Cómo hacer autofacturas de compra con Sage 50

En este artículo te detallamos el proceso para realizar autofacturas en Sage 50, que te permite realizar la emisión de una factura de venta desde una de compra. Este proceso es de utilidad en los casos en los que la empresa que registra la compra, es la que emite la factura de venta en nombre del proveedor.

Configurar la empresa

Para habilitar esta funcionalidad, tienes disponible en la configuración de empresa, dentro del apartado Documentos - Compras:

1. Selecciona la casilla Crear autofacturas para activar la funcionalidad.
2. Indica la serie de documentos configurada como tipo Autofactura de compras
3. Para emitir la factura correctamente, el proveedor debe ser tener el rol de emisor y tu empresa el receptor. Por ello, es necesario crear un cliente con los datos de tu empresa y verificar que el NIF coincida; de lo contrario, aparecerá un mensaje de advertencia.

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Series de documentos autofacturas

La serie a indicar en el apartado anterior de la configuración de la empresa para utilizar en este tipo de documentos, debe tener seleccionada la casilla "Serie para autofacturas desde facturas de compra".

 Existen diferentes controles por parte de Sage 50 para que dicha serie no pueda ser utilizada en otros casos o apartados de ventas o generación de documentos.

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Configurar proveedores

Accede al mantenimiento del proveedor para indicar si por defecto quieres que se generen siempre autofacturas al contabilizar sus facturas de compra.

Dentro de la pestaña Condiciones de pago - Facturación, encontrarás un apartado específico en el que seleccionar la casilla Crear autofactura, y seleccionar el sistema de certificación del proveedor, ya sea VERI*FACTU / NO VERI*FACTU o SII.

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Cómo hacer autofacturas

Cuando hayas configurado la empresa para trabajar con autofacturas, verás las opciones en la parte inferior del proceso de Facturación de un albarán de compra o desde el proceso para Contabilizar una factura de compra directa:

• Si el proveedor del albarán de compra tiene por defecto marcada la opción de autofactura aparecerá marcada la opción.
• La serie de documentos configurada como tipo autofactura de compras.
• Según el valor por defecto del proveedor se muestra la lista correspondiente al sistema de certificación del proveedor.

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El proceso de creación de la autofactura desde los anteriores procesos sigue los siguientes pasos:

1. Crea un registro temporal tipo factura de venta:
   1. Asigna la serie indicada durante el proceso
   2. Asigna el contador correspondiente de factura de venta para esa serie
   3. Asigna a la factura el cliente configurado en la opción de configuración de empresa
2. Renumera la factura de compra con la información de Serie + Número asignado a la autofactura
   1. De ese modo la factura de compra queda registrada conforme a la serie y número con el que se ha emitido la autofactura.
3. Se muestra la serie y número asignado en el mensaje de confirmación que te permite visualizarla.
4. Verás un sello en la factura de compra que te permite saber que se ha creado una autofactura desde esa factura de compra.

 

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Eliminación de autofactura

Si quieres deshacer la creación de una autofactura, debes pulsar el botón superior Descontabilizar con el que se te mostrará el mensaje de confirmación que te avisa de la eliminación de los registros relacionados con ella (asiento, IVA, previsiones y autofactura):

 

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Consultar autofacturas

Para consultar las autofacturas generadas, accede al módulo de Compras y dentro del menú Documentos, donde podrás acceder a Autofacturas:

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Aunque la naturaleza de estas facturas es de venta, al crearlas desde el circuito de compras y por tanto no registrarse como una venta a nivel contable, las encontrarás en este apartado de menú.

El mantenimiento de la autofactura, te permite consultar las opciones y ver sobre qué proveedor se ha emitido la autofactura.

• No se permite añadir nuevos documentos desde este mantenimiento, ya que el circuito es el detallado en los pasos anteriores desde la contabilización.
• No se permite borrar autofacturas desde el mantenimiento, ya que para borrarlas debes utilizar la opción descontabilizar detallada antes.
• Puedes visualizar las observaciones, copiadas desde el albarán o factura origen de la autofactura.
• Consulta los datos desde el botón Opciones -  Datos adicionales de facturas/SII generados automáticamente en la creación de la autofactura.

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Impresión

Las autofacturas se imprimen utilizando los formatos de plantillas de las facturas de venta normales.

Para que los datos del emisor y receptor sean los correctos, sobre los campos del diseño de la factura de venta se realizan varios cambios y adaptaciones.

 

En los campos de cliente se imprimen los datos del código de cliente que se ha indicado en el proceso de creación de la autofactura y que deben tener los datos de la empresa, tal como se explica al comienzo en la configuración de empresa.

Al pulsar imprimir, podrás igualmente seleccionar el idioma, plantilla, tipo, etc:

 

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Uso con facturación certificada

• • Solo está disponible certificar autofacturas en sistema VERI*FACTU, no es posible en NO VERI*FACTU o TicketBAI.
  • Si tu empresa certifica facturas, pero el proveedor no está en el sistema de VERI*FACTU y por ejemplo está en el SII, en el sistema de certificación debes indicarlo vacío o SII, según corresponda.
  • Se encadena por cada proveedor y se hace el envío
  • Fecha factura = Fecha sistema
  • Se realizan los correspondientes controles en NIF, serie certificable y certificado.
  • El certificado configurado en el add-on de “Fact. certificada” debe ser valido para la emisión de autofacturas
    • Este certificado debería ser de apoderado o de colaborador social, en caso contrario se mostrará un error
    • La alternativa que te proponemos es el uso del Certificado de Sage en la configuración.