En Sage 50 existe la posibilidad de realizar la Legalización de los libros para su posterior presentación al Registro Mercantil. Para ello deberemos acceder desde el Addon de Contabilidad, al menú Fiscal en el apartado Legalización de libros.

La pantalla de gestión de los libros a legalizar consta de 3 partes diferenciadas:

• Barra de botones de acción
• Datos de cabecera de la presentación de libros
• Datos de detalle de la presentación en la que existen dos apartados correspondientes a:
  • Datos de presentación
  • Relación de libros a incluir

En la barra de los botones de acción existen las siguientes opciones:

• Cargar datos: Permite informar los datos de empresario, datos presentador y datos registrales a partir de las pestañas “Datos fiscales” y “Datos registrales” del apartado “General” del mantenimiento de empresas. Al pulsar este botón muestra dos opciones “Datos de configuración de territorio común” y “Datos de configuración de territorio CA” que permiten cargar los datos fiscales para territorio común o para territorio de Canarias.
• Importar fichero: Permite cargar una presentación de libros a partir de un fichero con extensión “.ZIP”. Se debe tener en cuenta que es necesario tener informado el campo de “Ruta destino de los ficheros” para poder utilizar esta opción.
• Imprimir: Permite imprimir los documentos necesarios para la presentación de libros. Al pulsar este botón muestra dos opciones “Solicitud para legalización de libros” y “Certificado de firmas digitales de libros”. Únicamente se pueden imprimir los documentos en caso de que ya se hayan generado ficheros y firmas para todos los libros incluidos en el formulario de legalización.
• Crear ficheros: Permite generar firmas para los libros incluidos en la legalización y generar los ficheros necesarios para la presentación en el registro mercantil. Únicamente se puede usar en el caso que se hayan añadido libros a legalizar en apartado “Relación de libros”, se haya definido ruta destino de los ficheros y estén informados los datos del apartado “Datos presentación”.

En los datos de la cabecera existen los siguientes controles:

• Ejercicio: Corresponde con el año del ejercicio desde el cual se está creando la legalización de libros.
• Fecha de solicitud: Por defecto se propone la fecha del sistema y se utiliza para el informe de solicitud de legalización de libros, además va incluida en los ficheros generados. El usuario también la puede modificar.
• Solicitar retención de IRPF: Por defecto se muestra desmarcado y permite indicar al usuario si desea solicitar retención de IRPF en la factura que se realiza al presentar la legalización de libros en el registro mercantil.
• Ruta destino de los ficheros: Corresponde al directorio en el cual se guardarán los ficheros que se crearán para la legalización de libros cuando el usuario pulse botón “Crear ficheros y firmas”. Por defecto viene informada con el valor del mismo campo que se encuentra en el mantenimiento de empresas.
• Existe también un texto informativo sobre ficheros y firmas que indica el estado de la legalización de libros. Puede contener los siguientes valores:
  • Pendiente crear ficheros y firmas: Se presenta dicho texto con color rojo en el caso que no se haya informado firma para ningún registro de libro incluido en el apartado “Relación de libros”.
  • Pendiente crear ficheros y firmas para algún libro: Se presenta dicho texto con color naranja en el caso que no se haya informado firma para algún registro, pero existan registros para los que si se ha informado firma en el apartado “Relación de libros”.
  • Creados ficheros y firmas: Se presenta dicho texto con color verde en el caso que se haya informado firma en todos los registros existentes en el apartado “Relación de libros”.
  • Sin libros declarados: se presenta de color rojo el texto en caso de no haber incluido aún ningún fichero en el apartado "Relación de libros".
• Número de libros: Informa al usuario del número de libros incluidos en la legalización según los registros informados en el apartado “Relación de libros”.

Seguidamente nos encontramos con la pestaña de “Datos de Presentación” la cual podemos informar automáticamente mediante el botón “Cargar datos” a partir de los datos del mantenimiento de empresas y según el territorio que se seleccione, pudiéndose cambiar para la propia generación de la legalización de libros.

En la pestaña “Relación de libros” iremos añadiendo todos los documentos que se van a incluir en la Legalización de Libros

Se muestra un grid con las siguientes columnas:

• Tipo de libro: Muestra una lista desplegable en la cual se indica la relación de tipos de libros que se pueden incluir y son los siguientes:
  • Diario
  • Inventario y cuentas anuales
  • Balances de comprobación (sumas y saldos)
  • Inventario
  • Balances
  • Memoria
  • Mayor
  • Libro de Pérdidas y Ganancias
  • IVA
  • Facturas emitidas
  • Facturas recibidas
  • Detalle del Diario
  • Registro de Acciones Nominativas
  • Registro de Socios
  • Libro de actas
  • Libro de Detalle de Actas
  • Libro de Actas del Consejo
  • Libro de Detalle de Actas del Consejo
  • Libro-registro de Contratos del Socio Único con la Sociedad Unipersonal
  • Otros
• Fichero: Se informa el fichero para el tipo de libro seleccionado al pulsar el botón “…”. Los tipos de fichero que se permiten indicar son: XLS – Excel 97 - 2003, XLSX – Excel, WQ1 – QuatroPro, WK1 – Lotus, DOC – Word 97 - 2003, DOCX – Word, RTF – Rich text format, PDF – Acrobat Reader, ODS - ODT – Open office.
• Número: Se informa automáticamente el número de libro cuando el usuario haya seleccionado el fichero correspondiente al libro a legalizar, aunque es campo editable, porque según a que Registro Mercantil presentemos los libros éste debe de ser correlativo según años anteriores. El número de libro se informa usando un contador que empieza por 001 y se incrementa en 1 para cada registro nuevo del mismo tipo de libro. Para el tipo de libro “Otros” el contador empieza por 1 y se incrementa en 1 por cada registro nuevo del mismo tipo de libro.
• Fecha apertura: Se informa la fecha inicial de los datos incluidos en el libro correspondiente. En el caso que el registro que se vaya a crear sea el primero para un tipo de libro se informa por defecto la fecha de inicio de ejercicio de la empresa, en cambio si para el tipo de libro ya existe algún registro entrado, se informa la fecha cierre definida para el registro anterior de mismo tipo de libro más un día.
• Fecha cierre: Se informa la fecha final de los datos incluidos en el libro correspondiente. En el caso que el registro que se vaya a crear sea el primero para un tipo de libro se informa por defecto la fecha de fin de ejercicio de la empresa tanto si es el primer registro de tipo de libro como si ya existen registros para el mismo tipo de libro.
• Fecha cierre anterior: Se informa la fecha final de los datos incluidos en el último libro del mismo tipo y que sea el anterior al que se está creando. En el caso que el registro que se vaya a crear sea el primero para un tipo de libro se informa por defecto un día menos respecto a la fecha de inicio de ejercicio de la empresa, en cambio si para el tipo de libro ya existe algún registro entrado, se informa la fecha de cierre definida para el registro anterior del mismo tipo de libro.
• Ver: Permite visualizar el fichero que se ha añadido pulsando doble clic sobre el icono.
• Firmado: Se muestra un icono de aspa roja o de visto bueno verde que indica si el libro ya ha sido firmado.

* Recuerda:

El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas.