Cómo programar la apertura para la creación automática del nuevo ejercicio

En este artículo, te explicamos brevemente lo sencillo y útil que resulta programar que Sage 50 realice la creación del nuevo año de forma automática.

Llegada la época de fin de año, uno de los procesos que Sage 50 te ofrece para agilizar el trabajo con el cambio de ejercicio es la creación de forma automática y programada del nuevo año.

Este proceso resulta muy sencillo y puede servirte para que se genere sin tu intervención el nuevo año con el que trabajar a partir de la fecha y hora que elijas a tu conveniencia y por tanto, te ahorrará mucho tiempo en esa época en la que también se produce el cierre de ejercicio anterior, tanto de la gestión comercial como de la contabilidad, etc.

Recuerda acceder desde el equipo servidor y ejecutando Sage 50 como administrador, ya que la programación necesitará de la creación de una tarea programada en Windows que se encargará de realizar el proceso.

Para programarlo, sólo tienes que dirigirte al mantenimiento de Grupos de empresa, accediendo desde cualquier módulo principal de Sage 50 (Contabilidad, Compras o Ventas), al menú Archivos - Grupos de Empresa.

Una vez accedas al mentenimiento, en la pestaña Nuevo Ejercicio dispones de todas las opciones que sirven de base para crear el nuevo ejercicio en este grupo de empresas, opciones que entre otras, son las que se muestran en el Asistente de creación del Nuevo ejercicio cuando lo lanzas manualmente desde el menú Ejercicios.

 

Entre todas estas opciones, se encuentra la Configuración de creación de nuevo ejercicio con la que podrás definir si deseas crear el nuevo ejercicio de trabajo de forma manual o bien, de forma automática.

Seleccionando la opción de crear el nuevo ejercicio Automáticamente, podrás decidir el día y hora concretos en los que deseas que se cree el nuevo año de trabajo de forma desasistida y sin tu intervención.

Posteriormente puedes elegir cómo, con el resto de opciones de la pestaña General con las que podrás marcar que al crearse automáticamente el nuevo año, se realice previamente una copia de seguridad de los datos y en qué ruta, así como que se cree un asiento de apertura provisional con lo que se trasladarán los datos de saldos al nuevo año, así como el dato del stock y las ofertas de artículos y clientes si lo deseas.

En la pestaña Contadores, podrás elegir cómo se establece por defecto y en bloque la numeración para los distintos documentos de Compras, Ventas, Contabiliad, Stock o Add-ons que tengas activados en tu grupo de empresas, pudiendo elegir entre:

• Comenzar desde 0, que hará el contador se inicie en 0 y por tanto el primer documento tomará el número 1.
• Continuar del año anterior, que tendrá en cuenta el último valor del documento realizado en el ejercicio anterior para continuar con su numeración.
• Inicio de periodo, que utilizará una numeración para identificar el año del ejercicio utilizando los últimos dígitos de este como numeración. (Por ejemplo, si creas el ejercicio 2024, el contador sería 24000001)
• Valor personalizado, que te permite indicar la numeración como mejor convenga y de ahí en adelante, de forma correlativa.

 

Además, podrás indicar ya de antemano que se trasladen los documentos pendientes de cualquier tipo al nuevo ejercicio si lo que pretendes es finalizar su gestión él.

Para ello, en la pestaña Traspaso de datos puedes elegir si traspasar o no los documentos que puedes ver en la tabla, desde los albaranes pendientes de facturar tanto de compra como de venta, los pedidos, las facturas pendientes de contabilizar, presupuestos pendientes, remesas y/o pagarés pendientes de contabilizar tanto de cobro como de pago, etc.

Aceptando la configuración elegida, se creará en el sistema operativo una tarea programada en Windows con el nombre Creación nuevo ejercicio para el Grupo de Empresas XXXX, independiente del resto de grupos de empresas que como sabes, su apertura es diferente por cada uno de ellos ya que pueden presentar características distintas que hagan que su apertura puedas querer hacerla de forma separada, por tanto si dispones de más de un grupo de empresas, deberás hacer estos pasos en cada uno de ellos.

 

Debes saber que esta tarea programada se crea como decíamos en el equipo Servidor y se ejecuta según lo que hayas programado y elegido en la configuración del ejercicio.

Si no fuera posible ejecutarse por ejemplo por estar apagado el servidor, se ejecuta al iniciar el este equipo servidor nuevamente.

Durante la ejecución no puede haber usuarios trabajando en Sage 50 por lo que recomendamos seleccionar un día y hora en el que la aplicación no vaya a estar en uso pero el equipo servidor encendido, ya que el proceso que puede requerir esta tarea dependerá del volumen de información y tipos de datos que se traspasen entre otras cosas.

• Recuerda seleccionar entre estas opciones que hemos visto, la creación de una copia de seguridad si deseas volver a la situación anterior, restaurándola.

• Pero no olvides que puedes automatizar si lo deseas, únicamente la creación del nuevo año, proceso que ya por sí solo te ahorrará tiempo y dedicación a esa tarea por ejemplo a comienzos del nuevo año o cuando decidas programarlo.
• Puedes elegir no traspasar el stock inicial, ni el asiento de apertura provisional, ni ningún documento pendiente si no lo deseas, ya que todos estos datos podrás traspasarlos a posteriori cuando te interese aunque incluso si los traspasas o creas, también podrás actualizarlos siempre que quieras.
• Desde Stock - Cálculo de stock inicial automático podrás actualizar el Stock inicial las veces que necesites, trasladando con ello el stock del ejercicio anterior al nuevo.
• Desde Asientos - Apertura, podrás actualizar y reemplazar el asiento de apertura ya sea provisional (si no existe cierre en el ejercicio anterior) o definitivo (si el ejercicio anterior está cerrado), las veces que necesites.
• Si has trasladado algún documento pendiente de ejercicio y quieres deshacer ese traspaso, sólo tienes que eliminarlo del nuevo ejercicio y Sage 50 te avisará para indicarte que dejará de estar bloqueado y como "Traspasado de ejercicio" en el anterior.