Cómo programar la apertura para la creación automática del nuevo ejercicio

Pasos para programar que Sage 50 realice la creación del nuevo año de forma automática.

Llegada la época de fin de año, uno de los procesos más habituales es la creación del nuevo ejercicio o año fiscal.

Sage 50 te ofrece la posibilidad de crearlo de forma automática y programar esa creación del año para agilizar el trabajo.

Este proceso resulta muy sencillo y te servirá para que:

• Se genere sin tu intervención el nuevo año con el que trabajar
• A partir de la fecha y hora que elijas a tu conveniencia
• De ese modo ahorrarás mucho tiempo en esa época en la que también se producen otros procesos. (Cierre de ejercicio anterior, tanto de la gestión comercial como de la contabilidad, etc.)

Para realizar la programación de la creación del ejercicio

1. Recuerda acceder desde el equipo servidor y ejecutando Sage 50 como administrador
   1. Ejecuta el acceso directo con el botón derecho y selecciona Ejecutar como administrador
   2. La programación necesitará de esos permisos la creación de una tarea programada en Windows que se encargará de realizar el proceso
2. Dirígete al menú Archivos - Grupos de Empresa
3. Pulsa en Editar el grupo para poder modificar los datos de su mantenimiento
   1. Es en ese momento donde se produce la comprobación de permisos de administrador. Recibirás un mensaje si no has entrado en el servidor y como administrador
4. Localiza y entra en la pestaña Nuevo Ejercicio
   1. En ella dispones de todas las opciones que sirven de base para crear el nuevo ejercicio en este grupo de empresas
   2. Opciones que entre otras, son las que también se muestran al lanzar manualmente el Asistente de creación del Nuevo ejercicio
   3. La pestaña muestra 3 subpestañas:
5. En la pestaña General
   • En la sección Configuración de creación de nuevo ejercicio podrás definir si deseas crear el nuevo ejercicio de trabajo de forma manual o automática
     1. Escoge una fecha y hora para la ejecución del proceso
   • En la sección Configuración de notificaciones de creación de nuevo ejercicio
     1. Puedes seleccionar una fecha para el aviso visual mediante un icono en el menú Ejercicios
   • En la sección Valores por defecto para creación de nuevo ejercicio o traspaso de datos
     1. Marca la casilla para que al crearse automáticamente el nuevo año, se realice antes una copia de seguridad de los datos. Indica en qué ruta
     2. Escoge si deseas que junto a la creación del año, también se cree un asiento de apertura provisional. Esto sirve para trasladar los datos de saldos al nuevo año
     3. Selecciona también si quieres traspasar el dato de existencias o stock
     4. Por último, indica si quieres que también se trasladen las ofertas de artículos y clientes si lo deseas
   • 
6. En la pestaña Contadores:

   • Podrás elegir cómo se establece por defecto y en bloque la numeración para:

     • Documentos de Compras, Ventas, Contabilidad, Stock o Add-ons que tengas activados en tu grupo de empresas, pudiendo elegir entre:

       • "Comenzar desde 0", que hará el contador se inicie en 0 y, por tanto, el primer documento tomará el número 1
       • Continuar del año anterior, que tendrá en cuenta el último valor del documento realizado en el ejercicio anterior para continuar con su numeración
       • Inicio de periodo, que utilizará una numeración para identificar el año del ejercicio utilizando los últimos dígitos de este como numeración
         • Por ejemplo, si creas el ejercicio 2027, el contador sería 27000001
       • Valor personalizado, que te permite indicar la numeración como mejor convenga y de ahí en adelante, de forma correlativa
   • 
7. En la pestaña Traspaso de datos
   1. Elige si traspasar o no los documentos que puedes ver en la tabla
   2. Desde los albaranes pendientes de facturar
      1. Tanto de compra como de venta
      2. Los pedidos
      3. Las facturas pendientes de contabilizar
      4. Presupuestos pendientes
      5. Remesas y/o pagarés pendientes de contabilizar tanto de cobro como de pago, etc.

---

Aceptando la configuración elegida, se creará en el sistema operativo una tarea programada en Windows.

Esta tarea tiene el nombre Creación nuevo ejercicio para el Grupo de Empresas XXXX

• Es independiente del resto de los grupos de empresas. Su apertura es diferente por cada uno de ellos ya que pueden presentar características distintas
  • Esto puede hacer que quieras realizar su apertura de forma y en un momento distinto
• Por tanto, si dispones de más de un grupo de empresas, deberás hacer estos pasos en cada uno de ellos

---

 

Debes saber que esta tarea programada se crea en el equipo Servidor. Se ejecuta según lo que hayas programado y elegido en la configuración del ejercicio.

Si no fuera posible ejecutarse, por ejemplo, por estar apagado el servidor, se ejecuta al iniciar el este equipo servidor nuevamente.

Durante la ejecución no puede haber usuarios trabajando en Sage 50.

Es recomendable seleccionar un día y hora en el que la aplicación no vaya a estar en uso pero el equipo servidor encendido.

El tiempo de proceso que puede requerir esta tarea, dependerá del volumen de información y tipos de datos que se traspasen entre otras cosas.

• Recuerda seleccionar entre estas opciones que hemos visto, la creación de una copia de seguridad si deseas volver a la situación anterior, restaurándola

• Puedes automatizar si lo deseas, únicamente la creación del nuevo año. Proceso que ya por sí solo te ahorrará tiempo y dedicación a esa tarea, por ejemplo, a comienzos del nuevo año o cuando decidas programarlo
• Puedes elegir no traspasar el stock inicial, ni el asiento de apertura provisional, ni ningún documento pendiente si no lo deseas. Ya que todos estos datos podrás traspasarlos a posteriori cuando te interese aunque incluso si los traspasas o creas, también podrás actualizarlos siempre que quieras
• Desde Stock - Cálculo de stock inicial automático podrás actualizar el Stock inicial las veces que necesites. Trasladando con ello el stock del ejercicio anterior al nuevo
• Desde Asientos - Apertura, podrás actualizar y reemplazar el asiento de apertura. Ya sea provisional (si no existe cierre en el ejercicio anterior) o definitivo (si el ejercicio anterior está cerrado), las veces que necesites
• Si has trasladado algún documento pendiente de ejercicio y quieres deshacer ese traspaso, sólo tienes que eliminarlo del nuevo ejercicio. Sage 50 te avisará para indicarte que dejará de estar bloqueado y como "Traspasado de ejercicio" en el anterior