En su momento, cuando diste de alta una empresa y decidiste trabajar con convenios, asignaste una vigencia con una fecha determinada para poder calcular las nóminas con los conceptos de este convenio y los salarios correspondientes a cada categoría de este.

Si ahora se publican varias actualizaciones de dicho convenio (porque se ha producido por ejemplo una revisión salarial de distintos ejercicios), tendrás que dar de alta las nuevas vigencias y asignarlas a la empresa para poder calcular nóminas con los nuevos importes.

• Fechas de vigencia y aplicación: premisas importantes a tener en cuenta
• Caso práctico: ¿Cómo gestionar las distintas vigencias si no necesito calcular atrasos?
• Caso práctico: ¿Cómo gestionar las distintas vigencias si necesito calcular atrasos y quiero que el programa me los calcule automáticamente?

FECHAS DE VIGENCIA Y APLICACIÓN: PREMISAS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA:

A la hora de crear una nueva vigencia y aplicarla a la empresa, deberás tener en cuenta una serie de premisas

1. La fecha de VIGENCIA es la fecha de “versión” del convenio con el que estamos trabajando. La “fecha de vigencia” es siempre la misma para el convenio, independientemente de a cuantas empresas asignemos dicho convenio.
2. La fecha de aplicación es la fecha que indica a partir de cuándo se aplica dicho convenio en la empresa. Esta fecha es particular para cada empresa, es decir, un mismo convenio puede tener diferentes fechas de aplicación para cada una de las empresas que lo vayan a utilizar.
3. La fecha de aplicación nunca podrá ser anterior a la fecha de vigencia del convenio.
4. La fecha de aplicación SIEMPRE debe ser el primer día del mes. Y por eso mismo, no se pueden asignar varias vigencias del mismo convenio en el mismo mes.
5.  No se puede aplicar un convenio en un mes que ya tenga cálculos realizados (a no ser que se vaya a repetir el cálculo de esas nóminas, entonces sí)
6. De un mismo convenio, sí que pueden existir dos vigencias del mismo año pudiendo indicarse como fechas de vigencia, por ejemplo, 01/01/2025 y 02/01/2025 (o el año que corresponda), pero la fecha de aplicación no puede coincidir en el mismo mes (según lo indicado en el punto 4), por lo que tendremos que asignar una vigencia un mes y la otra al mes siguiente. RECORDAD, ASIGNARLO EN MESES QUE NO TENGAN NOMINAS YA CALCULADAS.

CASO PRÁCTICO

Mi empresa tiene ahora una vigencia asociada del 01-01-2024 y acaban de salir publicadas en el BOE, las nuevas tablas salariales para los ejercicios 2025 y 2026.

Por lo tanto, tendremos que crear las distintas vigencias y aplicarlas en mi empresa.

A continuación, te explicamos como proceder según las distintas casuísticas que se puedan dar:

1. No necesito calcular atrasos

Si tu empresa no va a abonar atrasos por las diferencias salariales del ejercicio 2025, puedes realizar lo siguiente:

• Crea en la empresa una vigencia con fecha 01-01-2025 y con fecha de aplicación del mes que corresponda (recuerda, debe ser un mes sin cálculos realizados).
• En esa vigencia informa directamente las tablas salariales para 2026.
• Recuerda que, en el caso de querer calcular finalmente un proceso de atrasos para el ejercicio 2025, deberás forzar el importe a calcular en esos atrasos.

 Para dar de alta la nueva vigencia, sigue las instrucciones que se indican en este artículo. A continuación, accede a:

• Convenio - Ver convenios si tienes Sage Despachos
• Convenio - Mantenimiento de convenios si tienes Sage 200

Y haz doble clic sobre la vigencia del 01/01/2025 que tienes creada, y accede al menú superior a Procesos - Asignar convenio a empresas.

Marca la opción de asignar una nueva vigencia de convenio y verifica que la fecha de aplicación sea la correcta.

Por defecto el programa te mostrará el siguiente mensaje de aviso:

Como hemos comentado anteriormente respecto de la fecha de aplicación, si en mi ejemplo ya tengo calculadas las nóminas de enero’26, deberé indicar como fecha de aplicación el 01-02-2026

Recuerda que la fecha de aplicación es la fecha desde la cual se van a calcular nominas con los nuevos precios y no tiene por qué coincidir con la fecha de vigencia.

A continuación, selecciona la/s empresa/s que vayan a usar esta nueva vigencia a asignar y, en la ultima pantalla, confirma que la fecha de aplicación con la que empezarás a calcular nóminas con este convenio es la correcta.

Una vez finalizado el proceso, ya tendremos la nueva vigencia asignada a nuestra empresa.

2. Necesito calcular atrasos y quiero que el programa me los automáticamente

CASO PRÁCTICO: mi empresa tiene ahora una vigencia asociada del 01-01-2024 y acaban de salir publicadas en el BOE, las nuevas tablas salariales para los ejercicios 2025 y 2026. Por lo tanto, tendremos que crear las distintas vigencias y aplicarlas en mi empresa.

Si tu empresa sí que tiene que calcular atrasos y quieres que el programa te calcule el importe de éstos de forma automática, es decir, sin tener que revisar y/o forzar importes, deberás realizar lo siguiente:

• Crea en la empresa una vigencia con fecha 01-01-2025 y con fecha de aplicación del primer mes sin cálculos realizado. En nuestro ejemplo, la aplicaremos en febrero 2026 que es el primer mes sin cálculos asociados. En esta vigencia informa directamente las tablas salariales para 2025.
• A continuación, crea en la empresa una vigencia con fecha 01-01-2026 y con fecha de aplicación el mes siguiente al anterior punto. Es decir, en nuestro caso, marzo 2026 porque la anterior vigencia la aplicamos en febrero. En esta vigencia informa directamente las tablas salariales para 2026.

 En resumen, así quedarían las dos vigencias y los atrasos asociados a cada una de ellas según nuestro ejemplo:

RECUERDA que para crear cada una de las vigencias y asignarlas a la empresa, deberás seguir las instrucciones que se indican en este artículo.