Formatos para la factura electrónica en Sage 200

La factura electrónica tiene la misma validez legal que la factura en papel, y además tiene más ventajas como son la reducción de costes (no es necesaria su impresión), mayor seguridad en el resguardo de documentos, menor probabilidad de falsificación, agilidad en la localización de la información, reducción de errores (en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento), etc.

El terminal que utilice factura electrónica con firma debe tener instalado el certificado digital en ese equipo. Comprueba desde “Panel de control- Opciones de Internet-pestaña Contenido-botón Certificados, pestaña Personal que el certificado esté en vigor y no expirado.

A continuación, accede al menú “Inicio-Administración-Asistente de Configuración”, compras y ventas, eFacturas, e indica “Factura electrónica = SÍ”.

O bien, si tienes esta otra vista, desde Gestión-Facturación “Factura electrónica = SÍ”.

Formato: Como la aplicación te permite elegir distintos formatos, el indicado en el asistente de configuración será el elegido como formato de defecto al crear nuevos clientes.  El formato final que necesites utilizar se define por cada cliente.

Certificado a utilizar: Si necesitas trabajar con un formato firmado digitalmente, debes elegir el certificado correspondiente a tu empresa.

Carpeta de recepción: Puedes indicar una ruta o directorio donde guardar tus archivos de factura electrónica de compras. Si no trabajas con esta opción, la aplicación crea una ruta o directorio de manera automática para poder utilizar cuando lo necesites.

Centros administrativos: Campos configurables para trabajar con administraciones públicas.

Para grabar cualquier cambio o modificación, debes marcar el botón de “Guardar” y reiniciar la aplicación, o lo que es lo mismo, salir y volver a acceder a la aplicación.

Comprueba en menú “Ventas-eFactura-Formatos de envío” que tengas disponible los formatos de PDF y eFactura. Si no es así, puedes ir a menú “Procesos, importar formatos”.

Si eliges “Empresa estándar” ya tendrás disponibles los formatos de PDF y eFactura. Puedes crear tantos registros de formatos, como combinaciones de tipos de fichero  tengas que utilizar.

Cada formato te permite elegir si quieres firmar SÍ o NO.

PDF con firma SÍ genera un fichero con extensión .lcf

XML con firma SÍ genera un fichero con extensión .xsig. En este caso obligatorio para el envío a clientes que sean administraciones públicas.

Path envíos: Ruta o directorio donde guardar los archivos generados.

Texto eMail: Texto a configurar al enviar archivo adjunto.

El siguiente paso es relacionar el formato con el cliente correspondiente. Menú “Ventas-Clientes”, pestaña “Alb.-Fra.-Rec.”.

Indica en el menú “Procesos, máscaras informes”, la máscara o plantilla que vas a utilizar para la factura de venta y el formato eFactura (tipo de archivo) a generar. 

El proceso de facturación es el mismo, sólo que en el asistente de la emisión de facturas, puedes visualizar una nueva pantalla.  Desde el menú “Ventas-Facturas-Emisión de Facturas”, una vez seleccionados los albaranes que queremos facturar, marca el botón “Siguiente”.

Las opciones en Generar y Archivar e-Factura son:

• Ninguna: No se generarán las facturas electrónicas.
• Clientes a enviar: Sólo se generarán y firmarán las facturas de los clientes que tengan “SÍ” en el campo Generar eFactura.
• Todas: Por cada factura generada, se generará su versión electrónica.

En e-Facturas a enviar… puedes elegir:

• Nada: Se genera la factura electrónica. No envía por correo electrónico.
• Imprimir: Además de generar la eFactura, se imprime una copia (siempre y cuando tenga activo el check de imprimir factura).
• Imprimir + Enviar: Además de generar la eFactura, se imprime una copia y se envía por correo electrónico.
• Enviar: Además de generar la eFactura se envía por correo electrónico.

Una vez generada la factura, el fichero queda guardado en la ruta configurada en su formato correspondiente. Campo Path envíos de mantenimiento de formatos de envío.