FICHEROS FIE - Cómo ver y gestionar la información en Sage 200

El Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) comunica a los usuarios del Sistema RED, a través del fichero FIE, la información sobre las variaciones que experimenten las prestaciones de Seguridad Social de sus personas trabajadoras, tanto subisidios (Prestaciones a corto plazo) como otras prestaciones que afecten al contrato de trabajo u obligaciones empresariales con la Seguridad Social.

Para gestionar los ficheros FIE comparando los datos del fichero FIE con la información de nuestras empresas, desde la aplicación deberemos ir al módulo Laboral / Nómina / Seguridad Social / Afiliación y partes IT/AT / Gestión fichero FIE.

RECUERDA que es necesario disponer de Sage 200 Advanced para visualizar esta opción de menú.

Al acceder te aparecerá la pantalla Visualizar fichero FIE en la que deberás seleccionar el fichero recibido que tiene extensión *.MSJ desde la ruta donde lo tengas guardado.

RECUERDA que es necesario que previamente tengas el fichero FIE descargado de SILTRA. Si necesitas más información acerca de como descargar estos ficheros, PINCHA AQUÍ. Para asegurarte que el fichero .msj que importarás es un fichero FIE localiza el fichero y ábrelo con la aplicación Bloc de notas y verifica que en la línea ETI en las tres siguientes posiciones y al final de la misma línea aparece FIE.

Pulsando en el botón de la derecha en el que aparecen tres puntos  podrás seleccionar tu fichero.

• RECUERDA que el día 19 julio 2023, el INSS publicó la versión 3.0 del fichero FIE en el que se incluyen nuevos campos para identificar las nuevas situaciones especiales de IT por contingencias comunes. Para poder visualizar correctamente todos los datos, con esta versión 3.0 era necesario tener instalada una versión 2023.82.000 o superior.
• RECUERDA que el INSS en Junio 2024 publicó la versión versión 4.0 del fichero FIE en el que se incluyen nuevos campos sobre datos de Incapacidad Temporal. Para poder visulizar correctamente todos los datos desde esa fecha, es necesario que tengas instalada la versión 2024.75.000 o superior. 

Si al seleccionar el fichero el programa encuentra que existen varias empresas con el mismo CCC, te aparecerá el siguiente mensaje:

De manera que tendrás que seleccionar qué empresa (de todas las que tienen el mismo CCC) es la que corresponde comparar la información:

A continuación, en la parte superior de esta pantalla, se mostrarán los registros que contiene el fichero. En los registros que tengan correspondencia tanto de CCC empresa como DNI del empleado se mostrará el código de empresa y el código del empleado al que pertenece.

Recuerda que está opción sólo sirve para visualizar la información del fichero FIE, no importa ninguna información que aparezca en el fichero en la aplicación.

Aunque el FIE incluye información que no se gestiona directamente desde la aplicación ( Datos de incapacidad permanente y jubilación), la información estará disponible para tu revisión al visualizar el contenido del fichero FIE.

Los campos de esta pantalla están agrupados con la misma información que contienen los segmentos que componen el fichero llamados DIT / IT2 / ITD / CIT / DIP / JUB / DOP / NAC:

• segmento DIT: datos de incapacidad temporal (fecha baja IT, indicador de recaida, días de IT acumulados...).

Desde la versión 3.0 del fichero FIE se incluyó el nuevo campo de situación especial IT con los valores 01, 02, 03 (para identificar las nuevas IT vigentes a partir de junio 2023) o el valor 04 (para identificar procesos COVID).

Desde la versión 4.0 del fichero FIE se incluye: 

-Parte de alta anulado. En la versión anterior 3.0, cuando se anulaba un parte de alta, los campos Fecha y Causa fin IT se mostraban sin contenido, con esta versión 4.0, además en este campo mostrará valor S (SI) en los partes anulados y espacio en blanco en cualquier otra comunicación.

-Procesos con peculiaridades en pago y cotización. Este campo, anteriormente versión 3.0 llamado Situaciones Especiales de IT que podía contener cuatro valores, agrupa dos de ellos para recibir a partir de ahora tres valores posibles,  01, 02 y 04.

1. El subsidio se abonará a cargo de la Seguridad Social desde el día de la baja en el trabajo. No existe posibilidad de recaída.

2. El subsidio se abonará a cargo de la Seguridad Social desde el día siguiente al de la baja enel trabajo, estando a cargo del empresario el salario íntegro correspondiente al día de la baja. Existe posibilidad de recaída.

4. Proceso de IT derivado de enfermedad común asimilado a AT para los efectos económicos. Existe posibilidad de recaída. No se exige carencia

-Indicador de IT internacional. Procesos de IT de trabajadores asegurados en España que inician un proceso de incapacidad temporal en el extranjero. Sus posibles valores son 0 cuando no se trate de una IT internacional, 1 IT internacional UE/EEE/Suiza/Reino Unido, 2 IT internacional convenio bilateral o 3. IT internacional sin convenio.

• segmento IT2: datos de incapacidad temporal 2 (fecha AT / EP, tipo de accidente...).

En la versión 3.0 del fichero FIE se incluyó los nuevos campos de Tipo de asistencia (Ambulatoria / Hospitalaria), fecha siguiente revisión médica parte de baja y fecha agotamiento 545 dias de IT.

Desde la versión 4.0 del fichero FIE se incluye:

- Fecha de envío de PB, PC o PA al INSS. Fecha en que el Servicio Público de Salud o la Mutua Colaboradora con la Seguridad Social ha transmitido al INSS el PB, PC o PA.

- Base reguladora INSS. BR calculada por el INSS para los procesos de IT Régimen General en los que la entidad responsable de la prestación económica de IT es el INSS.

- Código y fecha de resolución IT emitida por el INSS. Código y fecha de las resoluciones sobre procesos de IT emitidas por el INSS. Estos códigos y el significado de cada resolución se encuentran disponibles en la nueva Tabla 102 del apartado de Instrucciones técnicas de Sistema Red de la TGSS.

- Fecha notificación Denegación IP al trabajador. Fecha fin de la prolongación de efectos de la IT de conformidad con lo dispuesto en el artículo 174.5 del TRLGSS.

- Fecha de Agotamiento de los 545 de IT, fecha en la que se comunica el agotamiento del plazo máximo de los 545 días de IT (artículo 174.1 TRLGSS), en las instrucciones han añadido que, sólo se comunicará cuando se alcanza el día 545.

• segmento ITD: IT de pago directo.
• segmento CIT: continuación situación en IT (fecha y número del parte de confirmación, fecha de cumplimiento 365 días de IT...).
• segmento DIP: Datos de incapacidad permanente.
• segmento JUB: Datos de jubilación.

Desde la versión 4.0 del fichero FIE se incluye:

- Tipo de resolución. Además de las resoluciones de jubilación aprobadas ahora se incluirán las resoluciones denegadas de jubilación parcial, mostrando los valores "A" o "D" respectivamente.

• segmento DOP: Datos de otras prestaciones.

Desde la versión 4.0 del fichero FIE se incluye:

- Ampliación del subsidio NYCM. Se informará una "S" si existe una ampliación del subsidio de NYCM por una de las siguientes causas: por discapacidad de hijo, por parto, adopción o acogimiento multiple, por bajo peso y por hospitalización a continuación del parto.

- Días de ampliación del subsidio NYCM. Se informa del número de días en el que se amplía el subsidio de NYCM indicado en el campo anterior.

• segmento NAC: Datos sobre nacimientos.

Desde la versión 4.0 del fichero FIE el campo en el que se informaba la base reguladora de las prestaciones de Nacimiento y cuidado de menor, Riesgo durante el embarazo, Riesgo durante la lactancia, Cuidado del menor y Corresponsabilidad del Cuidado del Lactante a cargo del INSS se elimina. 

Si algunas de las lineas te aparece en color rojo, es debido a que la aplicación no detecta la empresa y/o el trabajador, no obstante, aparecerá un aviso indicando el motivo.

Recuerda que el programa busca primero por CCC de empresa y despues para esa empresa, filtra por DNI del trabajador.

Existen diferentes siguientes causas, aparte de que no exista la empresa y/o trabajador en la base de datos de la aplicación) por las que al visualizar el fichero FIE, el trabajador te aparezcan en color rojo:

• Cuando el DNI del empleado que viene cumplimentado en el fichero FIE no coincide con el que hay en la base de datos. En estos casos, no se mostrará el código de empleado y verás el siguiente aviso: "Empleado no existente en la aplicación, comprueba la información."

• Cuando la CCC de la empresa que viene cumplimentado en el fichero FIE no coincide con la que hay en la base de datos, o ninguno de los datos coincide (DNI y CCC). En estos casos, no se mostrará código de empleado ni código de empresa y verás el siguiente aviso: " Empresa, CCC o empleado no existente en la aplicación, compruebe la información. 

En ambos casos tendrás que comprobar la información existente en la aplicación.

Para facilitar la comprobación de este contenido, dispones de la columna "Revisado" que podrás usar para marcar los registros que hayas revisado. Recuerda que cuando salgas de la visualización del fichero, esta marca se eliminará, es decir sólo funciona para la gestión en el momento siempre que se visualice un fichero.

Además de los datos del fichero, podrás acceder a la ficha de los empleados incluidos en el mismo, así como visualizar y acceder a ITs informadas en la aplicación. Para ello dispones, el parte inferior de la pantalla, del apartado ITs empleado. Aquí se mostrarán aquellas ITs sin fecha de Alta o cuya fecha de Alta se encuentre dentro de los doce meses anteriores a la fecha de trabajo del registro de trabajador que hayamos seleccionado en la parte superior.

• Desde el botón Ficha Empleado podrás acceder al mantenimiento de empleado en el que estés posicionado y consultar o incluso modificar datos sin salir de esta pantalla.
• Desde el botón de Consulta IT podrás acceder a la IT del empleado en el que estés posicionado y consultar la información de la IT o modificar datos (Fecha de baja, fecha de alta , tipo de IT, precio día, ...).

Toda la información visible a través de esta pantalla, tanto la parte superior como la inferior, se podrá exportar a Excel como cualquier pantalla de mantenimiento de la aplicación pulsando este icono .

RECUERDA que a partir del 1 de abril de 2023, se modifica el procedimiento a seguir por parte de las personas trabajadoras, empresas y el propio INSS en cuanto a la comunicación, gestión y control de los partes médicos de IT, de manera que:

• Será el INSS el que comunique las altas / bajas / confirmaciones de las IT a las empresas a través de estos ficheros FIE.
• Las empresas, una vez reciban el fichero FIE / FIER con toda la información de las IT, comunicarán el parte de baja donde únicamente se incluirán los datos económicos. Estos datos se transmitirán como hasta ahora, a través de un fichero FDI, mediante una nueva acción DE- Datos Económicos.
• Existen supuestos y excepciones en los que se deberán seguir enviando partes de baja (PB), alta (PA) y confirmación (PC), como es el caso de las empresas colaboradoras por contingencias comunes o profesionales.

Para saber si tu empresa es una de las afectadas, la manera de identificar estos supuestos en el fichero FIE, será a través del campo "Entidad responsable", correspondiente a la tabla T-10 de las instrucciones técnicas de la Seguridad Social.

• EMPRESAS COLABORADORAS POR CONTINGENCIAS PROFESIONALES: Asumen directamente el pago de las prestaciones por accidente de trabajo y por tanto deben seguir comunicando PB, PA y PC. En estos casos, el código de entidad responsable que aparece en el fichero FIE será 666 - EMPRESA COLABORADORA.
• EMPRESAS COLABORADORAS POR CONTINGENCIAS COMUNES: Por ejemplo, colectivos de funcionarios de la antigua MUNPAL, también deben seguir comunicando PB, PA y PC. En estos casos, el código de entidad responsable que aparece en el fichero FIE será 999 - EMPRESA EXCLUIDA DE IT.

PREGUNTAS MÁS COMUNES:

¿DONDE PUEDO CONSULTAR LA CAUSA DEL ALTA DE UNA IT?

• Si necesitas saber cual es el motivo del fin de la IT de tu trabajador, recuerda que en el fichero FIE tienes toda esta información

¿COMO PUEDO SABER SI ES UNA RECAIDA?

• En este apartado del fichero FIE, el INSS te especificará si es una recaida, los días acumulados y la fecha del proceso anterior.

¿RECIBIRÉ LA INFORMACIÓN DE LAS IT POR NACIMIENTO Y CUIDADO DEL MENOR TAMBIÉN A TRAVÉS DEL FICHERO FIE?

• SI. En el fichero FIE vendrá la etiqueta NAC (Datos sobre nacimientos) que informará sobre los nacimientos comunicados por el Ministerio de Justicia.
• La anotación de este tipo de IT y los certificados de maternidad / paternidad mediantes acciones ACM y ACP del FDI, se realizarán como hasta ahora.

¿PORQUÉ APARECE EL MENSAJE "NO SE PUEDE RECONOCER LA CADENA COMO VALOR DATETIME VÁLIDO" AL IMPORTAR UN FICHERO FIE?

• Dispones de un artículo PINCHA AQUÍ que explica los motivos por los que pueden aparecer estos mensajes al importar un fichero FIE en la aplicación.