Cómo obtener los Libros de Ingresos y Gastos en Sage 50

Gracias a la obtención de estos libros desde Sage 50, se permite que, con la información proporcionada, cualquier usuario o asesor pueda realizar la presentación del modelo 130 a través de las utilidades propias de la web de la AEAT.

Activación del trabajo con el Registro de Ingresos y Gastos

En primer lugar para activar la operativa que permite Trabajar con Libro Registro de Ingresos y Gastos, la debes activar desde la configuración de empresa.

Dirígete al menú Archivos - Empresas para editar la empresa en la que activar la opción, y dentro de su mantenimiento, ve a la pestaña Contabilidad donde encontrarás la casilla a seleccionar en las subpestañas General - Asientos:

Una vez activada la opción, comprobarás que se ha generado una nueva opción de menú dentro del módulo de Contabilidad - Archivos, denominada "Conceptos de gastos e ingresos":

Cada concepto tiene disponibles una serie de valores, entre los que se encuentran el código y nombre, el tipo de grupo que indica si el tipo de concepto es:

• Gasto e Iva soportado
• Ingreso e IVA Repercutido
• Bien de Inversión
• Así como si el concepto permite deducirse el IRPF o no.

Estos conceptos podrán definirse en el nivel 3 y nivel 4 de las cuentas contables dependiendo de si son conceptos de gasto o ingreso:

• Conceptos de gasto: que pueden asociarse a los niveles de los grupos de cuentas 2 y 6.
• Conceptos de ingreso: que podrán asociarse a los niveles del grupo de cuentas 7.

Asimismo, también podrán detallarse a nivel de cuenta contable, dentro de su propio mantenimiento (Archivos - Plan de Cuentas - Cuentas), en la pestaña General, subpestaña Clasificación, que tomará por defecto el que está asociado a su nivel 3 o 4 correspondiente por defecto, pero podrás modificarlo y en ese caso, prevalecerá siempre el concepto asociado a nivel de la propia cuenta contable.

Una vez definidos los conceptos y su asociación a niveles y cuentas, con la opción activada en la empresa de "Trabajar con Libro Registro de Ingresos y Gastos", se mostrará en la pantalla de entrada de asientos una nueva columna a la derecha de la partida, denominada EOS (Estimación Objetiva Simplificada), la cual mostrará un icono identificativo en todas las líneas donde exista una cuenta del grupo 2, 6 y 7:

• En caso de líneas de gasto, se mostrará un icono de color rojo y con el signo negativo 
• En caso de líneas de ingreso, se mostrará de color verde y con el signo positivo 

Al pulsar sobre el icono, se visualizará una pantalla con la información de las diferentes líneas de gastos o ingresos del asiento, que serán las que se visualizarán también en los libros de ingresos y gastos. Sage 50 hará una propuesta de reparto de importes para los distintos conceptos de gastos o ingresos que intervengan en el asiento.

• Base imponible al 21% = 1500
• Base imponible al 10% = 500
• De la base imponible total (2000) 1000 se cargan ala cuenta de gasto 60000001 y otros 1000 euros a la cuenta de gasto 60500001

La propuesta por parte de Sage 50 de dicho reparto será la siguiente, ya que existe más de una cuenta de gasto con diferentes cuotas de IVA y para mostrar correctamente la información en el libro registro de gasto, es necesario indicar cada concepto de gasto (cuenta contable) con su correspondiente base imponible y su cuota de IVA.

La propuesta realizada por Sage 50 siempre se realiza de forma automática y de la siguiente manera, siguiendo el mismo criterio en cualquier asiento ya sea de gasto o de ingreso: para cada cuenta de gasto se propone el máximo de importe informado en el asiento con el correspondiente tipo de IVA, y se va asignando hasta llegar al tope para cada cuenta de gasto.

Si el concepto tiene la marca de deducible, se indica el importe en la columna correspondiente, si no la tiene, el importe se indicaría en la siguiente columna "No deducible".

Al pulsar en el botón inferior "Obtener datos", Sage 50 borrará cualquier modificación manual que hayas realizado en la pantalla y de ese modo siempre podrás volver a la propuesta inicial realizada por la aplicación.

• Hay que tener en cuenta que a la hora de la introducción manual de asientos, deberás indicar la información relativa al libro registro de gastos e ingresos y Sage 50 también te presentará la propuesta de reparto realizada si accedes al icono correspondiente en la columna EOS y podrás modificar dicha propuesta, momento en el que la aplicación comprobará si los datos son correctos y coincide la suma de bases con la base imponible total y si no es así, te mostrará un aviso para su revisión.
• Sin embargo, los generadores de compra y venta asignan de forma automática la información del detalle de gastos e ingresos correspondientes realizando el reparto según lo comentado anteriormente, aún así, siempre podrás acceder al icono de la columna EOS para comprobar o modificar la información propuesta por Sage 50.
• Del mismo modo, al utilizar asientos predefinidos, también se asignará automáticamente por Sage 50 la información del detalle de gastos e ingresos correspondientes realizado el reparto anterior, así como si generas las facturas de compra o venta desde la gestión comercial, ya que se utilizarán las cuentas contables de gastos definidas en la familia del artículo, el tipo de IVA definido en él, así como si se utilizan portes en el documento, la cuenta de gasto o ingreso de portes indicada en el mantenimiento de cuentas contables estándar y el importe de portes indicado en el propio documento ya sea este de compra o venta.

Toda la información de gastos e ingresos asociada en los asientos contables se recogerá en la obtención de los Libros de registro correspondiente y que se encuentran dentro del módulo de Contabilidad - Fiscal:

• Libro Registro Fact. Recibidas y compras y gastos
• Libro Registro Fact. emitidas y ventas e ingresos

Al obtener cualquiera de estos listados, podrás filtrar por periodo o fechas, tipo de operación de IVA, concepto de gasto o bienes, concepto de libro IRF, así como obtenerlo en formato Estándar u Oficial, establecer una determinada ordenación para el listado, por estado de facturas liquidadas o no, incluyendo registros de IVA deducible, no deducible o todos, ya sea por fecha de asiento o de expedición:

Una vez seleccionada la acotación en filtros y opciones, al aceptar obtendrás la pantalla de resultados con la información resultante y con las columnas necesarias para la cumplimentación del modelo según lo indicado en cada cuadro de ingreso o gasto en cada asiento según lo visto anteriormente.

Como cualquier otro listado, podrás exportarlo a Excel, CSV, PDF, etc.