Fin de ejercicio - V12

Pasos detallados para la ejecución del Fin de ejercicio en V12.

Parámetros a revisar:

1. Modelo contable – Referenciales.
2. Tipos de asientos
3. Valores parámetros:
4. Clases de cuentas
5. Definición de cuentas contables para cierre
6. Contadores
7. Resincronizaciones. Previo a los cierres
8. Proceso de cierre/Fin del ejercicio (Opciones)
9. Fin de ejercicio: Proceso y resultado
10. Asientos generados

 

1. Modelo contable – Referenciales.

Parametrización>Estructura General>Modelos Contables

 

Cada Sociedad definida tiene asociado un Modelo contable, el cual podrá tener uno o más Referenciales. Cada Referencial define si se debe realizar un asiento de cierre de ejercicio y si éste debe ser por Planta o por Sociedad.

 

En el caso de la Sociedad del ejemplo (ES20) tiene definido un Modelo contable SP2, con cuatro Referenciales vinculados.

 

 

La definición del Referencial SPA (LM general principal) tiene indicado que genere un asiento de cierre por Planta.

2. Tipos de asientos

Parametrización>Contabilidad>Tipos de asientos

 

En función de los Referenciales existentes, será necesario crear tantos Tipos de asientos de aperturas y cierre como tengamos, de manera que, si se trabaja con tres Referenciales, por ejemplo, se necesitarán tres Tipos de asientos de apertura y otros tres de cierre.

 

• Cada uno de los Tipos de asientos debe tener sólo autorizado su propio Referencial.

A pesar de tener un Tipo de asiento para el cierre y apertura analítico, no se generará asiento contable si no está marcado en el Referencial.

 

Ejemplo:

La imagen corresponde al Referencial AES, donde NO está indicado que a fin del ejercicio realice un asiento de saldo de apertura, por tanto, independientemente de la necesidad de un Tipo de asiento específico, no se generará.

 

 

Ejemplo para Apertura analítica: SPAPA

Será necesario crearlo, así como el Diario por defecto, y el Contador.

En este caso, sólo está autorizado el Referencial analítico, al igual que para el Tipo de asiento SPAPG (Apertura general) sólo se deja autorizado el Referencial social.

Lo mismo para el SPAPG (Apertura general) y SPCLO (Cierre general) sólo se autoriza el Referencial social y en el SPCLA (Cierre analítico), el Referencial analítico

Esta misma parametrización será necesaria para el resto de Referenciales existentes (IAS, INT…)

3. Valores parámetros:

Asignación de Asientos automáticos (FIYCL, FIYEN, FIYRE) y Fórmulas por legislación

Lo primero de todo es tener claro los Asientos automáticos que ejecuta el programa cuando se lanza la opción de Fin de ejercicio.

Estos asientos serán los definidos en los Parámetros Generales, Capítulo CPT: Contabilidad, Grupo FIY: Fin de ejercicio

Parametrización>Parámetros Generales>Valores parámetros

Por defecto se encuentran ya informados los Asientos automáticos FIYCL, FIYEN, FIYRE. Estos Asientos automáticos están sujetos cada uno a su propia parametrización.

Por otro lado, pero dentro del mismo capítulo de Parámetros generales, se encuentran los Tipos de asientos contables que se van a crear (SPCLO, SPAPG…)

En el caso de que se modifiquen los Tipos de asientos utilizados, es necesario revisar el punto de menú de Fórmulas por legislación, ya que también se encuentran aquí. Estas fórmulas son leídas por los Asientos automáticos.

Son los códigos FEG, FRG y FYG. En cada fórmula se encuentran los Tipos de asientos a utilizar en función de la Legislación.

Parametrización>Contabilidad>Interfaz contable>Fórmulas por legislación

string$([F:FYD]LEDTYP=1,"SPCLO")+string$([F:FYD]LEDTYP=2,"SPCLA")+string$([F:FYD]LEDTYP=3,"SPCLO")

4. Clases de cuentas

La columna “Apert.” indica si las Cuentas contables se aperturan cuando se ejecuta el Fin de ejercicio. Para que el asiento de apertura se realice de manera correcta, es necesario dejar los grupos de cuentas como Apert. = Sí, a excepción de los grupos 6 y 7.

Determina el comportamiento del tratamiento de cierre con respecto a la cuenta (saldo apertura o no)

Parametrización>Contabilidad>Clases de cuentas

5. Definición de cuentas contables para cierre:

Cuando se realizan los asientos de cierres y aperturas, el programa busca una serie de Cuentas contables, las cuales deben estar previamente definidas en Parametrización>Estructura General>Planes de cuentas.

De cara a los asientos de cierre y el primero de apertura, la cuenta que utilizará será la situada en la Línea 4: Cuenta de apertura (Ejemplo: 19990) à Cuenta de traspaso de saldos.

Las líneas de las cuentas automáticas que se ejecutan dependen de los Asientos automáticos y de los propios procesos del progarma.

En este ejemplo, se han definido diferentes cuentas contables para cada una de las líneas.

En el Asiento de apertura de traspaso de saldos, buscará la Cuenta de resultado definida en el Código contable de la Sociedad ó de la Planta (según tengamos la definición de cierre de ejercicio por Planta o Sociedad) à Parametrización>Estructura General>Sociedades; Plantas à Aquí encontramos el Código contable asociado. Podemos acceder a la definición a través del túnel.

El asiento contable será por Sociedad ó Planta según lo definido en el Referencial.

6. Contadores

Los Contadores dependen de los Tipos de asientos (SPAPG, SPCLO,…). En cada Tipo de asiento está indicado el Contador correspondiente. Ejemplo, en el Tipo de asiento SPAPG, se encontraba definido el Contador también llamado SPAPG:

Para volver a reinicializar los Contadores de los cierres y aperturas hay que ir a la opción Desarrollo>Utilidades>Varios>Valores de contadores.

Se indicada para cada tipo, la Sociedad, el Año y el número del asiento que nos debe proporcionar.

7. Resincronizaciones. Previo a los cierres

Es aconsejable ejecutar los procesos de resincronizaciones, si no se ha hecho antes, previo al cierre del ejercicio. De esta manera, aseguramos que los saldos que leerá el proceso de cierre están actualizados.

Contabilidad>Utilidades>Resincronizaciones. (Apuntes y Balances, principalmente) à Deben marcarse siempre las opciones de “Incluir asientos definitivos” y “Resincronización”:

8. Proceso de cierre/ Fin de ejercicio (Opciones)

El proceso de cierre se encuentra en el punto de menú Contabilidad>Procesos de Cierre>Fin de Ejercicio. Al entrar en la opción, hay dos opciones para ejecutar el cierre, además de la propia simulación.

• Ejecutar el cierre para cada Referencial.

Al pasar este proceso existe la opción de ejecutarlo para todos los Referenciales o bien seleccionar uno a uno, cuyo caso, se informará de los Tipos de asientos correspondientes creados anteriormente:

Al ejecutar la opción, para el Referencial analítico, sólo se cerrará el ejercicio correspondiente a la opción Datos Base>Tablas contables>Ejercicios.

Para los Referenciales analítico, IAS…, al igual que para el Referencial social, es necesario que los Periodos del Ejercicio a cerrar estén cerrados previamente, mientras que el primer Periodo del siguiente Ejercicio, se debe tener abierto. Se puede comprobar en Datos Base>Tablas Contables>Periodos.

Para reabrir Periodos, o cerrarlos, en Contabilidad>Utilidades>Cierre:

• Ejecutar el cierre para todos los Referenciales a la vez.

Es posible esta opción si se marca un “Sí” en el campo “Todos los referenciales”.

Para ello es imprescindible tener:

• Los Tipos de asientos de cierre y apertura creados para cada Referencial, con sus correspondientes autorizaciones.
• Todos los Ejercicios y Periodos de todos los Referenciales se han de encontrrar en la misma situación (Abiertos o Cerrados).

En el caso de no tener todos los Ejercicios iguales de todos los Referenciales, es decir, en la misma situación (Abierto o Cerrado), aparecerá un mensaje de error de este tipo:

Este aviso es debido a tener por ejemplo el Referencial social y analítico abiertos en el ejercicio 2023, mientras que el Referencial IAS está cerrado ya para ese año. Por tanto, en estos dos Referenciales hay que cerrar de manera individual en cada Referencial el 2023, o reabrirlo para el IAS, y poder cerrar los tres Referenciales a la vez de nuevo.

9. Fin de Ejercicio: Proceso y resultado

El proceso de cierre se encuentra en el punto de menú Contabilidad>Procesos de Cierre>Fin de Ejercicio.

Podemos elegir el cerrar todos los Referenciales a la vez (sólo en el caso de tener las parametrizaciones correctas) o bien, indicar uno a uno:

Al finalizar, mostrará una traza del proceso y el asiento o asientos generados:

10. Asientos Generados

Asiento de cierre à Asiento automático FIYCL

CLO-ES02123-000001

El cálculo se basa en sumar el saldo del Debe y del Haber. Esos saldos son llevados a las cuentas definidas anteriormente en el Plan de cuentas como “Cuenta de traspaso de saldos”. Sirven para poder ajustar el asiento, aunque entre ellas se cancelan.

El proceso sumará todos los importes al Debe y todos los importes al Haber, cuadrando el asiento contable mediante la cuenta definida 19990. Esta cuenta es libre.

Asiento de apertura à Asiento automático FIYEN

APG-ES02124-000001

En el primer asiento de apertura, se calcula el saldo del Debe y del Haber de las cuentas de grupos 6 y 7. El resultado se ajusta en el asiento contra la cuenta 19990 (definida anteriormente en los Planes de cuentas).

Asiento de apertura, Traspaso de saldos à Asiento Automático FIYRE

APG-ES02124-000002

Para el segundo asiento de apertura, se traspasa el saldo de la cuenta utilizada con anterioridad a la cuenta de pérdidas y ganancias (12900) definida en el Código contable de la Sociedad o Planta.