta línea del asiento. En caso de no ser así, se te informará mediante un mensaje
- Base Imponible: este dato se cumplimenta para cuentas de IVA. Puedes indicarla como una variable para poder hacer uso de ella en cálculo
- Cuenta de asignación: indica la cuenta contrapartida del asiento si este puede realizarse mediante este sistema
- Factura: indica el número de factura que corresponda. Este dato es de obligada cumplimentación para generar el asiento si existe una cuenta de IVA. Puedes hacer uso de variables para ello
Al situarte sobre cualquiera de los datos de la línea del asiento predefinido: - Como Denominación cuenta se te informará del Nombre
- Este es el nombre que, dentro del Mantenimiento de cuentas contables, tiene la cuenta contable indicada en esa línea
Si necesitas Modificar algún dato de una línea, haz doble clic sobre el mismo y realiza los cambios que desees. Al pulsar Borrar, se eliminará la línea en la que te encuentres situado. NOTA: Las modificaciones que efectúes desde esta pantalla de Generación, no se guardarán una vez generado el asiento contable. Si deseas mantenerlas, deberías realizar los cambios en el propio mantenimiento del asiento predefinido y no en la pantalla de Generación. En el apartado inferior Total Debe y Total Haber, se mostrará el sumatorio de los importes. Son los que indicaste como Debe y Haber respectivamente en las líneas del asiento predefinido. Pulsando el botón Variables, accederás a la pantalla en la que se muestran las variables definidas en la estructura del asiento predefinido. Indica el valor correspondiente para cada una de ellas, a fin de generar el asiento sustituyendo dichas variables por los valores indicados: 
Una vez cumplimentadas las variables, pulsa en el botón Aceptar en la ventana y pulsa en "Generar Asiento" para crear el asiento contable. Antes de generar un asiento, ten en cuenta lo siguiente: - Todas las líneas del asiento deben tener cumplimentados la Cuenta contable, Definición y los valores de Debe o Haber
- La cuenta contable que indiques debe existir y su longitud debe ser la que tenga para trabajar Sage 50 (por defecto es 8)
- En cada línea con un tipo de IVA informado se comprobará, según corresponda, la Cuenta de IVA soportado o repercutido
- Debe ser la que tiene asociada en su ficha. Condiciendo con las que has indicado como Cuenta dentro de esa línea del asiento
- En cada línea con tipo de Retención informado se comprobará, según corresponda, la Cuenta de retención soportada o retención repercutida
- Se comprueba que coincide con la que has indicado como Cuenta dentro de esa línea del asiento
- Las cuentas de IVA con importe deben tener definida la Base Imponible
- Las cuentas de retención con importe deberán tener informada la Base Imposible
- Se comprobará si la cuenta de asignación está informada y si su longitud es correcta
- Si el asiento es de tipo factura, en el campo Factura debe estar indicado el nº de factura
- Si haces uso de variables, sus valores deben estar definidos
- El importe de los campos Debe y el Haber deben estar cuadrados
Si quieres algún ejemplo concreto, te recomendamos consultar las plantillas base de asientos predefinidos de ejemplo en Sage 50. Puedes duplicarlas y editarlas a tu gusto para adaptarlas a tus necesidades. Puedes seleccionar la opción "Presentar asiento" para que Sage 50 te muestre tras la generación el asiento de forma automática. 
Más información en la Ayuda Online de Sage 50: Asientos predefinidos (sage.es) |