Cómo trabajar con Suplidos en Sage 50

En este artículo te mostramos cómo activar y configurar el entorno de trabajo en Sage 50 para el trabajo con Suplidos en Facturas emitidas.

En primer lugar para activar la opción de trabajar con suplidos en Sage 50, deberás acceder al mantenimiento de la empresa, dentro de la pestaña Contabilidad, para activar el check denominado "Trabajar con suplidos en facturas emitidas".

Al marcarlo, de forma automática Sage 50 asignará un tipo de IVA al 0% como tipo de IVA de suplidos, dado que un suplido por definición no aplica IVA, pero por operativa y funcionalidad en la aplicación, es necesario asignarle un tipo aunque no se visualizará ni en documentos ni en asientos.

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Dicha activación hará que también, dentro del menú Archivos - Cuentas contables estándar del módulo de Contabilidad, aparezca la casilla Suplidos donde por defecto la cuenta propuesta por Sage 50 será la 56100000, creada por defecto como "Depósitos recibidos a corto plazo" y será la cuenta contable por defecto para los Suplidos, cuenta que puede modificarse si lo deseas para utilizar otra.

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Como configuración adicional, una vez activado el tratamiento de suplidos en Sage 50, se crea un mantenimiento de "Conceptos de suplidos", al que podrás acceder desde el módulo de Ventas - Artículos - Conceptos de suplidos:

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Este mantenimiento, consta de:

• Código - que nos permitirá asignar el código de 2 caracteres para los diferentes códigos de suplidos.
• Nombre - texto de máximo 50 caracteres con el que informaremos de la descripción del concepto de suplido.
• Cuenta contable - Que será la cuenta contable vinculada al concepto de suplido. Podrás indicar la cuenta contable que corresponda y que puede ser diferente a la que anteriormente esté indicada en el apartado de cuentas contables estándar. Sólo si no indicas una cuenta contable asociada al concepto, Sage 50 tomará la que sté definida en dicho apartado de cuentas contables estándar.

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Al mismo tiempo se añadirá en el mantenimiento de artículos, dentro de la pestaña General - Avanzadas, un apartado denominado "Suplidos" que consta del check "Suplido" para identificar que dicho artículo se trata de un artículo suplido y al activarlo, de forma automática se seleccionará también el check para no controlar el stock de los artículos de este tipo, además del concepto que vincularás al artículo. La cuenta contable a utilizar para el importe del suplido será la vinculada al concepto de suplido o bien la genérica de cuentas contables estándar en el caso de no estar definida en el concepto.

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Se recomienda crear para cada servicio de suplido y tercero correspondiente, un artículo. Es intersante informar en la factura a quién se paga el suplido, así como su NIF e identificación fiscal (por ejemplo una notaría, etc.)

Podrías en ese caso, crear el artículo con el tipo de suplido e indicar también el tercero. Incluso, se podría utilizar la ampliación de definición para indicar la identificación fiscal completa con el correspondiente detalle. Esta información se debe trasladar en la línea del suplido del documento correspondiente, ya sea albarán o factura.

Además, el artículo en cuestión llevará el correspondiente concepto asociado que permitirá en el listado agrupar por concepto y además visualizar la informacion detallada de cada suplido con la información del tercero al cual se paga.

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A la hora de realizar documentos de venta, ya sean presupuestos, pedidos, depósitos (si se encuentran activados en la configuración de empresa), albaranes o facturas, visualizarás también una columna "Suplido" para identificar que esa línea se trata de un artículo suplido.

Al añadir una línea de ese tipo con un concepto de suplido asociado, el importe de la línea no formará parte de la base imponible y tampoco estará sujeto a IVA ni a retención. Únicamente sumará en el total de la factura. Además Sage 50 te informará de la suma de las líneas con la marca de suplido al pie del documento.

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De este modo, también al facturar el albarán de venta y generar de forma automática el asiento, la cuenta a utilizar para asignar el importe del suplido sea la cuenta configurada en el propio concepto de suplido o en su defecto si éste no tiene ninguna asociada, la definida en las cuentas contables estándar.

El importe total tiene en cuenta el importe del suplido, mientras que el registro de IVA solamente incluirá la base imponible y el detalle de la cuota de IVA según corresponda (sin tener en cuenta el importe del suplido). Las previsiones sin embargo, se generarán por el importe total.

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En esta pantalla de asientos, como verás también se incluye una columna denominada "Sup.", que nos indicarán aquellas cuentas contables definidas como de suplidos (en las cuentas contables estándar o directamente en el concepto de suplido) y se marcarán automáticamente en esta pantalla.

Si añadimos el asiento de forma manual, podrás marcar o desmarcar el check según corresponda, por defecto, al cuenta definida en cuentas contables estándar se entenderá como suplido y el check se marcará de forma automática.

Si por el contrario, añadimos la factura desde el generador de asientos de facturas de venta, en el apartado contrapartida, aparecerá dicha columna "Suplido" que también es una columna tipo check para que al introducir una cuenta de suplido, se pueda marcar.

Al generar el asiento, se realizará el calculo detallado antes. Si se introduce como contrapartida, una cuenta definida como suplido en las cuentas contables estándar, Sage 50 marcará por defecto dicha casilla como suplido. Además, podrás marcarla o demarcarla de otras cuentas, según corresponda.

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Por último, Sage 50 te proporciona un listado de "Suplidos" para poder listar y obtener toda la información relativa a los suplidos desde los documentos de venta incluso desde los asientos de facturas directas desde Contabilidad.