Cómo utilizar las reglas de conciliación

Cómo utilizar las reglas de conciliación para agilizar la contabilización de movimientos incluso aunque no tengan previsión en Sage 50.

Con el Add-on de Comunicación bancaria, Sage 50 te proporciona la utilidad de contabilizar movimientos de tu extracto bancario.

Estos extractos pueden ser tanto de banco, domiciliación, cuenta o tarjeta de débito o crédito.

Las reglas de conciliación te ayudarán en dicho proceso al realizarse de forma lo más ágil y sencilla posible.

1. En primer lugar, activa el Add- on de Conciliación bancaria (Cómo activar Add-ons o extensiones funcionales a Sage 50)
2. Encontrarás dentro del módulo de Contabilidad en el menú Asientos - Conciliación Bancaria:

Este menú se divide en 4 apartados que son, el propio proceso de Conciliación bancaria, y también:

• Conceptos de conciliaciones, mantenimiento de código y nombre que nos permitirá crear clasificaciones para tipos de conciliación frecuentes.
• Reglas de conciliación, que te permitirán agilizar el proceso de conciliación gracias a la definición de condiciones que al cumplirse, se asigne de forma automática una contrapartida y un concepto a los asientos generados al conciliar.
• Conceptos comunes, donde Sage 50 te muestra los conceptos AEB que los bancos pueden usar en sus ficheros de Norma 43 y que pueden formar parte de una regla de conciliación.

Para poder crear una regla de conciliación, al acceder a la opción para añadir una nueva regla, se te mostrará la siguiente ventana:

En esta ventana, deberás indicar un código y un nombre para dicha regla.

En el apartado Filtros, dispones de las opciones que Sage 50 va a comprobar a la hora de ejecutar automáticamente la regla durante el proceso de conciliación bancaria. En este apartado dispones del Banco, un concepto común definido a tu elección o seleccionado de la lista a la que puedes acceder con el icono de la lupa o con F4 en el teclado y un texto a buscar, que será el que Sage 50 va a tratar de localizar en la definición del movimiento bancario de forma completa o en parte.

Por último, en el apartado Generar Asiento, deerás complimentar los datos necesarios para la contabilización del movimiento y la generación de asientos desde la conciliación bancaria:

1. En el apartado Cuenta debe/ cuenta haber, deberás indicar la cuenta contable que se asociará como contrapartida al movimiento bancario del extracto o a la generación del asiento. Ya que puedes indicar una cuenta debe o haber, se puede utilizar tanto para utilizarla en ingresos como en gastos.
2. En el apartado Definición, debes indicar el texto que se mostrará como Conceto del asiento cuando se genere, en el caso de estar vacío, se creará con el que se haya indicado en el campo anterior "Texto a buscar".

Una vez tengas definida la regla, puedes indicar que se ejecute de forma automática a la hora de realizar el proceso de conciliación bancaria.

Para ello, accede a la opción de menú correspondiente a la conciliación bancaria y comprobarás que aparecen los campos concepto y contrapartida.

Tras capturar el fichero correspondiente al extracto bancario, podrás proceder con la conciliación y si lo deseas, mediante el botón Reglas situado en la parte inferior de la pantalla, acceder a las distintas opciones que te proporciona Sage 50, como navegar a visualizar las reglas ya existentes, ejecutar dichas reglas o incluso la posibilidad de crear reglas automáticas a partir de los datos proporcionados en el fichero.

Al pulsar sobre la opción de Ejecutar reglas, Sage 50 tratará de localizar las condiciones establecidas en ella para localizar los movimientos afectados por ella y se mostrarán en verde aquellos cuyas condiciones se cumplan:

Con la opción de Crear reglas automáticas, podremos crear a partir de un movimiento y su correspondiente contrapartida, las reglas de forma automática:

De este modo, al localizar el conepto común como se indica en la imagen de ejemplo (el 03) y el texto a buscar correspondiente, se asignará de forma automática la contrapartida asociada en dicha regla.

Con todo ello, si en la primera pantalla marcamos la casilla de Generar asientos/asociar previsiones, y se pulsa el botón de Conciliación automática, se mostrará la pantalla de conciliación, que nos permite también la generación de un asiento de movimiento del extracto bancario incluso aunque no existe una previsión relacionada en sage 50. Para ello, deberás marcar la casilla "Generar Asiento":

También cabe la posibilidad de haber asignado una contrapartida que no coincide con ninguna de las reglas que existen en Sage 50, y en ese caso la aplicación te propondrá crear nuevas reglas de forma automática:

 

 

Si existe previsión y se asocia, se concilia y se contabiliza la previsión existente en Sage 50.

 

 

Por tanto, teniendo en cuenta todo este proceso, te recomendamos que sigas un flujo de trabajo habitual siguiendo los pasos detallados a continuación para facilitarte el trabajo:

1. Se importan los movimientos bancarios
2. Se establece la contrapartida de los movimientos bancarios
3. Se crean las reglas para que en la próxima importación de movimientos, no sea necesario establecer la contrapartida una por una.
4. Proceso de Conciliación:
   1. Caso 1: Con los asientos, manual o automáticamente
   2. Caso 2: Con opción de generar asientos sin previsiones.
   3. Caso 3: Con opción de generar asientos con previsiones.