Summary
Resolution
Si el sistema elegido para la adaptación a la Ley Antifraude es el sistema VERI*FACTU, ya conoces que dicho sistema es el que envía automáticamente las facturas a la AEAT una vez se certifican, de modo que a continuación te mostramos las características esenciales del proceso:
Proceso de facturación
Tu proceso de facturación o de creación de facturas no varía en realidad, ya que puedes seguir generando una factura desde un presupuesto, pedido o albarán previo siguiendo el ciclo de facturación habitual, por supuesto con la opción de crear facturas directas desde el menú Documentos del módulo de Ventas de Sage 50.
Si lo realizas desde cualquier documento origen previo, en el momento de facturar, se mostrará la pantalla con la pestaña Datos certificación en el que podrás elegir cómo crear esa factura, el tipo de emisión y lo que significa cada uno de estos tipos:
- El estado Borrador, es el estado previo a la certificación, mientras preparas y finalizas toda la cumplimentación de la factura. Esta factura borrador no tiene validez legal, por lo que puedes seleccionar la opción de crearla en este estado si tienes pensado poder modificarla, eliminarla o realizar cualquier cambio en ella antes de contabilizarla o imprimirla y por tanto certificarla.
- Puedes seleccionar también crear la factura Certificada, con lo que directamente se generará la factura ya certificada y según todas las especificaciones legales de Verifactu.
- Si activaste en la empresa el uso de series no certificables, podrás también seleccionar la opción de crear esa factura como No certificada, si lo que estás generando es una factura de venta que no es necesario certificar con Sage 50.
Si realizas una factura directa, al seleccionar la serie:
- Si es una serie certificable, la factura se crea en primer lugar como Borrador, se le asigna el número de contador de borrador seguido por el identificador "B" (por ejemplo 1B)
- Si la serie es no certificable, la factura se crea como tal y por tanto será No certificable.
El proceso para certificar la factura se desencadena desde la opción Contabilizar o Imprimir, momento en el que se selecciona la casilla para certificarla:
En ese momento se realizan los controles necesarios por parte de Sage 50 para asegurar que el proceso se realice de forma correcta y adecuada a la normativa:
- Siempre será necesario que en los datos de identificación de la empresa, dentro de la pestaña Datos Fiscales, estén cumplimentados el NIF y Apellidos o Razón social:
- Las facturas certificadas deben tener correlación de contador y deben ser correlativas en fecha, por lo que como norma general no puedes emitir una factura con fecha superior o inferior a la fecha del sistema, aunque la fecha no sea menor a la fecha del último documento certificado:
- Se controla a su vez que las facturas se creen dentro del ámbito de cada ejercicio, si la creas fuera del ejercicio no se permitirá certificar. Si el ejercicio es partido, sería aconsejable continuar con el contador para evitar problemas en las comprobaciones de los envíos que se hagan en el futuro.
- Existen controles también que te impedirán realizar la certificación de una factura si el tipo de operación es alguno de los considerados No certificables, que serán los siguientes que no pueden ser incluidos en Verifactu:
- Factura resumen de tickets
- Entidades aseguradoras - Primas de seguro
- Entidades aseguradoras - Contraprestaciones recibidas
- Si se comprueba que el NIF del cliente al que se dirige la factura no está informado, se controla que ese cliente esté configurado como cliente de contado (dentro de su mantenimiento en la pestaña General - Clasificación)
- Si tiene la casilla de cliente de contado marcada: se muestra aviso y si decides continuar, la factura se generaría como factura simplificada.
- Si no es un cliente de contado al no tener esa casilla marcada en su mantenimiento: Sage 50 te avisa indicando que se generará sin NIF y como factura simplificada.
Proceso de certificación
En el momento de contabilizar o imprimir una factura, se inicia el proceso de certificación, en el cual:
- Una vez comprobados todos los datos obligatorios y realizados los controles anteriores, se verifica la correlación de fecha y número.
- Se asigna contador por serie garantizando que se complete la certificación, por lo que el contador queda bloqueado hasta finalizar el proceso. Si fallara, dicho contador se libera.
- Se genera una versión inicial del XML en la ruta del servidor de Sage 50 (directorio MODULOS\Factucert\CódigoGrupo\CódigoEmpresa\Ejercicio\C_E\)
- Se certifica la factura
- Se contabiliza y se generan las previsiones correspondientes
- Se imprime o previsualiza, envío o exporta según lo seleccionado.
NOTA: Si durante el proceso de certificación ocurriera alguna incidencia, la factura se genera en modo borrador o si estabas generando la factura sobre una ya borrador, se mantiene como tal y cada 60 segundos Sage 50 reintenta el envío.
El envío en este sistema siempre es automático, no necesitas realizar ninguna otra acción adicional. Cada fichero enviado puede contener una factura o un grupo de facturas. Podría darse el caso de que la propia AEAT informe a Sage 50, de que el tiempo de espera sea mayor por problemas en sus servidores.
Es decir, para la primera factura del día, o si transcurren más de 60 segundos entre la emisión de cada factura, el envío es inmediato. Pero si el tiempo transcurrido entre facturas es menor a 60 segundos, por ejemplo, si se está utilizando algún proceso masivo como Contabilización de facturas o Facturación general de albaranes, se crearán paquetes de 1000 facturas o las registradas cada 60 segundos, para realizar el envío.
En ese momento, podrás ver el estado de la factura mediante los sellos correspondientes de "Certificada enviada" y "Contabilizada", pero si deseas conocer más detalle sobre el estado de dicha certificación, puedes acceder e el botón superior Opciones - Facturación certificada - Datos certificación factura.
En esta pantalla, puedes consultar la información de la factura, con su serie, número fecha de registro, hora y zona horaria, así como el número del terminal y CSV (código seguro de verificación), junto al nombre del fichero XML, el estado (Certificada o Pendiente de envío) y el código QR.
Puedes consultar el sistema de verificación (en este caso VERI*FACTU) e incluso el enlace al documento en la AEAT ya que al tratarse de este sistema, la factura será verificable si se encuentra enviada a la AEAT.
En las siguientes pestañas puedes consultar los datos del encadenamiento con el documento anterior y posterior, así como los diferentes registros de certificación y envío en la siguiente pestaña, que te informan del estado y la respuesta de la AEAT.
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