Summary
Resolution
Si el sistema elegido para la adaptación a la Ley Antifraude es el sistema NO VERI*FACTU, Sage 50 genera los ficheros con el contenido de las facturas en un fichero XML que se firman digitalmente con el certificado digital configurado en el terminal con toda la información de eventos y registros de control necesarios para la adaptación a la Ley Antifraude.
No se envían, pero siempre será igualmente necesario certificar la factura con todos los requisitos de la Ley Antifraude y generando los eventos necesarios por si hiciera falta remitirlos a la AEAT ante un requerimiento posterior.
Proceso de facturación
Tu proceso de facturación o de creación de facturas no varía en realidad, ya que puedes seguir generando una factura desde un presupuesto, pedido o albarán previo siguiendo el ciclo de facturación habitual, por supuesto con la opción de crear facturas directas desde el menú Documentos del módulo de Ventas de Sage 50.
Si lo realizas desde cualquier documento origen previo, en el momento de facturar, se mostrará la pantalla con la pestaña Datos certificación en el que podrás elegir cómo crear esa factura, el tipo de emisión y lo que significa cada uno de estos tipos:
- El estado Borrador, es el estado previo a la certificación, mientras preparas y finalizas toda la cumplimentación de la factura. Esta factura borrador no tiene validez legal, por lo que puedes seleccionar la opción de crearla en este estado si tienes pensado poder modificarla, eliminarla o realizar cualquier cambio en ella antes de contabilizarla o imprimirla y por tanto certificarla.
- Puedes seleccionar también crear la factura Certificada, con lo que directamente se generará la factura ya certificada y según todas las especificaciones legales.
- Si activaste en la empresa el uso de series no certificables, podrás también seleccionar la opción de crear esa factura como No certificada, si lo que estás generando es una factura de venta que no es necesario certificar con Sage 50.
Si realizas una factura directa, al seleccionar la serie:
- Si es una serie certificable, la factura se crea en primer lugar como Borrador, se le asigna el número de contador de borrador seguido por el identificador "B" (por ejemplo 1B)
- Si la serie es no certificable, la factura se crea como tal y por tanto será No certificable.
El proceso para certificar la factura se desencadena desde la opción Contabilizar o Imprimir, momento en el que se selecciona la casilla para certificarla:
En ese momento se realizan los controles necesarios por parte de Sage 50 para asegurar que el proceso se realice de forma correcta y adecuada a la normativa:
- Siempre será necesario que en los datos de identificación de la empresa, dentro de la pestaña Datos Fiscales, estén cumplimentados el NIF y Apellidos o Razón social:
- Las facturas certificadas deben tener correlación de contador y deben ser correlativas en fecha, por lo que como norma general no puedes emitir una factura con fecha superior o inferior a la fecha del sistema, aunque la fecha no sea menor a la fecha del último documento certificado:
- Se controla a su vez que las facturas se creen dentro del ámbito de cada ejercicio, si la creas fuera del ejercicio no se permitirá certificar. Si el ejercicio es partido, sería aconsejable continuar con el contador para evitar problemas en las comprobaciones de los envíos que se hagan en el futuro.
- Existen controles también que te impedirán realizar la certificación de una factura si el tipo de operación es alguno de los considerados No certificables, que serán los siguientes que no pueden ser incluidos en este sistema de certificación:
- Factura resumen de tickets
- Entidades aseguradoras - Primas de seguro
- Entidades aseguradoras - Contraprestaciones recibidas
- Si se comprueba que el NIF del cliente al que se dirige la factura no está informado, se controla que ese cliente esté configurado como cliente de contado (dentro de su mantenimiento en la pestaña General - Clasificación)
- Si tiene la casilla de cliente de contado marcada: se muestra aviso y si decides continuar, la factura se generaría como factura simplificada.
- Si no es un cliente de contado al no tener esa casilla marcada en su mantenimiento: Sage 50 te avisa indicando que se generará sin NIF y como factura simplificada.
Proceso de certificación
En el momento de contabilizar o imprimir una factura, se inicia el proceso de certificación, en el cual:
- Una vez comprobados todos los datos obligatorios y realizados los controles anteriores, se verifica la correlación de fecha y número.
- Se asigna contador por serie garantizando que se complete la certificación, por lo que el contador queda bloqueado hasta finalizar el proceso. Si fallara, dicho contador se libera.
- Se genera una versión inicial del XML en la ruta del servidor de Sage 50 (directorio MODULOS\Factucert\CódigoGrupo\CódigoEmpresa\Ejercicio\C_E\)
- Se certifica la factura
- Se contabiliza y se generan las previsiones correspondientes
- Se imprime o previsualiza, envío o exporta según lo seleccionado.
NOTA: Si durante el proceso de certificación ocurriera alguna incidencia, la factura se genera en modo borrador o si estabas generando la factura sobre una ya borrador, se mantiene como tal, pero no se envía de forma automática si es NO VERI*FACTU.
El envío a la AEAT en este sistema no se realiza automáticamente, se certifica garantizando que no sea posible ninguna manipulación de las facturas una vez certificadas.
Lo que se realiza es la generación de eventos que comprueban y registran que en todo momento se está cumpliendo con las obligaciones de la certificación de los registros de facturación y entre otras validaciones, se revisan las huellas y firmas, el encadenamiento y las fechas y horas de los registros.
Tras la certificación, podrás ver el estado de la factura mediante los sellos correspondientes de "Certificada" (ya que no hay envío) y "Contabilizada", pero si deseas conocer más detalle sobre el estado de dicha certificación, puedes acceder e el botón superior Opciones - Facturación certificada - Datos certificación factura.
En esta pantalla, puedes consultar la información de la factura, con su serie, número fecha de registro, hora y zona horaria, así como el número del terminal y CSV (código seguro de verificación), junto al nombre del fichero XML, el estado (Certificada o Pendiente de envío) y el código QR.
Puedes consultar el sistema de verificación (en este caso NO VERI*FACTU) e incluso el enlace al documento en la AEAT pero que en este caso y al no haberse realizado envío, la AEAT no dispondrá de la factura y por tanto la factura será NO VERIFICABLE:
Sí puedes consultar los datos del encadenamiento con el documento anterior y posterior, pero en la pestaña de Registro de certificación y envío no existe información ni respuesta del envío:
Requerimiento de la AEAT
Cuando se factura con el sistema de certificación NO VERI*FACTU, se guarda toda la información de respaldo localmente, puesto que no se hacen envíos automáticos a la AEAT y sólo será necesario enviar los registros cuando se reciba un Requerimiento para que se envíe dicha información.
- Si fuera el caso, debes acceder a la opción del módulo de Ventas - menú Facturación - Facturación certificada - Envíos NO VERI*FACTU, indicando el Nº de Requerimiento y filtrando los registros de facturación según lo solicitado en él.
- Una vez hayas incluido todos los registros, pulsa el botón “Enviar” para hacer la comunicación a la AEAT de la información y así cumplir con su Requerimiento.
- También puedes hacer una copia manual de todos los registros desde el módulo de Ventas - menú Facturación - Facturación certificada - Registros de facturación, por si quieres hacer un respaldo manual de toda la información.
Todos los registros que se generan con este proceso de certificación, puedes consultarlos desde el el módulo de Ventas - Facturación - Facturación certificada - Registros de eventos, indicando el periodo o el rango de fechas que desees y pulsando en el botón Refrescar para cargar la lista de eventos que necesites consultar:
NOTA: Los eventos que se registran cuando hay incidencias en la certificación son los que tienen los códigos 04 y 06, correspondientes a anomalías en la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de registros de facturación o evento.
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