Para generar el informe de Ficha Histórica primero se debe crear la guía, para ello hay que acceder a Informes - Empresa - Ficha Histórica - Diseñar, donde tendrás la posibilidad de configurar la información que aparece en el informe.
En la pantalla que aparece debes informar la empresa y el convenio, en el caso que no trabajes con convenio en la empresa te aparecerá como 0 en el campo "Convenio". Si la empresa tiene más de un convenio asignado debes tener creada una guía para cada convenio de la la empresa. Al pulsar en "Siguiente" si no tienes creada la guía previamente aparecerá un mensaje indicando que se generará la guía para esa empresa y convenio, si trabajas con convenio, a partir de la guía estándar.
Tras pulsar "Aceptar" y pulsando en "Siguiente" en las distintas pantallas de la guía, sin modificar nada, hasta que se habilite el botón "Ejecutar" hará que la guía se te cree como estándar.
En el caso que necesites cambiar la configuración estándar, sólo deberás ir revisando cada una de las opciones pantallas de conceptos de devengo, conceptos de retención y conceptos imprimibles, personalizarlas como creas conveniente. En cada una de las pantallas previas a la personalización podrás seleccionar la opción de totalizar y agrupar conceptos de devengo y retención y seleccionar mostrar o no conceptos no imprimibles.
Si una vez creada la guía, decides cambiar el diseño generado, para volver al diseño estándar debes entrar en la guía en cada una de las pantallas de Devengos, Retenciones y Conceptos no imprimibles y pulsar en el botón de "Eliminar" para crearla de nuevo.
Una vez generado el diseño de la guía, ya sea estándar o personalizada, se puede solicitar el informe a través de Informes - Empresa - Ficha Histórica - Generar Informe.
Seleccionarás en la primera pantalla el Ejercicio inicial y el Ejercicio final y el periodo a través de Mes inicial y Mes Final. Si tienes empleados con varios periodos de trabajo puedes marcar la opción "Juntar periodos de actividad de un mismo empleado" para que la información de todos sus periodos se unifique.
En la siguiente pantalla seleccionarás los Procesos a listar (Mensual, Pagas Extras, Atrasos) y si seleccionas los procesos de Atrasos se habilitarán las opciones para indicar si quieres que los atrasos se incorporen en el informe en los meses que se han devengado (periodo de cálculo de los atrasos) o que se incorporen en el mes que se han abonado.
En la siguiente pantalla marcarás los datos que te interese que se generen en el informe en el apartado Datos a incorporar en la ficha.
- Cuantía: Te dará el valor de cuantía que has abonado de cada concepto salarial por mes.
- Precio: Valor diario de cada concepto salarial.
- Importe: Importe cobrado de cada concepto cada mes.
- Días y Bases: Valor de la base de cotización, desglosada en Base de IRPF / no sujeta por cada mes. Días de alta, Días de IT, Días de vacaciones o ausencias por mes.
- Coste: Coste por mes y coste total por mes.
Seleccionarás en el apartado Formato de los informes a listar entre:
- Solo detalle por empleado: Mostrará la información solicitada generando una hoja por empleado.
- Sólo totales por empresa: Mostrará la información solicitada, pero acumulado total por empresa.
- Detalles y totales: Primero te mostrará información del detalle del empleado y al cerrar al informe te mostrará el total por empresa.
Por defecto la ficha histórica sale en formato PDF, pero los puedes solicitar si quieres en el formato Excel marcando "Ficha histórica en Excel"(Al guardar el fichero Excel por defecto lo hará en la ruta directorio de la aplicación/Nomina/FichaHistorica/FichaHistorica.xls).
Para finalizar filtrarás por empresa y trabajadores de los que quieres el informe y pulsarás en "Ejecutar".
Si seleccionas en formato Excel aparecerán de este modo los datos.
Por ejemplo, si necesitas un informe en formato Excel que te reporte la información del total que se ha abonado por mes y anualmente de cada concepto salarial y sus costes. Parecido al resumen contable pero anualmente. Deberías solicitar el informe de ficha histórica marcando Importes y Costes y Sólo Totales de Empresa.
NOTA: Recordar que en el mantenimiento de la empresa y de convenio, si trabajas con convenios, en cada concepto en la pestaña Documentos Pago se incluye el campo "Totalizar en la ficha histórica" donde se puede seleccionar entre los valores "No", "Devengo" o "Retención".
