Cada año antes de empezar a calcular las nóminas en Enero, se debe tener actualizados los valores legales para el nuevo ejercicio, así como traspasadas las situaciones familiares de los empleados que hay en la empresa para poder realizar el cálculo inicial del porcentaje de retención de IRPF. Cada año, SAGE actualiza en la versión correspondiente los nuevos topes y valores legales, pero si aún no se dispone de la actualización, se puede crear un legal para el siguiente año, copiándolo del año anterior. No obstante, cuando se publique la versión con los valores legales, este legal quedará actualizado de forma correcta.

Estos dos pasos se pueden hacer de forma manual, o con un asistente que generará de forma automática los legales y las situaciones familiares. Para ello, se debe acceder a Utilidades/configuración - Generador de ejercicios, e informar el año de origen en campo Ejercicio actual y el año destino para copiar los datos en el campo Ejercicio a generar. Esta opción nos permitirá copiar, coeficientes del ejercicio anterior y se copiará la situación familiar de los trabajadores creándola para el nuevo ejercicio.

 

Se recomienda marcar la opción Eliminar causas de regularización, por si se hubiera dejado alguna causa de regularización marcada de forma manual en las causas de regularización de la situación familiar de los empleados en el anterior ejercicio.

La opción Eliminar datos existentes, no recomendamos seleccionarla ya que en el ejercicio de destino de la empresa/s que vayamos a realizar el proceso elimina los datos de la base y retención del cálculo inicial, los datos de ascendientes y descendientes, los datos de rendimientos y los datos de reducciones, si ya tenemos creada alguna situación familiar para algún trabajador en el nuevo ejercicio. 

A continuación, seleccionaremos la empresa y los empleados a traspasar.

Tras finalizar el proceso nos aparecerá este mensaje:

La aplicación tras el proceso, si se accede luego a Utilidades/configuración - Legales - Seguros sociales - Porcentajes y topes, habrá dado de alta un legal para el nuevo año.

 

A tener en cuenta, que el legal que se habrá creado, es igual que el del año anterior (puesto que aún no está disponible la versión con los nuevos legales), si ya se dispone de la orden de cotización con los nuevos topes, se puede acceder al nuevo legal y actualizar los valores manualmente, para que al calcular las nóminas del mes de Enero tenga en cuenta los nuevos topes. Al crearse este legal con el código de la empresa estándar, cuando se publique la versión que incorpora los legales, este quedará sustituido automáticamente por los valores del legal que se incluye en la actualización. Si ya se tiene la actualización de la aplicación que incluye el legal estándar para el ejercicio nuevo al realizar el proceso no se modificará el legal que se incluye en la actualización. 

Además, este proceso en los empleados seleccionados crea la nueva situación familiar del año destino en la ficha de estos trabajadores, copiando los datos de la situación familiar del ejercicio actual, para poder realizar posteriormente el cálculo inicial del IRPF en los trabajadores. Para saber más sobre cálculo inicial IRPF PINCHA AQUÍ. 

Recuerda que una vez traspasada la situación familiar al nuevo año, es recomendable entregar el impreso del modelo 145 a los empleados para que actualicen su información personal y familiar para un correcto cálculo del porcentaje de IRPF.

Para saber más sobre la forma de generar el modelo 145 PINCHA AQUÍ.

Si en el empleado ha variado algún dato de su situación familiar o personal, deberemos modificarlo o actualizarlo en la nueva situación familiar del nuevo año, antes de calcular el IRPF para dicho ejercicio.